何謂TNPREP法則?
任何內容都能讓人一聽就懂的黃金守則

具體來說,可依照下述步驟一〜六的順序架構說明的內容。一旦遵循這套法則,無論主題為何,都能淺顯易懂地進行彙整;即使主題再複雜,也能言簡意賅地予以歸納。

【步驟一】告知主題(Theme)
開門見山地告知主題。例如:「接著要說明的是關於○○的事」、「想和您討論一下關於○○的事」。

【步驟二】告知表達要點的個數(Number)
告知想要表達的要點有幾個。例如:「想表達的要點有三」、「重點有二」。

【步驟三】告知要點.結論(Point)
告知想要表達的重點.要點。例如:「就結論而言,我想表達的就是××。」

【步驟四】告知結論正確的理由(Reason)
例如:「(就結論而言,我想表達的就是××。)理由為○○。」

【步驟五】列舉具體事例(Examlpe)
提出佐證「結論」的具體事例。例如:「比方說,類似這個例子。(因此這個結論正確無誤。)」

【步驟六】再次重申要點.結論,做出總結(Point)
最後再次重申「要點.結論」。例如:「基於此故,本次我想表達的就是××。」

以上就是讓表達內容淺顯易懂的公式「TNPREP法則」。

將各個步驟(主題、個數、要點.結論、理由、具體事例、要點.結論)以英文表示,然後取字首列出,就是「TNPREP」的命名由來。

務必從「究竟要談什麼」說起

為了能言簡意賅,而且淺顯易懂地進行表達,絕不能忽略的就是「告知主題」(究竟要談什麼?)。

凡事都得事先告知主題。

常聽人說「先說結論」。然而,要是真的先從結論說起,有時反而會讓人聽得一頭霧水。

電視新聞一律先告知「主題」。

新聞主播於播報新聞時,肯定一開頭便先告知「要說什麼」。例如:「今天於○○發生××事件」、「今天於東京舉辦××祭典」,隨後才開始細述新聞內容,或是實況轉播現場畫面,展開詳細的說明。

屬於說話專才的搞笑藝人也是採用相同的表達方式。這些諧星已被訓練成一面對鏡頭,便能對著觀眾妙語如珠,他們的即興漫談簡直如寶庫一般,裝滿了「淺顯易懂的說明」。

前幾天我也看了一個綜藝節目,對於諧星們極盡搞笑之能事的敬業態度,感到敬佩不已。所有諧星要開始說自己的搞笑段子時,一定會先說一句:「這是發生在我搭檔身上的事〜」藉此告知觀眾「內容大綱」

要是所說的內容無法讓人理解,便不能逗樂觀眾。從事搞笑這一行,讓人一聽就懂為必備條件。這時諧星們貫徹執行的就是「先說主題」。

為了發表新產品,曾進行過無數場經典簡報的蘋果公司已故創辦人史蒂夫.賈伯斯(Steve Jobs),也是深知表達時先說主題何其重要的人士之一。從賈伯斯的簡報中,不難發現相較於讓聽眾理解內容,他更致力於事先讓對方得以輕鬆明瞭「究竟要談什麼」。

為了讓對方理解所談的內容,必須先說一句:「接下來要談這件事。」為對方準備一個「腦內水桶」。換句話說,就是可供腦袋填裝資訊的「容器」。

要是沒有這個容器,資訊將從對方的右耳進,左耳出,無法留在腦中。(參考:《大家來看賈伯斯:向蘋果的表演大師學簡報》,Carmine Gallo著)

大家不妨以相反立場思考看看。打個比方來說,假設某位消費性產品製造商的業務人員,突然接到主管的指示,而且前言直接省略,只被告知「結論」如下:

「參與活動的連鎖便利商店共有4間,到貨日為20日,全國各分店得收到3種各30份,另外還有店面用的宣傳海報。去向商品企劃部索取清單。」

一旦冷不防地被吩咐了一堆瑣碎細節,完全缺乏「主題」,腦中將充滿問號:「咦?他在說什麼?」、「該怎麼做好呢?」如果主管一開頭先表明主題:「關於廣告授權玩偶的活動贈品配送……」業務人員將能一聽就懂。

要是不清楚「主題」為何,將來不及消化對方所言,跟不上話題的進度。此外,相較於聽取對方發言,自己往往更加拚命地猜想:「究竟在說什麼啊?」如此一來,將無法專注於對方表達的內容上。

各位平常想表達些什麼之時,幾乎都是「事出突然」。比如突然造訪對方、突然找對方談話、突然開始說明。這時,突然告知對方「重點是○○」,想必對方也不知各位所云,完全無法理解吧。

對方通常是在一片純白的狀態下,開始聆聽各位所言。務必一開始便告知「主題」及談話內容的全貌,藉此讓聆聽者做好「腦袋的準備動作」。

只要能讓對方預知「原來接下來要說的是這件事啊」,對方將更加容易一聽就懂。

嘗試以TNPREP法則整理表達內容
不再讓人質問:「究竟想說什麼?」

舉凡簡報、行銷話術、會議發言、撰寫報告等,各種商務場合皆適用TNPREP法則。

「今天前來造訪,是想向您推薦一套方案,不僅貴公司委託翻譯的合約書或使用說明書得以更快交件,即使專業性極高的文件,也能因應處理。【有利於對方的內容(扣人心弦)】

可以為您介紹從4月份開始的全新翻譯服務嗎?【主題及步驟確認】

重點有二:【個數】

(1)即使是需要緊急處理的翻譯文件,本公司也能迅速因應。(2)特殊語言及專業性內容,本公司都能因應處理。【結論】

「至於為何能做到這種程度,依照前述重點的順序說明如下:(1)本公司已架構線上接單系統,能24小時隨時接單及交件。(2)本公司旗下有多位特約譯者,可翻譯的語言,除了貴公司出口大宗的亞洲地區外,還包括歐洲、非洲等共50種語言。此外,本公司還與經營專業領域的翻譯公司攜手合作,因此如果有專利或技術文件需要翻譯,都能向本公司洽詢。【理由】

以往的翻譯服務,無法於櫃檯人員下班時間接單,損失不少可以活用的時間,不過今後只要於線上下單,即使夜半時分,譯者也能收到原稿。事實上,已有其他公司利用本套全新服務,相較於過去,交件時間平均提早了10小時左右。【具體事例】

「有關本公司的新服務:(1)即使是需要緊急處理的翻譯文件,本公司也能迅速因應。(2)特殊語言及專業性內容,本公司都能因應處理,本次就介紹如上。對於從事作業機具出口的貴公司而言,本公司必能提供符合需求的服務,敬請考慮採用。【要點】

各位感覺如何?只要把表達內容整理成這樣,按理來說,即使沒花太多時間介紹,也能讓對方理解概要,進而更加容易判斷是否採用這套服務。

雖然TNPREP法則為再簡單不過的「模式」,但是效果絕佳,應該能讓口頭或書面表達變得淺顯易懂許多。

熟能生巧,要是有機會於業務洽談或會議場合發言,請務必試用看看;撰寫報告、電子郵件時,不妨重新檢視內容架構是否符合TNPREP法則。除此之外,聆聽他人所言或閱讀他人文章時,也能依照TNPREP法則的順序重新排列組合,藉此整理思緒。

一旦能說明得讓人一聽就懂,對方的反應也將截然不同。自己的意見有人專心聆聽,或是給予肯定的切身感受,可為自己帶來極大的自信,而這份自信,將使你的說服功力更上層樓。

書籍介紹_一聽就懂的重點表達術:不只秒懂,還能讓人自發行動的說明力

作者:木暮太一
出版社:商周出版
出版日期:2019/08/03

作者簡介
木暮太一

作家、一般社團法人教育交流協會代表理事。
慶應義塾大學經濟系畢業後,先後任職於富士軟片(Fujifilm)、賽博艾堅特(CyberAgent/日本網路公司)、瑞可利(Recruit/人力仲介公司),然後自立門戶。就讀大學時,自行撰寫經濟學解讀本,在校內引爆銷售熱潮,至今仍是經濟系必讀的長銷讀物。
目前專為企業?團體舉辦「說明力培訓講座」。曾擔任富士電視台《Tokudane!》常態列席的時事評論員,並上過富士電視台《NEP LEAGUE》、NHK教育頻道《日本的困境》及《考試的成功之道》等節目。在日本著作累積銷量計135萬冊。

責任編輯:呂宇真
核稿編輯:黃楸晴