「有一次我和一群男士打完高爾夫球後,在車上撥電話給太太,告訴她『現在打完球,要跟球友一起去吃飯』,但我忘了跟太太說自己開了擴音,誰知道電話那頭的她突然咆哮:『你這個死鬼,都不回來吃飯!』讓我當場陷入尷尬,也讓同車男士們異口同聲地說:擴音功能,還是少用為妙!」

開擴音,務必告知對方

這,是我的學員在【表禮如儀】課程中分享的真實故事。雖然是件趣事,但是卻充分體現了「擴音功能」的風險性。一般而言,我們會預設2個人通電話時,是一對一的交談,對話也僅止於雙方之間。

但是,當你使用擴音功能時,你身旁的其他人也聽得到對方在說什麼,彷彿你跟他的秘密被公開洩露一樣,會帶給對方不安全感,甚至說不上來的不舒服。

此外,使用擴音功能時,聲音聽起來會有回音,彷彿從遠方傳來似的,不但聽起來不真切,還會讓人產生不知道你正在做其他什麼事的聯想。

因此,當你必須使用擴音功能時,請先告知對方原因與在場人士有誰,讓對方可以選擇要用什麼樣的語氣、語意跟你溝通。你可以說:「對不起,我需要邊聽邊做筆記,所以需要使用擴音器,旁邊有XX在場,方便嗎?」得到對方首肯後,你才能開啟擴音功能。

管好你的手機,就是管好你自己!

此外,隨著人手一機的情形愈來愈普遍,在大家的眼中,手機就像是「你這個人」的延伸,當你的手機干擾別人,往往等同於「你本人」造成他人的困擾!

因此,為了為你的專業形象著想,請將不必要的干擾降到最低。例如上班時,將私人手機關機或轉震動,等到中午休息時間再確認有無重要事情。這不只是為了不打擾其他同事,更是因為在公司一直接私人手機是非常不禮貌的事,老闆也會以此來評論你敬業的態度與工作績效。

而若是業務人員為了聯絡客戶可能隨時開機,也要養成進入安靜空間時,將手機鈴聲調小聲的習慣。想像一下:高鐵末班車廂內,大家都在休息,突然間你的手機鈴聲大作,不只吵醒了你,更把整個車廂的人全都一起驚醒了,相信你也不願意吧。

此外,用手機看影片、聽音樂,請務必使用耳機;如果使用藍芽耳機也要確定手機已和耳機連結好了,以免發生你以為自己用耳機聽音樂,但音樂卻從手機裡播放出來,大家只好陪你一起聽音樂了。

把手機放桌上?記得正面朝下

在會議場合,經常能看到這樣的景象:大家一坐下來,紛紛把手機從包包/口袋拿出來放在桌上。

你有這樣的習慣嗎?其實,一坐下來就將手機從包包/口袋拿出來放在桌上的動作,無異是在宣告「我在等其他電話/訊息到來」,試想:如果眼前的對方是世界上最重要的、你最期待的、最尊重的人,你專注在他身上都來不及了,怎麼還會心有旁騖呢?

雖然你將手機放桌上,可能不一定是為了要看手機(像很多男士平時把手機放在口袋,坐下時就會不舒服),然而不論是否有意要注意手機,當手機螢幕不時亮起、跳出通知,甚至發出聲響,不僅讓人分心,也造成溝通的阻礙。

比較好的做法是:如果非得把手機放在桌面,記得把手機正面朝下擺放。

別讓手機害你與眼前的人疏離了

我們上面提的都是商務場合,而在個人生活中也是這樣的。想像一下,當你走進一家餐廳,看到2家人:一家人一邊吃飯一邊熱烈地聊天,另一家則有人看個人手機或離座講電話、讓其他人默默吃飯…你希望自己的Family是哪一種?

不論是球友一起打高爾夫球,同事一起去唱歌,朋友相聚小酌…其實任何團體活動中手機鈴響,或是臨時抽身打電話,都是干擾了一個局:假設團體有5個人,而你離開去接了10分鐘的電話,其他5個人對話因此而中斷,所浪費的就是5個人的10分鐘。一共50分鐘的相處時間,並且,若剛好談到重要事情,還得等你回來時重新再說一遍。

手機那一端的事情固然很重要,但情感上,往往眼前的人事物才是此刻的唯一。就拿陪伴孩子來說吧,與其花1小時看著孩子玩玩具,而自己在旁邊滑手機、講電話聯絡事情,不如用15分鐘專心地與孩子聊天,高品質的陪伴,才是滋潤關係的養分。

與手機的斷捨離

或許,你是個手機不離身的人,我們常因出門忘了帶手機,而整天懸著一顆心,唯恐會錯過重要訊息;不過,我最近開始進行與手機斷捨離:開會時,不把手機帶在身邊,而用紙筆做筆記;跟朋友吃飯時,也不一定會帶著;當我去散步時,手機,更是留在家裡。

我漸漸發現,暫時離開手機,真的不會怎樣。事實上在智慧型手機普及之前,我們就是這樣過日子的,不是嗎?如果你是個手機重度使用者,不妨實際試個1、2次:開會時,把手機留在位子上,跟家人朋友聚會時,把手機留在家裡,如果要拍照或查地點,只要同行者中有一個人帶就好了。

少了手機的干擾,你會對周遭的人事物更加敏銳,減去了不必要的干擾,讓你的工作效率提升了,情感溝通品質進步了,更免除了電磁波的干擾,何樂而不為呢?

責任編輯:葛林
核稿編輯:黃楸晴