如何主導一場高效率會議？掌握2大關鍵時間點，開會就不會浪費生命

你是否曾經思索：為什麼有一些人開會很有效率，有些人的會議卻總是成效不彰：無法準時開始、討論常常離題、會議結束問題得不到共識、之後大家也未採取實際行動？

從開會，到把一場會開得有效率、有成果，是每一位職場人士邁向卓越的必經之路。特別當你是專案負責人時，你是否有本事讓會議順暢進行，不只在會議中解決問題、達成共識、取得該有的答案與承諾，開完會後也能確實行動跟進，確實是決定專案成敗的重要因素之一。

然而，儘管我們經常在討論提升會議效率的技巧，卻很少人注意到一場會議的成效關鍵，往往也在會議的「開始」和「結束」兩個時間點！

一場會議的成效，從開始和結束就能看出

「主持會議有什麼難？不就是上台講講話，接著就交給大家討論嗎？」如果你這麼想，那就太小看會議主持人的影響力了。

主持會議，意味著扮演一場會議的主人。主人的角色不只是告訴大家這次開會要討論什麼---畢竟如果要知道會議主題，大家看議程就好了，並不需要一個人類來說明。更重要的是，主人能夠透過氛圍的創造與引導，讓議題在對的氣氛下被討論、思考、辯論、解決；而除了導引氣氛，稱職的會議主人在會議結束前，也會為大家做總結，並列出行動清單，確保會議討論的議題有後續進展，而不只是空談。

那麼，到底要如何成為一個稱職的會議主導者？除了會議流程的掌控之外，會議「開始前」與「結束前」也是很重要！

會議開始前，氣氛必須對

開會時，你會提早到會議室嗎？或者，你常等到會議時間到了，才跟大家一起進入會議室，開燈、開電腦、開冷氣…等到所有環境都就緒，不知不覺10分鐘就過去了？

身為會議的主導者，請務必要求自己提早15分鐘到會議室。你可以先在心中預演一遍會議流程，並且確認需要用到的設備是否都齊備了，諸如：投影機暖機了嗎？電腦是否都連接妥當？空調溫度適宜嗎？空氣流不流通？白板筆都有水嗎？資料是否每人都有？需不需要準備茶水咖啡？

這麼做，不只是為了預先發現並排除問題，更是為了創造「對的氣氛」，進而讓大家在一開始就進入「對的模式」，也就是「會議就緒」的模式。

想像一下，當你去一家餐廳，一進門發現服務生兵荒馬亂，桌上杯盤狼藉，冷氣不冷、燈只開了一半…是不是瞬間食慾減分？而如果當你走進餐廳時，服務生從容迎接，桌子擺得整整齊齊，心中自然而然就會開始期待，接下來應該會享受到很不錯的美食。

開會也是一樣的。身為會議主導者的你，如果能在大家抵達之前將整個場地預備好，讓其他人踏入會議室的那一刻，就能立即感受到整個空間充滿「會議就緒」的氛圍，以這樣的氣氛來引導大家的心進入「會議就緒」的模式，會議往往就能立即聚焦、順暢討論。

相反地，如果進入會議室時，空間堆滿雜物、空氣悶熱不流通、投影投不出來…在這樣的氣氛下開始的會議，與會者心中的起始模式往往會偏向「放鬆渙散」，需要更長的時間、耗費更多專注力才能進入到聚焦狀態。

會議結束前，做重點總結

此外，會議缺乏成效的原因，經常不是在於討論過程，而是在會議的最後，因為假定所有人對議題都有共同的瞭解、假定大家都會行動，而忽略了「做總結」這件事。

事實上，開會不做總結，等於冒著「相同議題、各自解讀」的風險。因為在溝通的過程中，雙方的認知本來就很容易出現落差，而如果一廂情願地假設大家都有共識，最後必定導致誤解，進而造成行動上的不一致。

因此，身為會議主導者，你有義務與責任為會議做總結，這不僅是提出行動清單，更是讓大家有機會再度對焦會議中的決議，如果有不夠明確的地方，也可趁著總結的時候做進一步的解釋、澄清或更正。

而要怎麼讓自己的總結清楚有效能？一個好的總結，包含了這次討論議題的結論、行動清單與截止日期，最好以「列點」的方式表達，若議題還需要後續研討，也務必在大家離開前就敲定下次會議時間。

「可是，如果我總結做得不好怎麼辦？」不必擔心做得好不好，因為不論你做得好或不好，都比「沒有做」更好！並且，即使你的總結有不完整的地方，但至少讓別人有補充澄清的機會；試想，如果會議上所有人都因為擔心自己做得不好而閉口不言，因此每一個人心中對會議結論與行動清單都各自解讀，那便是導致後續執行上有落差的原由。

如果真的對總結沒信心，可以說：「讓我來做個總結，如果有不完整的地方，再麻煩大家補充…」只要加上這句話，就是很好的會議總結了。

責任編輯：葛林
核稿編輯：黃楸晴