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什麼是「帕金森定律」(Parkison’s Law)

帕金森定律指出:「工作總會填滿它可用的完成時間。」(Work expands to fill the time available for its completion.)

這句話是指,就算給人們再多的時間完成一件事,人們總會在最後一分鐘才做完。人有多少時間,就找得出多少事做,直到可用的時間都被填滿。

帕金森定律由英國政治分析學家、歷史學家-西里爾.諾斯古德.帕金森提出(Cyril Northcote Parkinson)。他根據自己在英國皇家空軍(RAF)的辦公經驗,觀察到「1個人能完成的工作,卻分給6個人做」的現象。

帕金森批評,其實是因為行政人員會製造很多不必要的瑣碎行政工作,讓自己看起來很忙;如果時間充裕,他們也會放慢工作節奏,或找其他事情做,直到訂定完成工作的時間被填滿。之後藉由「覺得自己工作量增加」的理由,招聘更多下級職員,因而不斷擴大官僚體制,最後形成組織膨脹;行政人員越來越忙,但平均生產效率卻下降。

帕金森定律因此也可以表示,大型企業組織因雇用太多冗餘人員,造成企業規模膨脹、組織效率低下。

「帕金森定律」給管理者的啟示

有些管理者想避免帕金森定律的發生,為了不讓員工拖延工作,而有做得太過火的情形發生。例如,安排過多的專案任務,卻制定不合理的完成時間,只為了讓員工沒有時間拖延、或是過度拘泥在細節。

一開始,員工們可能會奇蹟似地在時間期限內完成所有的專案,但事實是,當有太多工作時,之後可能會越來越常發生這3種情形:

1. 無法在期限內完成的專案數量會越來越多。
2. 為了在期限內完成專案而妥協品質。
3. 到了最後,員工們因負荷不了而離職。

管理者要記得,帕金森定律的啟示,應是想辦法讓員工們在更短的時間內完成工作,同時不影響工作品質;而非在員工以更短的時間完成工作後,想辦法用其他工作任務填滿多出的時間。

「帕金森定律」的解方

1. 將任務拆解成一個個的小步驟

我們可以先將工作任務,拆解成多個步驟。例如,可以將「員工要在2個禮拜內完成的文案企劃」,拆解成多個步驟,像是「員工在5天內先出第一版文案企劃」。將任務拆解成可實現的、簡單的步驟,能夠更容易在期限內完成任務,保持員工的「守時性」。

2. 限縮步驟完成的時間

原本設定「員工在5天內先出第一版文案企劃」,可以試試看將這個步驟的完成時間,限縮到2天半或3天之內。這樣做的好處,是讓員工練習在更短的時間內完成任務,提升工作效率。

核稿編輯:林易萱

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