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目的先決模式:先問「為什麼」跟「為了什麼」?

我固定每三個月到捐血中心捐全血(500cc),對!除了造福更多需要的人,也是私心為了增進新陳代謝而幫助減肥。然而最近一次捐血時,發現以往所熟悉的捐血流程,從2018年8 月之後有所調整。

過往的捐血流程是從先填寫捐血登錄表開始,接著查驗身分證件、由專人面談體檢、進行捐血及最後休息。而現在一到捐血中心,映入眼簾的是一個立牌寫著「新血液管理資訊系統正式上線,因作業流程改變,捐血等候時間較長,請您耐心等候,造成您的不便敬請見諒。」

咦?這馬上吸引我的目光了!為什麼新導入的e化系統,反而會讓等候時間變長呢?

自己實際體驗一遍,首先在查驗身份後,跟過往不同的是捐血中心會請捐血人使用平板輸入電子捐血登記表,過往透過護理師面談時確認的個人旅遊、藥物及性生活等私密問題,現在就在平板上進行勾選即可。

但操作時出現的狀況是捐血中心僅有兩台平板,而且連線品質不佳,導致捐血人透過平板輸入電子捐血登記表時會出現堵塞現象。

這時的我想說:「好吧!可能在這段流程多花點時間輸入資料,就能減少以往在面談諮詢時耗費的一對一問答時間。」於是等我進入體檢室後,再一次超出我的期待。親切的護理師仍透過親切的口吻、饒舌的速度確認我最近是否有用藥、牙科治療、一年內出國... 等,另外再拿著專業的教具告知勿將捐血作為檢測愛滋的方式、過去半年內是否單一性伴侶、是否曾吸食毒品等問題。

這... 不是跟以往一樣嗎?那我剛才在平板上要輸入身分證字號,還要一項項勾選是為了什麼?

不要等到事後才越想越不對勁,我決定把握時間詢問相關人員。所以當我伸出右手食指前端,讓護理師擦拭酒精準備在那上面刺個小洞採集血液測量血紅素時,我故作輕鬆地問了e 化作業的問題,護理師只給我一個意味深長的笑容,然後告訴我:

「來,深呼吸。」
「啊!」
「我們底下的人不好說些什麼。」
「(冒汗)我知道了。」

你一定跟我想的一樣,覺得這不是顯而易見的事實嗎?為改而改,為了推動e化卻導致流程鈍化。既然新導入的血液管理資訊系統會讓等候時間變長,那為什麼要改呢?如果把「e 化系統」替換成「智能製造」、「工業4.0」好像也有似曾相識的即視感。

這就牽涉到許多企業、組織的決策重大缺陷:
追流行,卻不看自己行不行。

不要落入流行先決模式

玩攝影的人就知道,現代相機為了方便使用,不論各家廠牌都有「光圈先決模式(S 模式,Shutter-Priority Mode)」、「快門先決模式(A 模式,Aperture-priority Mode)」等設定。但以我在兩岸企業進行顧問輔導時,最常遇到的問題就是企業經營者往往是「流行先決模式」。

也就是近來流行的管理名詞、議題,都希望自己的組織團隊企業內能夠推行活用。幾年前你會聽到老闆想要推藍海策略、長尾模式,這幾年開始有許多企業在強調要推動智能製造、透過大數據做工業4.0,估計接下來就連巷口賣臭豆腐的阿伯也說他們用AI人工智慧在炸豆腐、醃泡菜了。

所有管理方式都是一種手段,我們希望透過不同的手段或方式因應環境的改變,進而達成想要的目的才是重點。

然而兩岸企業都遇到經營層因為「流行先決」造成無法預期的損失,例如以為廠內花了大筆預算設置數支機械手臂在產線上,就是工業4.0。或是在全廠所有設備上加裝電眼、感應器,並透過伺服器收集各式數據,就叫智能製造。

其實現實的殘酷是:花了錢裝了一堆機械手臂,卻只能運用在少數產品而無法共用,結果現場還因為機械手臂常故障或條件設定時間長而抱怨連連,甚至最後乾脆不用。又或者收集海量數據,到頭來卻不知道該從何下手進行分析、數據上看不出任何差異性或改善切入點。

當流行潮流吹向破褲時,我明知道自己腿粗、腳毛多不適合穿破褲,卻還硬是下標買了三件穿出門。這不就是現代版的「東施效顰」、「削足適履」嗎?既然你自己不會做,那為什麼企業會出現這種現象呢?因為競爭的危機意識會模糊了決策時的思考重心:「別人家有,我們也要有,不然怕輸掉」。

為什麼?為了什麼?

拚數位化導入AI、大數據...老闆都可能犯的錯:急著變革,卻不知道為什麼要變
(來源.創意市集 提供)

為了避免讓過剩的危機意識,阻礙你正常的思考,每當看到各種新思維、新工具、新議題出現時,提供一個模式、兩個問題,來幫助您審時度勢、自省行動。

我把它稱之為「目的先決模式」,凡事先問「為什麼?」及「為了什麼?」。

問題:「為什麼」要推動精實管理?
回答:因為我們希望能夠降低製造成本及半成品庫存天數,使自家產品在市場上更具價格競爭力,同時挽救我們日益減少的現金水位,避免經營風險。

問題:那推動精實管理是「為了什麼」?
回答:公司從創業開始就不打算上市上櫃,作為一個家族企業希望能夠盡力照顧公司200多位員工及背後的家庭。但隨著企業面臨的環境變化激烈,公司近年來在製程能力、成本、庫存等面向都落後於同業,為了能夠持續提供良好的薪資福利給員工,我們要推動精實管理在不裁員的前提下消除浪費、增進效率,讓我們的產品能夠越來越有國際競爭力。

上面是彰化某汽車零組件製造商在推動精實管理前,公司董事長、總經理及協理群們與我一同開會擬定清楚的「目的先決模式」。

知道「為什麼」,才能找出精準且可量化的改善指標。

但指標再明確還是需要人們的配合及調整,所以「為了什麼」而啟動變革就代表著背後所面臨的情況及公司的立場。

掌握這兩個問題,能夠讓公司從經營層開始避免人云亦云、人有我跟的追隨者心態。站穩自身腳步,依照組織外部環境及內部狀態,選定正確的管理系統或工具,方向清晰的向前走。

同樣的模式及問題,運用在個人職場學習也是一樣。這幾年不論是圖表分析、簡報技巧、問題解決、聲音表達、溝通能力等議題,在企業內訓或成人教育市場都方興未艾,但其實每一位職場工作者在投入金錢、時間學習前,我也建議你不妨用「為什麼?」及「為了什麼?」檢視自己學習的目的,我想能夠少走點冤枉路及冤枉錢。

記得!尋求改變時,你需要「目的先決模式」,然後問清楚「為什麼?」及「為了什麼?」。

責任編輯:洪婉恬
核稿編輯:林舫如

書籍簡介

豐田精實管理的翻轉獲利秘密:不浪費就是提升生產力

作者:江守智

出版社:創意市集

出版日期:2019/04/27

作者簡介

江守智

●政大企管系畢業,日本豐田集團研修
●七年級企業顧問講師,客戶遍及上市櫃企業與隱形冠軍公司
●2017年《經理人月刊》百大MVP經理人得主
●中華精實管理協會 經理

聚焦精實管理領域的七年級企業顧問講師,合作企業橫跨汽機車、工具機、食品餐飲、金屬加工、科技業、化工業等,擅長將豐田式管理轉化到不同產業,協助企業消除浪費、增進效率並提升品質。在企業端的輔導經驗豐富且溝通靈活,深受企業老闆的器重與肯定。目前更擔任宏亞食品(1236)、宜特科技(3289)、凱馨實業、台灣東應化等上市櫃企業及隱形冠軍公司的輔導顧問。

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