你是否曾經思索:為什麼有一些人開會很有效率,有些人的會議卻總是成效不彰:無法準時開始、討論常常離題、會議結束問題得不到共識、之後大家也未採取實際行動?

從開會,到把一場會開得有效率、有成果,是每一位職場人士邁向卓越的必經之路。特別當你是專案負責人時,你是否有本事讓會議順暢進行,不只在會議中解決問題、達成共識、取得該有的答案與承諾,開完會後也能確實行動跟進,確實是決定專案成敗的重要因素之一。

然而,儘管我們經常在討論提升會議效率的技巧,卻很少人注意到一場會議的成效關鍵,往往也在會議的「開始」和「結束」兩個時間點!

一場會議的成效,從開始和結束就能看出

「主持會議有什麼難?不就是上台講講話,接著就交給大家討論嗎?」如果你這麼想,那就太小看會議主持人的影響力了。

主持會議,意味著扮演一場會議的主人。主人的角色不只是告訴大家這次開會要討論什麼---畢竟如果要知道會議主題,大家看議程就好了,並不需要一個人類來說明。更重要的是,主人能夠透過氛圍的創造與引導,讓議題在對的氣氛下被討論、思考、辯論、解決;而除了導引氣氛,稱職的會議主人在會議結束前,也會為大家做總結,並列出行動清單,確保會議討論的議題有後續進展,而不只是空談。

那麼,到底要如何成為一個稱職的會議主導者?除了會議流程的掌控之外,會議「開始前」與「結束前」也是很重要!

會議開始前,氣氛必須對

開會時,你會提早到會議室嗎?或者,你常等到會議時間到了,才跟大家一起進入會議室,開燈、開電腦、開冷氣…等到所有環境都就緒,不知不覺10分鐘就過去了?

身為會議的主導者,請務必要求自己提早15分鐘到會議室。你可以先在心中預演一遍會議流程,並且確認需要用到的設備是否都齊備了,諸如:投影機暖機了嗎?電腦是否都連接妥當?空調溫度適宜嗎?空氣流不流通?白板筆都有水嗎?資料是否每人都有?需不需要準備茶水咖啡?

這麼做,不只是為了預先發現並排除問題,更是為了創造「對的氣氛」,進而讓大家在一開始就進入「對的模式」,也就是「會議就緒」的模式。

想像一下,當你去一家餐廳,一進門發現服務生兵荒馬亂,桌上杯盤狼藉,冷氣不冷、燈只開了一半…是不是瞬間食慾減分?而如果當你走進餐廳時,服務生從容迎接,桌子擺得整整齊齊,心中自然而然就會開始期待,接下來應該會享受到很不錯的美食。

開會也是一樣的。身為會議主導者的你,如果能在大家抵達之前將整個場地預備好,讓其他人踏入會議室的那一刻,就能立即感受到整個空間充滿「會議就緒」的氛圍,以這樣的氣氛來引導大家的心進入「會議就緒」的模式,會議往往就能立即聚焦、順暢討論。

相反地,如果進入會議室時,空間堆滿雜物、空氣悶熱不流通、投影投不出來…在這樣的氣氛下開始的會議,與會者心中的起始模式往往會偏向「放鬆渙散」,需要更長的時間、耗費更多專注力才能進入到聚焦狀態。

會議結束前,做重點總結

此外,會議缺乏成效的原因,經常不是在於討論過程,而是在會議的最後,因為假定所有人對議題都有共同的瞭解、假定大家都會行動,而忽略了「做總結」這件事。

事實上,開會不做總結,等於冒著「相同議題、各自解讀」的風險。因為在溝通的過程中,雙方的認知本來就很容易出現落差,而如果一廂情願地假設大家都有共識,最後必定導致誤解,進而造成行動上的不一致。

因此,身為會議主導者,你有義務與責任為會議做總結,這不僅是提出行動清單,更是讓大家有機會再度對焦會議中的決議,如果有不夠明確的地方,也可趁著總結的時候做進一步的解釋、澄清或更正。

而要怎麼讓自己的總結清楚有效能?一個好的總結,包含了這次討論議題的結論、行動清單與截止日期,最好以「列點」的方式表達,若議題還需要後續研討,也務必在大家離開前就敲定下次會議時間。

「可是,如果我總結做得不好怎麼辦?」不必擔心做得好不好,因為不論你做得好或不好,都比「沒有做」更好!並且,即使你的總結有不完整的地方,但至少讓別人有補充澄清的機會;試想,如果會議上所有人都因為擔心自己做得不好而閉口不言,因此每一個人心中對會議結論與行動清單都各自解讀,那便是導致後續執行上有落差的原由。

如果真的對總結沒信心,可以說:「讓我來做個總結,如果有不完整的地方,再麻煩大家補充…」只要加上這句話,就是很好的會議總結了。

責任編輯:葛林
核稿編輯:黃楸晴