讓員工「提案改善」，開明有效率？民主式管理常見後果：自由發揮變一事無成

「江老師，我們想要在公司內部推提案改善，希望透過這個方式讓現場有機會反應自己的想法與建議，當然也要讓公司能夠因此越來越進步。」方協理作為台灣某醫療器材製造廠的二代接班角色，她透過朋友推薦及網路搜索找上我們團隊，希望能夠替公司下一個黃金10年建立內部經營管理的良好體質。

「那公司對於改善提案有打算具體要怎麼做嗎？」我在公司會議室內丟了顆直球進行對決。

「目前就是希望讓各單位每個人都能夠自己提出想法，所以我們並不會侷限主題，希望大家能夠至少一週提出一個提案，不分題目大小或部門別。」協理坦率地說出她的想法。

「協理，這樣母湯（不行）啦！坦白說，如果一開始就走提案改善制度，半途而廢、無疾而終的例子真的很多......。」

當天現場還原就到這邊，你可能會納悶明明在許多報章媒體、管理書籍都會提到豐田汽車之所以能夠獨霸一方，在於他們擁有來自現場質量兼具的提案改善制度：「創意工夫提案制度」，方協理說得沒錯，就是讓現場每個人能夠提出自己工作上不方便、不滿、不安等問題，進而逐項解決，讓效率、品質提高的實戰派作法。

但為什麼我聽到後卻在第一時間就不建議他們這麼做呢？以下是常見的三種失敗原因。

沒有框架就漫無目的漂流

其實上文所提到的場景並不特別，相反地我還見過不少呢！

許多企業老闆或中高階管理者總會覺得讓現場自行提出問題是一種「開明」的作法，甚至搭配提案獎金的發放，於是一時之間洛陽紙貴，提案單被搶奪一空，幾日後賞金獵人們繳回的獵物可能包含「廁所日光燈不夠亮」、「茶水間的茶包可以換牌子嗎？太難喝影響工作效率」等。

作為管理者的你覺得真心換絕情，為什麼大家拿你的開明當玩笑？但現場反而覺得你口口聲聲說要大家放開心胸提出問題，怎麼翻臉不認帳？於是本來的一樁美事到後來變成公司的裂痕。

自從有了2個寶貝小孩後，跟老婆一起負擔教養的責任時才懂得：「所謂的自由是建立在嚴謹的規則建立上。」

「吃飯時要坐在椅子上」是我們一開始就刻意表現出的習慣，讓小孩適應，而不是等到他們亂跑，大人在後面拿著湯匙跟碗拜託他們吃飯時才要他們坐回椅子上吃飯。「在停車場就一定要跟爸媽牽手」是在安全前提下不能退讓妥協的規則，至於其他時候讓小孩追趕跑跳碰，則是他們探索世界的過程。

回到提案改善制度，如果在一開始沒有目標明確、規劃周詳，那麼就很容易一開始就陣亡。

舉例來說第一季請各單位在自己的工作範圍內針對「安全」進行提案改善，第二季則是「品質」，第三季針對「工作困難處」...等。

如果一開始沒有把航向設定清楚，那麼公司就會像艘漫遊宇宙中的太空船，內部作了許多「功」卻無法推動大船前行。

出一張嘴批評不如想方法

另外一種常見的失敗場景是公司明明有限定框架，讓各單位在各自工作範圍內發揮，但僅要求每個人設法提出問題，卻沒有要求大家針對問題提出自己的改善想法、對策。

「台灣不缺抱怨的人，缺捲起袖子做事的人」你可能對於這句由知名講師、主持人謝文憲（憲哥）提出的金句感到熟悉，那是因為打開電視從第50 台到58 台，政論節目的名嘴們針砭時政時頭頭是道「這樣不行」、「那樣不對」，但卻沒有太多實質解決方案產出，因為他們會說「這是執政團隊、行政組織應該正視的問題，請x極面對不要逃避」。

公司如果僅是讓大家提出「這樣不行」的方案，那麼誰都做得到。但如果是要讓公司在經營端成長、在人才面育成，那請務必別忘了在提出問題的時候請告訴大家「怎麼樣才可以呢？」的答案回覆，並且透過自己的雙手去驗證可行性，成果才是真正能拿出來的證據。

主管的回饋機制是否健全

刮別人鬍子前也要想想自己鬍子在不在，最後一種常見的失敗原因就是公司老闆、管理者們自己也玩半套。

雖然每個管理者平日公務繁忙，要查核確認的事情多又辛苦，但只要「你認真，別人就會當真」。

謹慎評價每個團隊成員的提案可行性，了解背後的原因，透過反覆的交流建立彼此的信任感。下屬覺得這是個直接且可信的回饋管道，你知道這是不隱晦而真實的問題顯現，如此一來就能夠推動正向循環，解決越來越多的問題。

勿以善小而不為，仔細且慎重的面對每一個改善提案，這才是這個制度希望建立的團隊文化與價值觀。

先求Top-down，才有Bottom-up

台灣福興（9924）是全球最大的門鎖製造商，同時也是我們長期合作的客戶。朱總經理就曾分享他們公司是怎麼推動精實管理的改善活動，我覺得非常值得各位借鏡，因此特別寫出來跟大家分享。

推行精實管理時是Top-down，由管理團隊主導設定題目、確定目標、挖掘問題、思考對策並執行，當然初期會遇到公司各級同事對於改善的抗拒，但因為管理階層的強力支持與決心，讓大家不得不確實執行。

然而2、3年後，當大家把精實管理內化成工作習慣甚至管理常識時，取而代之的是更多的Bottom-up，有許多第一線同仁更接地氣、更直接的建議與想法會浮現出來。

日本武術很常提到的「守•破•離」概念，其實就很適合公司推展各種活動改變時應用：
⇨「守」：依循師父的規則，明確執行
⇨「破」：在規則下加入自己的想法與經驗
⇨「離」：順應趨勢或環境，發展出新的戰法

所以別再說要讓大家暢所欲言，別再只是一廂情願的覺得說說就可以建立避免一言堂的環境。

如果公司或團隊連最基本的目標及標準都無法建立與執行，就放手讓大家自由發揮，到最後肯定會成為一場難以挽回的災難。

作為管理者，Top-down 不是權威獨裁，而是你不可逃避的領導責任。Bottom-up 則是在一定實力基礎與成果展現後，你作為管理者所能回饋的甜美果實。要怎麼收穫，先怎麼栽！

責任編輯：洪婉恬
核稿編輯：黃雅苓

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