簡化思考的祕訣

▸ 何謂「要因」?

「該如何提升業績?」「為什麼那個團隊這麼強?」成功與失敗通常不是只由一個要因決定,而是由多個要因促成。下圖統整了「最近急速成長的A貿易公司壯大的祕密」。

(圖為悅知文化提供)
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與「要因」相似的詞彙之一是「原因」。形成某個現象的理由只有一種時,通常會使用「原因」這個字眼,但本書探討的是多種各式各樣的理由,所以會使用到「要因」這個字眼。

「深入探討圖」常被用來找出要因。徹底分析要因,就能想出多種解決方案。

請看看下圖。「擁有許多優秀的人材」、「具有豐沛的人脈、人際關係」都屬於能自力改善的部分,並非A貿易公司的特權。

(圖為悅知文化提供)
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接著,繼續探討A貿易公司的強項是基於「擁有許多優秀的人材」還是「具有豐沛的人脈、人際關係」。徵求與培育人才、建立品牌與人脈,應該是自家公司的課題。

(圖為悅知文化提供)
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接著,透過練習問題、商場演練問題與複合的觀點,加強將課題畫成圖的功力吧。

Lesson》經常性加班的要因是?

練習問題

在「改革工作方式」蔚為話題之際,越來越多人注意超時加班的問題。大部分的人認為,超時加班是公司或管理階層該解決的問題,但員工其實也是當事者之一,也能對這個問題貢獻一己之力。「為什麼總是得加班?」要解決這個問題,就必須先掌握「為什麼必須加班?」的要因。 讓我們根據下列文章探討「為什麼常常加班」的要因吧。

加班的理由通常可分成2大項,首先是「因為某些緣故,導致想下班也下不了班」,其次是「其實可以下班,卻不下班」。

HINT》反覆詢問「為何?」「為什麼?」不斷深入探討問題。

解答、解說

Step 1 思考理由

讓我們先就「因為某些緣故,導致想下班也下不了班」來思考。一般而言,會造成這種現象的理由可能包括「辦公室瀰漫著一股必須在乎上司或同事眼光的氣氛」、「工作多到做不完」、「公司規定得留在辦公室待命」或是其他理由。

(圖為悅知文化提供)
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接著針對「因為某些緣故,導致想下班也下不了班」的問題,把所有想得到的理由全部寫出來。

(圖為悅知文化提供)
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STEP 2 反覆Q&A

剛剛提到的「想下班卻下不了班」理由有3個,而其中的「工作做不完」這點似乎還能繼續探討背後的原因。

為何工作做不完呢?

其中之一的原因可能是工作多到在上班時間內做不完,另一個原因可能是工作量正常,但是工作效率不彰所導致。大概可總結出這2種理由。

(圖為悅知文化提供)
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同理可證,可下班卻不下班也有其背後之因。

請大家看看下一頁的上圖。3個原因之一的「想賺加班費」,有可能是因為「薪水太低」與「薪水不錯,但需要更多錢」這2個理由。

(圖為悅知文化提供)
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STEP 3 整理成一張圖

將所有原因或理由整理成一張圖,檢視是否有疏漏的部分。

(圖為悅知文化提供)
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綜觀全圖可發現,在各種常常加班的要因之中,摻雜著「職場問題」與「個人問題」。

(圖為悅知文化提供)
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其中的「工作效率不彰」是「職場問題」還是「個人問題」,目前還不清楚,所以可從這裡繼續探討,釐清這個問題的屬性。

(圖為悅知文化提供)
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走到「無法繼續深入探討」的地步後,就可以結束整個流程了。依照上述步驟掌握要因,就能釐清問題是「該由職場解決」還是「該由個人解決」,也比較容易擬訂解決方案。

拆解原因時,一定要拆出多個原因

深入探討圖一定要如下圖多向拆解。若無法繼續細分原因,就停止拆解。

(圖為悅知文化提供)
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若無法多向拆解,只能使用一個箭頭時,就整理成一張圖,如此便可減少多餘的資訊。

(圖為悅知文化提供)
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養成習慣的必做之事

我們已經學會用「圖」來思考的使用方法,但光是學會還不夠。假設想玩樂團的人買了把吉他,也把教學書籍讀了一遍,就能彈出一首首曲子了嗎?這絕對不可能吧,圖解也是同理可證。

若止於吸收圖解的知識,一切充其量是「紙上談兵」。到底該怎麼做,才能讓圖解的知識內化,提供每日思考的養分呢?答案就是養成圖解的「習慣」。

「知識巨人」彼得杜拉克曾在其《The essential drucker on individuals to perform to contribute and to achieve》一書提及習慣的重要性,內文如下:

「每位能締造成果的人都有共通之處,就是讓自己的能力或存在與成果產生關係時,都需要藉助習慣的力量。」

那麼,要讓「圖解」這項技巧成為一種習慣與締造成果的話,該怎麼做才對呢?一如本書開頭所介紹的,我習慣將各種事物畫成圖,而最能幫助我養成這項習慣的,是圖解的「讀書筆記」與「影像視聽筆記」。不管是何種內容,我都會將摘要畫成圖。

(圖為悅知文化提供)
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責任編輯:葛林
核稿編輯:呂宇真

書籍簡介_圖解思考的本質:七種圖,讓故事、簡報、會議成效更顯著!

作者: 櫻田潤
譯者: 許郁文
出版社:悅知文化

作者簡介

櫻田潤 Sakurada Jun

新聞選輯者、資訊圖表設計師。
大學畢業後,以程式設計師作為職涯起點,後續歷任系統工程師、網頁設計師、行銷人員直至現職。在學習工作必需的知識之際,發現自己旺盛的「求知慾」,自此習慣將書籍或電視節目的內容整理成「一張圖」。

將這些圖上傳至個人網站「Visual Thinking」之後,因為在傳統的圖解方式套用設計的思考邏輯這點引起話題,也因此接到WIRED、赫芬頓郵報的設計案件。

以大量的圖解與視覺設計寫出具有新時代筆觸的報導。目前是日本資訊圖表設計師的第一把交椅,也是《有趣的資訊圖表入門》(BNN新社出版)的作者。