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「江老師,我們想要在公司內部推提案改善,希望透過這個方式讓現場有機會反應自己的想法與建議,當然也要讓公司能夠因此越來越進步。」方協理作為台灣某醫療器材製造廠的二代接班角色,她透過朋友推薦及網路搜索找上我們團隊,希望能夠替公司下一個黃金10年建立內部經營管理的良好體質。

「那公司對於改善提案有打算具體要怎麼做嗎?」我在公司會議室內丟了顆直球進行對決。

「目前就是希望讓各單位每個人都能夠自己提出想法,所以我們並不會侷限主題,希望大家能夠至少一週提出一個提案,不分題目大小或部門別。」協理坦率地說出她的想法。

「協理,這樣母湯(不行)啦!坦白說,如果一開始就走提案改善制度,半途而廢、無疾而終的例子真的很多......。」

當天現場還原就到這邊,你可能會納悶明明在許多報章媒體、管理書籍都會提到豐田汽車之所以能夠獨霸一方,在於他們擁有來自現場質量兼具的提案改善制度:「創意工夫提案制度」,方協理說得沒錯,就是讓現場每個人能夠提出自己工作上不方便、不滿、不安等問題,進而逐項解決,讓效率、品質提高的實戰派作法。

但為什麼我聽到後卻在第一時間就不建議他們這麼做呢?以下是常見的三種失敗原因。

沒有框架就漫無目的漂流

其實上文所提到的場景並不特別,相反地我還見過不少呢!

許多企業老闆或中高階管理者總會覺得讓現場自行提出問題是一種「開明」的作法,甚至搭配提案獎金的發放,於是一時之間洛陽紙貴,提案單被搶奪一空,幾日後賞金獵人們繳回的獵物可能包含「廁所日光燈不夠亮」、「茶水間的茶包可以換牌子嗎?太難喝影響工作效率」等。

作為管理者的你覺得真心換絕情,為什麼大家拿你的開明當玩笑?但現場反而覺得你口口聲聲說要大家放開心胸提出問題,怎麼翻臉不認帳?於是本來的一樁美事到後來變成公司的裂痕。

自從有了2個寶貝小孩後,跟老婆一起負擔教養的責任時才懂得:「所謂的自由是建立在嚴謹的規則建立上。」

「吃飯時要坐在椅子上」是我們一開始就刻意表現出的習慣,讓小孩適應,而不是等到他們亂跑,大人在後面拿著湯匙跟碗拜託他們吃飯時才要他們坐回椅子上吃飯。「在停車場就一定要跟爸媽牽手」是在安全前提下不能退讓妥協的規則,至於其他時候讓小孩追趕跑跳碰,則是他們探索世界的過程。

回到提案改善制度,如果在一開始沒有目標明確、規劃周詳,那麼就很容易一開始就陣亡。

舉例來說第一季請各單位在自己的工作範圍內針對「安全」進行提案改善,第二季則是「品質」,第三季針對「工作困難處」...等。

如果一開始沒有把航向設定清楚,那麼公司就會像艘漫遊宇宙中的太空船,內部作了許多「功」卻無法推動大船前行。

出一張嘴批評不如想方法

另外一種常見的失敗場景是公司明明有限定框架,讓各單位在各自工作範圍內發揮,但僅要求每個人設法提出問題,卻沒有要求大家針對問題提出自己的改善想法、對策。

「台灣不缺抱怨的人,缺捲起袖子做事的人」你可能對於這句由知名講師、主持人謝文憲(憲哥)提出的金句感到熟悉,那是因為打開電視從第50 台到58 台,政論節目的名嘴們針砭時政時頭頭是道「這樣不行」、「那樣不對」,但卻沒有太多實質解決方案產出,因為他們會說「這是執政團隊、行政組織應該正視的問題,請x極面對不要逃避」。

公司如果僅是讓大家提出「這樣不行」的方案,那麼誰都做得到。但如果是要讓公司在經營端成長、在人才面育成,那請務必別忘了在提出問題的時候請告訴大家「怎麼樣才可以呢?」的答案回覆,並且透過自己的雙手去驗證可行性,成果才是真正能拿出來的證據。

主管的回饋機制是否健全

刮別人鬍子前也要想想自己鬍子在不在,最後一種常見的失敗原因就是公司老闆、管理者們自己也玩半套。

雖然每個管理者平日公務繁忙,要查核確認的事情多又辛苦,但只要「你認真,別人就會當真」。

謹慎評價每個團隊成員的提案可行性,了解背後的原因,透過反覆的交流建立彼此的信任感。下屬覺得這是個直接且可信的回饋管道,你知道這是不隱晦而真實的問題顯現,如此一來就能夠推動正向循環,解決越來越多的問題。

勿以善小而不為,仔細且慎重的面對每一個改善提案,這才是這個制度希望建立的團隊文化與價值觀。

先求Top-down,才有Bottom-up

台灣福興(9924)是全球最大的門鎖製造商,同時也是我們長期合作的客戶。朱總經理就曾分享他們公司是怎麼推動精實管理的改善活動,我覺得非常值得各位借鏡,因此特別寫出來跟大家分享。

推行精實管理時是Top-down,由管理團隊主導設定題目、確定目標、挖掘問題、思考對策並執行,當然初期會遇到公司各級同事對於改善的抗拒,但因為管理階層的強力支持與決心,讓大家不得不確實執行。

然而2、3年後,當大家把精實管理內化成工作習慣甚至管理常識時,取而代之的是更多的Bottom-up,有許多第一線同仁更接地氣、更直接的建議與想法會浮現出來。

讓員工「提案改善」,開明有效率?民主式管理常見後果:自由發揮變一事無成
(來源.創意市集 提供)

日本武術很常提到的「守•破•離」概念,其實就很適合公司推展各種活動改變時應用:
⇨「守」:依循師父的規則,明確執行
⇨「破」:在規則下加入自己的想法與經驗
⇨「離」:順應趨勢或環境,發展出新的戰法

所以別再說要讓大家暢所欲言,別再只是一廂情願的覺得說說就可以建立避免一言堂的環境。

如果公司或團隊連最基本的目標及標準都無法建立與執行,就放手讓大家自由發揮,到最後肯定會成為一場難以挽回的災難。

作為管理者,Top-down 不是權威獨裁,而是你不可逃避的領導責任。Bottom-up 則是在一定實力基礎與成果展現後,你作為管理者所能回饋的甜美果實。要怎麼收穫,先怎麼栽!

責任編輯:洪婉恬
核稿編輯:黃雅苓

 

書籍簡介

豐田精實管理的翻轉獲利秘密:不浪費就是提升生產力

作者:江守智

出版社:創意市集

出版日期:2019/04/27

作者簡介

江守智

●政大企管系畢業,日本豐田集團研修
●七年級企業顧問講師,客戶遍及上市櫃企業與隱形冠軍公司
●2017年《經理人月刊》百大MVP經理人得主
●中華精實管理協會 經理

聚焦精實管理領域的七年級企業顧問講師,合作企業橫跨汽機車、工具機、食品餐飲、金屬加工、科技業、化工業等,擅長將豐田式管理轉化到不同產業,協助企業消除浪費、增進效率並提升品質。在企業端的輔導經驗豐富且溝通靈活,深受企業老闆的器重與肯定。目前更擔任宏亞食品(1236)、宜特科技(3289)、凱馨實業、台灣東應化等上市櫃企業及隱形冠軍公司的輔導顧問。

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