●一般職場簡報內容的通則

傳統簡報製作的邏輯架構,都是從簡報綱要、所發生的問題切入、講過程與解決方式結束。但這種邏輯架構並不一定適用於其他產業,例如廣告業或媒體業,簡報提案呈現可能是要表現出創意、畫面美感,如何用畫面講出生動的故事,如何讓受眾產生深刻印象,其中整體提案的邏輯架構未必需要從頭開始鋪陳,也可能採用倒敘法,把畫面結論先表現出來,再來慢慢回憶之前的故事橋段,甚至搭配強烈的聲音、影片、視覺,達到想要給受眾的強烈感受。

但就一般職場簡報內容的通則,大致區分邏輯架構與頁面視覺兩者,我認為兩者的關係,如次頁圖所示。

邏輯架構是基本,目的是讓人「讀懂」。
頁面視覺是提升,目的是讓人「易讀」。

如果以滿分來說(同時具備符合邏輯的敘事架構與頁面排列的視覺美感),具備基本的邏輯敘述架構,並能讓受眾瞭解清楚達成溝通的目的,至少符合職場簡報的合格標準。但若是再往上精進,則必須在頁面排版上,透過字型、大小、排列、顏色、形狀、比例、留空、圖片等進行著墨,讓受眾可在瞬間快速抓住重點與更舒適的閱讀感受。

如果只是把整段文字全部複製貼上至簡報版面上,除了無法快速知道重點,聆聽簡報的受眾也很容易疲累,沒有明顯區分內容也容易產生誤判的可能性(一張圖表由不同職場人解讀,就會有不同的結果與執行方向)。

這也是為什麼有些上司製作的簡報,內容只是條列文字、使用3D長條圖或奇怪圖案還都會過關。因為在公司,職場簡報「讀懂」的功能滿足了,達成溝通目的後,就能產生後續的決策與行動,因此重點不一定會擺在頁面的視覺設計呈現,甚至公司文化根本沒有著重在簡報上的習慣。但如果職場人能夠在同樣的製作時間內,進一步把頁面視覺同時提升,就會讓人立即感受到簡報提升與個人價值的差異。

●「讀懂」大於「易讀」

需要特別注意的是,製作職場簡報,請依照各位的職務與公司文化調整,如果職務是需具備基本的設計思維或視覺美學、上司屬於具有相關設計背景並有要求者,或是公司品牌具有一定知名度並有視覺規範準則等,簡報製作就必需兩者兼具。

如果職場人是設計相關背景或有多年簡報製作經驗,相信對於頁面呈現與視覺規範,內心會更為謹慎,簡報版面如同平面設計,從天地規則、視覺動線、字體間距、字型選擇、色調對比、呼吸空間等都需要兼顧。但論及工作場合的簡報,通常不會有太多時間進行排版,因此可先將版型視覺規範訂好,如果本身不是相關設計背景出身,建議可以從網路上搜尋簡報版面(Template)去學習。

在職場簡報中,有時候會遇到職場人一直在練習「易讀」的視覺呈現,因為在網路媒體上搜尋許多簡報類文章,都會注重在某些細節的呈現,閱讀者本身如果沒有整體的簡報概念,可能會造成簡報表達沒有重點的問題。

當把時間都花在排版、字體或字級的選擇,反而漏掉或沒有著墨在「讀懂」的部分,就會產生簡報頁面整體看起來不錯,但受眾聽完後,仍然不懂簡報的邏輯與架構,這點請職場人務必注意,切勿製作出本末倒置的簡報。

●惟有換位思考才有可能打中對方的需求

市場上常看到舊世代的思維想打入年輕世代市場的廣告案例,但兩者的生活與行動思維大不相同,如果沒有使用正確的途徑,調查年輕世代的思考邏輯、生活模式或趨勢時,就很難打中痛點需求。

例如,利用電視廣告想要打中重度使用手機的青少年族群,等於是無用的廣告,或是從台灣特有的選舉宣傳行銷中,都能看出所支持的目標族群接受資訊的差異性,因此在思考與製作簡報的階段,必須使用換位思考的思維模式來檢視。

那麼,如何使用換位思考的角度來檢視介紹型簡報呢?

在初步完成介紹型簡報內容後,如果時間還夠,儘管只有一個下午或繳交期限前一天都好,這段時間建議職場人將自己催眠成客戶,從模仿客戶開始,告訴自己是誰、什麼職位,目前遇到這樣的問題,看到廠商提供這份簡報,你在看每一頁的感受是什麼?以及讀完簡報後有沒有讓自己心動?會不會覺得這份簡報真的打動到你?透過這種方式就能夠很快加強換位思考的練習。

如果今日要對客戶進行介紹型簡報說明,對方前來開會的職級是中階主管與執行下屬,請職場人打從心底說服自己就是代表對方公司的中階主管,並思考公司的中階主管,在看完自己所製作的這份介紹型簡報後,會執行哪些動作。

例如,回去後必須簡要地報告給主管的上司瞭解、需要安排下屬的執行時間與確認聯絡窗口等,因此在簡報內容上,就要多著墨如何簡潔快速地描述其效益與價值,並先將可能的日期時程安排好,解決中階主管的功課。

如果對方是總經理或具決策能力的高階主管,介紹型簡報內容架構,就要將花多少預算、達成效益與其他客戶合作的成功價值放大,先讓決策者內心產生放心、確認方向或此策略可行的「感覺」就可以,再來就要加強能夠達成與解決實質問題的效益,而執行細節就可以淡化,只需要談目標時程、相關預算與確認內容方向。在不同受眾的狀況下,介紹型簡報內容、排序、重點就完全不同。

●從「簡報製作者」進化到「簡報策略者」

當職場人在製作簡報時,如果能夠轉換自如地改變思考高度,相信透過換位思考的過程中,能夠將簡報所陳述的廣度與深度都更往上一個層次,讓職場人不只是一位「簡報製作者」,而是一位「簡報策略者」。

兩者的差異就在於簡報製作者是將簡報頁面製作出來,但提升到簡報策略者階段,思考的是在短短數十分鐘的時間內,埋入簡報內容的伏筆、層次與邏輯脈絡,打中客戶的內心,讓自己所製作的簡報提案具說服力,與其他人的簡報內容差異立判高下。

例如在職場上,老闆或上司告知需要準備公司某產品資料簡報給客戶,簡報製作者就會製作出某產品說明與規格的簡報頁面,可能1或2頁就結束這個簡報需求。但如果換成簡報策略者,就會開始思考這份簡報所產生的可能情境為何,老闆要面對客戶,只會談這一項產品嗎?客戶對於公司瞭解嗎?會不會有其他的產品合作機會?萬一這個產品不符合客戶需求,我們要提出什麼對策?因此簡報策略者對於簡報的功用,就會從加入簡易的公司介紹、產品線系列至主產品介紹,以及在附件中加入其他產品的說明頁面,但不一定會出現在簡報中,而是等到言談中突然講到另一個產品,就可以馬上看到簡報畫面,這樣就能看出簡報製作者與簡報策略者的差異。

再舉服務業的常見案例,來描述「製作者」與「策略者」的概念。

在餐廳吃飯時,遇到某桌嬰孩大聲哭鬧,同桌的母親一邊安撫嬰孩,一邊急著吃完,但因為嬰孩的哭聲使得鄰桌的客人都在看,有些人表情感到厭惡與煩躁,甚至跟這位母親說請她帶嬰孩出去,不要打擾到其他客人用餐時,這時候店員該怎麼處理?

如果是如「製作者」思維的店員,就是依照餐廳規定,請這位母親離開餐廳,或是請她趕快安撫嬰孩,不要打擾其他客人用餐。

但如果換成是「策略者」思維的店員,經過換位思考後,身為一位母親就是想吃完這頓飯,但要安撫嬰孩,又怕吵到其他桌客人,所呈現的三方需求就是如何達成?解決的方式可以是提供一個包廂給這位母親,請她在店內安心用餐,不用擔心其他客人,貼心地提供小玩具來安撫嬰孩,在安頓好母親用餐後,可提供小點心,請其他桌客人享用作為補償,來完成服務。

在思考簡報內容時,若能持續地進行換位思考,對於簡報內容頁面文字、圖片、邏輯、脈絡的敏感度適時地調整修正,相信在經過多次訓練後,就能體會自己所製作的簡報,將能為聆聽簡報的受眾帶來什麼影響。

責任編輯:黃雅苓
核稿編輯:葛林

 

書籍簡介_一擊必中!給職場人的策略簡報書

作者: 鄭君平
出版社:商周出版
出版日期:2019/04/03

作者簡介

鄭君平Oscar Cheng

一九八三年出生於雲林斗六。畢業於雲林科技大學工業設計研究所與實踐大學工業產品設計學系。

進入現任公司第二個月就獲得直接和集團總裁提案簡報機會,打破集團歷年來員工最快參與總裁會議與提案報告的紀錄。針對營運、行銷與業務部門製作專用簡報內容規範,並長期為公司高層製作圖表與資料分析的簡報需求,擅長將高層的想法,利用文字視覺化與邏輯圖像化概念,快速產出易懂並能讓人快速抓住重點的視覺簡報。

二○一八年公司內部創意提案簡報競賽獲得首獎,並為簡報訓練講師。

經歷全球展店行銷、產業戰略分析、VIP顧客關係經營與產品設計等工作職務,現任台灣百大品牌集團總部數位行銷部門,專注在數據分析解讀與簡報策略。