【本文重點】

1、管理者要明白,組織策略不可能讓所有人滿意,因此與員工之間的溝通與傾聽,就變得非常重要。

2、想讓溝通變得簡單,可以參考這幾種做法:用一句話講出公司的核心價值、定期公布重大訊息、設置公司與員工的雙向溝通管道、由下而上的政策討論、小眾且密集地溝通。

網路公佈欄發出mail通告著一系列公司即將引進的代理商品,及預計實施的一系列產品教育訓練課程表,Alex看到之後,直接跟隔壁座位的Simon大聲地說:「拜託噢~你看到沒?這些產品都不是一線品牌,也沒有比現有的產品強到哪裡去!為什麽還要浪費資源去代裡啊?」。

Simon也附和說:「是啊,還嫌我們要賣的產品不夠多、事情不夠忙嘛?一大堆的課怎麼上得完啊?」。

2個人一人一句的唸個不停,整個辦公室超過一半以上的人都聽到了,讓Eason心裡很不痛快,但卻又不想立即跟他們在這個話題上展開對話,因為Alex和Simon都是業務部名列前茅的Top sales,如果他這個主管,在辦公室裡和2個資深業務,針對產品有爭論,他擔心這個議題反而會變成焦點。

但是,公司引進新產品就是希望能夠擴大產品的涵蓋客群,並且讓獲利率能夠加速提升,但是卻遭遇到部分的業務同仁的消極抵制與反彈,這也讓Eason很困擾,而且不知道該怎麼做,才能改善這個問題。

沒有溝通,就像要你的士兵矇上眼睛往前衝!

多數的組織都必然會遭遇一個相同的問題:「組織的策略無法讓所有人滿意!」因為,這原本就是一個無法100%達成的目標。所以,我們必須先清楚地知道:無論再怎麼好的策略,都必須要有良好的溝通,否則就會變成 「下情無法上達」、「有想法卻沒作法」,徒有策略卻無法透過組織的力量落實執行。

德國哲學家哈伯瑪斯(Habermas)在其所提出的「溝通行動理論」中(Theory of Communicative Action)就特別強調「溝通理性」(rationality),而其主要的精義就是:「要透過啟發溝通對象的自主思考,及對於溝通內容的理解與思辯,才能夠最終產生確實的認同。」

然而,許多企業在執行所謂的公司策略時,多數時候,並沒有辦法完整地與基層員工進行溝通,甚至是由高層決策之後就逕自公告實施,因此,難免就會造成基層員工因為不理解,或因對其工作產生影響而有所反彈。

如何讓溝通變得簡單又容易?

許多經營者或是公司管理階層可能會覺得:「公司的政策就是公告之後,層層要求落實就對了,越多溝通只會創造出更多雜音與意見,徒增困擾與管理的困難」。也或許有一些主管覺得自己並非口才一流的溝通大師,堅持要做這些溝通的工作,反而會造成自己的負擔也未必能夠達到目的,所以索性就省下這些煩人的過程吧。

但實務上,溝通並不一定要弄得那麼艱深複雜,尤其是當企業能夠建立一個資訊透明、願意接納建議的信任文化,任何的溝通都將變得相對容易。因此,要使溝通變得簡單有效,有下列幾個做法可以參考:

1. 將公司的核心價值以簡單易懂的一句話說出來!例如:「科技始終來自於人性」,或是:「只有遠傳,沒有距離;靠得更近,想得更遠」,讓顧客、員工都對企業的價值觀產生認同。

2. 定期公佈公司的重大訊息,包括:人事異動、經營績效、重大事件、業務動態…等等,讓公司多數資訊能夠透明化。

3. 設置公司與員工雙向溝通的管道,例如:電子化的員工內部刊物或社群平台(Mail、App or LINE@..)讓員工可以反映意見與建議。

4. 透過由下而上的政策討論,發展公司重大政策方向,讓事業部門擬定自己的發展策略,再逐層堆疊與聚焦形成公司的長期策略,可最大可能地凝聚大家的共識。

5. 公司已定案要推動的政策辦法、或策略方向,可以在正式公告前,先以小眾且密集溝通的方式來強化落實的成效,例如:先做所有部門主管的溝通說明,再分別至各部門由部門主管協同對員工說明。

多一點耐心傾聽,溝通效率大幅提高!

無論哪一層主管都非常容易犯下的錯誤:缺乏傾聽的耐心!

也因此,很容易讓自己和員工之間無形中增加了許多距離,因為,每當員工表達意見或是提出看法,主管都沒有耐心聽完就做出裁示,這樣的結果最容易讓同仁感到不被尊重,也會對於自己的建議是否會被主管接受感到懷疑,最後,就會認為公司的決策都只是少數主管的個人意志,進而缺乏認同與成就感。

所以,多一點耐心傾聽同仁的意見,適時給予回饋及討論,並藉由同仁提出意見的同時,儘量將意見與公司策略的同質性連結起來,讓同仁能夠對公司的目標與策略產生認同與信心;而非以主管的權威,強勢地表達要求,以免讓溝通適得其反。只要能夠善用傾聽的技巧,自然能使溝通變得更簡單有效。

責任編輯:黃楸晴
核稿編輯:葛林

☛MBA明星講師開講、企業如何戰勝不景氣,都在《商業周刊》管理趨勢報