聽眾為王:簡報是為了聽眾,而不是講者在上一個心法中,我講了簡報的設定目標,也就是「以終為始」。但很多人即便設定了目標,簡報卻還是無法打動人,這又是為什麼呢?

這邊先問你一個問題:如果你有1萬元的預算,要送給你重視的人一個禮物,你會挑最新款的遊戲機,還是人氣最高的吹風機呢?想想,當我帶著一台新的電動跑去我女神家說:寶貝,我知道妳生日了。送妳一台最新的遊戲機,它不但支援多人連線,還有VR功能,保證讓妳玩得開心。

但是我女朋友完全不打電動,你說她會揍我還是抱我?答案其實是「揍爆我」。好啦,對不起不好笑。我只是想說這個禮物不但不會帶來開心,反而會被認為是我不用心,最後帶來困擾。但反過來說,如果我女朋友送我一台高檔吹風機,我也不會理解那個價值,反而會問這個到底貴在哪裡,明明一台1000元內的也可以解決,幹嘛買個快1萬的。

這時候應該會換成我家女神吐血,這台可是台灣沒有,大家都要找代購才買得到,她可是跑去日本排隊,經歷了人擠人的過程才帶回來的。結果大家都搶著要的吹風機居然被我嫌東嫌西,你說她會不會吐血。

現在,你應該能夠理解我和我家女神在意的點了。同樣的錢,我更願意買一台遊戲機,而她則是會投資在吹風機,這並不是這2件商品的好與壞,而是取決於我們各自的主觀。

聽眾為王的心法是來自BFA簡報中大班和楊陽2位老師常說的:「簡報就是送禮」。每次參加他們的簡報小聚,我總是不斷地被複習這個概念。簡報重要的其實並不是我覺得這內容好不好,而是聽眾覺得你的內容好不好。

我也常遇到在台上盡情展現自我,卻不管台下的聽眾懂不懂,能不能接收的情況。他們可能花很多時間自我介紹,自吹自擂,而這總讓我腦袋炸裂。不說別人,就拿我自己當例子,我以前常在上課的時候,很認真地把我覺得重要的資訊說完。有些人給的回饋是,希望多一點活動,讓課程更有趣,不然上完課很累,但也有人說這樣很紮實,很好。

因此有一個認知是很重要的:既然我們沒辦法取悅所有人,但至少我們要能讓大多數的人滿意。在簡報前,我們可以先理解大多數的聽眾是誰,他們的目標是什麼,接著和目標比對之後,才開始準備內容。也有人會說,我這次要說的內容是制式的、固定的,那我不就完蛋了嗎?那麼在這邊,我們就要學習禮物的另一個特性:包裝。

舉例來說,就算都是課程,當我到企業上課時,我談的溝通案例是提案,與老闆報告時的表達,或是解決主管與下屬的矛盾等等。但在學校講課時,我提的案例則是遊戲內的衝突,與社團目標的整合,或是怎麼樣和男女朋友溝通。甚至有一次我跟一群退休後的志工講課,整堂課都在講子女不說話都是正常的啦,我跟我爸媽也是很少說話,但我們透過什麼方法維持感情等等。其實我講的核心理論和概念是一樣的,只是角色和場景改變了。

所以說,簡報就像是送禮一般,從對方想要聽的內容開始準備。如果真的沒有辦法,也可以用對方熟悉的案例來包裝,甚至運用一些小巧思,讓對方感受到這份簡報彷彿為他而生。舉例來說,我在上課前會先問對方遇到什麼問題,而當我在課堂上說出案例和場景時,對方會覺得老師真的有根據我們的需求來做準備。或是上課時同學提問後,我就會把他的問題打在投影幕上,針對這個問題慢慢分析並回答。

當然,如果不是教育訓練或是能夠常常互動的場景,我們還是能思考一下現場的朋友重視什麼,能不能在開場前先找到1、2位朋友聊天,或先問問主辦單位現場的資料,或邀請一位你看到今天很認真的聽眾上來對談。當我們是以聽眾的角度為出發點,說出他們的需求,並包裝成他們能接受的樣子,這樣切合他們的簡報,當然就會是好簡報了。而聽眾的需求其實和他們的生活環環相扣,所以我想提供你一張可以嘗試看看的「聽眾履歷表」

我想理解這張表應該不難,你可以把它分成2部分來思考。以簡報呈現那個欄位來分割,上半部是對於聽眾的資料收集,下半部則是聽眾在意的簡報方式。接著我們逐格解說。

首先年齡是第一件事。年齡可能代表著文化、語言,甚至對於簡報概念的差異。我曾經用我的「忘形流」簡報去上課,被長輩說偷懶,因為對長輩而言,簡報就應該是要有足夠的資料,一張圖一張圖的根本沒東西。(笑)

所以知道年齡後,你可以先想像一下對方的模樣,再思考對方在意的點。接著是職業和角色,職業是指他的工作,例如老師、業務、工程師等等。而角色可能會是老闆、主管、下屬,甚至是爸媽、小孩等等。

再來你可以想像對方的個性,可能他們比較嚴謹嗎?比較活潑嗎?面對比較嚴謹的朋友,我們是不是要準備更多的資料,而面對比較活潑的聽眾,我們要不要準備多一些笑話呢?還是遇到比較不耐煩的主管們,我們是不是該速戰速決,但面對好奇心強的同學,我是不是該多說一些?

再來是生活。如果對方每天都埋首在工作之中,我們是不是可以多提一些職場的例子。但如果對方是一群每天都在下午茶的貴婦,那我們的開場要不要藉由某一間下午茶店的故事開始呢?

藉由剛剛提到的所有資訊,我們就可以想像出對方可能對什麼話題感興趣。我曾經去大學講溝通,談「為什麼你的隊友不聽你說話」這題目,本來大家覺得又是一場演講,但我用手機的競技遊戲傳說對決當例子,才一說出口,就看到很多人活了過來。

到這裡,聽眾履歷也寫了一半,你大概能勾勒出對方的樣子了。接著要開始思考聽眾最重要的2件事:痛和夢。對我來說,夢就是他渴望或想達到的目標,例如加薪。而痛就是擔憂或想避免的,例如被老闆責罵。

以推廣簡報課來舉例,「夢」除了寫提升簡報能力外,我還會加上一些細節。例如提升簡報的結構能力。或是你要去簡報的人可能正在找工作,也許我就會說寫上找到年薪○○萬的工作。當然,痛的這點也是,你可以寫上不會因為聽不懂交辦事物而被老闆責罵。

接下來可以思考對方會提出什麼疑問,或是對於你的主題有什麼樣的好奇。舉例來說,可能我們教室的聲音課實在比較特別,所以老師們通常下課後都會被抓著問問題。但慢慢的我們就能了解,大家共同想解決的問題是什麼,未來就能在上課時提出,讓現場參與課程的朋友們瞬間安心。

有了以上的想像後,我們終於要來思考這張聽眾履歷表跟簡報的關聯了。首先藉由剛剛的資訊來看,我們要簡報的聽眾背景跟我們一致嗎?如果背景都相同,我們當然就是認真地表現專業面,但如果大家跟我們是不同專長,那當然是先讓對方理解為主。

最下面的兩欄簡單分成理性和感性,你可以自行調配比例。舉例來說,你今天如果在公司做簡報,那可能根本不需要什麼感性元素。但如果你是上台對一般人演講2小時,你也不可能全部都講資訊。

所以針對聽眾的不同,這裡提供4個選項給你:結果/細節、故事/笑資料的,那就多給一些資訊圖表等細節。而如果想跟現場的朋友建立更多連結,就針對他們的需求準備故事或笑話,能夠讓大家對你的印象更深刻。

好的,說到這裡你有沒有覺得頭很痛,尤其你可能會說:忘形,萬一現場有很多人都是不一樣背景特質的話,該怎麼辦?沒關係,這有3種可能,一種是你超大咖,所以大家都搶著來聽你演講,那其實你隨便講都很好。另一種可能是你的主題很吸引人,那你就正常發揮就好。

不過第3種可能,是最可怕的,就是來的人可能是非自願的,或也不知道為什麼來的人,我把他們叫做意願比較低的朋友。如果是這樣,故事和笑話就要多準備一些,因為他們本身的目的性就不強烈,但如果他們足夠喜歡你,你簡報什麼就不是問題了。

責任編輯:呂宇真
核稿編輯:黃楸晴

書籍簡介_忘形流簡報思考術:找到說服邏輯,讓你的價值被看見!

作者:張忘形
出版社:時報出版
出版日期:2019/05/21

作者簡介
張忘形(張凱翔)

實踐大學社會工作系學士。

自號「忘形」,期許自己能在人生各方面「忘其形,得其意,成其真」。

明明是個帥哥卻自稱大叔,明明可以靠顏值卻硬要拚實力。

為澄意文創力捧的新生代口語表達及人際溝通講師,同時師事周震宇與洪震宇兩位震宇老師,熱衷思考與提出觀點,擅長帶領團體討論,目前亦擁有專欄作家身分。

自2016年11月開始在臉書以人文精神飽滿、設計風格獨特的「忘形流 微簡報」發表各種觀點以來,短短三個月已被分享超過28000次,粉絲數量自然成長超過十萬,他以「忘形流 微簡報」陳述的觀點,每每獲得眾多網友的感心好評。