從以前我就常問自己:

「我週末能陪孩子玩兩天,而不用心繫公事嗎?」、「我能放心的離開台灣一週以上的時間,好好的去玩嗎?」、「我能一整天不回手機訊息或回覆郵件嗎?」

這幾個問題的答案,反應給我最真實的訊息,就是我對當前生活節奏的掌握程度。如果我說要把週末時間留給家裡,我做到了多少?

如果我希望能有權利選擇工作的時間,也有把握自己能培養足夠強大的團隊,讓我無後顧之憂,這件事我又做到了多少?

檢視自我時間的控制力,其實就看自己有沒有辦法按著自己的意志來過生活。

這件事很難,真的很難。我在過往10多年的職業生涯裡,工作內容的變化很大,每次都要一段時間適應,但我總會要求自己要找回到自己時間的控制力,別讓自己陷入窮忙的窘境。

按著這個邏輯,我在成為freelancer(自由工作者)時曾給自己一個目標,那就是盡可能不在週末安排工作,原因無它,我只是希望自己的生活作息能與家裡其他人一致,而不是我有空的時間他們沒空,他們有空的時間換我沒空,我希望生活的節奏還是要一樣,這樣家庭活動的安排才會單純。

初期要做到這件事很困難,因為收入還不穩定,有時還是會承接一些週末的課程,但隨著收入漸趨穩定,我就把重心放到顧問、內訓跟訂閱服務上,因為這些事可以安排在平日,而不用犧牲假日的時間。

今年隨著新書的出版,加上TGO的活動,週末的時間變得稍微忙碌了一些,所以2-5月份的週末我還是排了一些行程,但我一直將這件事情放在心上,我希望6月份開始週末行程的安排要再次回到正軌上。

不管多忙碌,我對時間的安排都有一個基準線在,短時間亂了,你還是要設定一個時間,讓它重回基準線之上,你的放任與縱容,只會讓這件事愈來愈糟。

衡量自己對時間的控制力,有個很簡單的方法:

每週日晚上將當週的行程列出來,想想一週的時間內,有多少的時間是別人幫你安排好的,又有多少比例是你自己能決定做些什麼的?如果他人安排的比例偏高,那意味著你對自己時間的控制能力偏弱,反之,你對自己時間的主導性則相對較強。

下面兩張圖是我2015/7月跟2015/10月左右的週行事曆,灰色的部分代表公司安排好的既定會議,我已經盡可能將重疊的會議排開了,但灰色的行程仍有14個,紅色的部分則是我自己安排的工作,灰色的比例非常高,這意味著我的行程其實大多由公司幫我安排好了:

職場的不可取代,不該是時間或勞力!管理顧問:面對無限會議和加班...學「讓位」放過自己
來源/gipi的商業思維筆記

經過3個月左右的調整,可以看到灰色的部分減少到5個,而紅色的部分則增加了不少,同時我還加入了藍色的行程-代表私人事情,前後3個月,我大幅減少了被安排好的行程,讓自己有更多的時間可以放在部門事務上,以及私人事務上。

職場的不可取代,不該是時間或勞力!管理顧問:面對無限會議和加班...學「讓位」放過自己
要做時間的主人,首先請拿回自己時間的主控權。來源/gipi的商業思維筆記

哪些事情是非要自己來處理的

我在時間管理的5大訣竅中提到我曾在短短兩個月的時間內讓例行性會議從10多個減少到5個,在做這件事情前,我先問自己:「這些會議我都一定得參加嗎?我不參加會怎樣?有沒有人能替代?」

深入想想,我會發現其實沒有幾個會議是真的非我不可,有時是我的主管希望我在,方便隨時幫他補充資訊,或是老闆隨時有問題想了解,問我速度最快,而有時則是老闆對團隊其他人的信任度不足,覺得還是問我保險點,當我將處境釐清,我下一個動作不是接受這些,而是思考如何克服這些問題。

主管希望我在,方便隨時補充資訊,我開始嘗試的是如何在會議前將各種需要的資訊摘要給對方;老闆對團隊其他人信任度不足,我會先帶團隊成員一同參與會議,並佈局讓他有機會發言,藉由與老闆的對談來提高老闆對此人的信任感,時間一久,老闆開始在會議中直接與他對話,再也不用透過我,而我也能從這場會議中解脫。

這些事情,一開始做都不容易,也不是一次就能生效,但我心裡清楚我必須從這些事情中解脫,否則我的時間會全部卡死。一開始我只能偶爾不出席,漸漸的我是兩週出席1次,後來則是偶爾才出席,最後則是完全不用出席這些會議。

反之,陪小孩跟家裡的事,這些事則大多是你要親自處理的,無法由他人代位處理,但我們往往顛倒過來,把自己該做的事情交給別人,卻把他人可以搞定的事情放到自己身上。

不可取代性成了綁死自己的枷鎖

從出社會時,就常聽到前輩或職場專家告誡我們要培養自己的「不可取代性」,為了擁有不可取代性,我們逼自己要親自處理許多事。

在上一個段落中,我曾提到讓他人來代位處理的觀念,我在職涯的很早期就意識到培養team member的重要性:

第一,團隊成員本來就有成長需求,協助他們成長是團隊茁壯的關鍵
第二,不培養人來接手自己的工作,很多事你得自己來做,這也意味著你無法離開現場太久
第三,不培養人來接手自己的工作,你也很難再往上爬

在工作中,我多數時間扮演了蠻重要的角色,短期內我會先讓自己cover很多工作,例如我剛接手維運工作時,我跟原先的值班人員討論,我可以自願承接一半的小夜+大夜班,同時我也希望所有的人問題都可以反應到我這邊,我這樣做的目的是為了更快的理解全貌,讓我有充足的資訊對症下藥把問題解決,讓事情回到正確的人手上。

成為freelancer後,從事顧問工作,客戶基本上都是衝著自己來的,也都期待我能親自花時間去處理每個case,這是因為現階段只信任我的專業。但我也知道,如果我將這件事視為理所當然,我的時間基本上就會全部綁死在上頭,我有多少時間,就決定了我能接多少案子,也決定了我公司經營的規模,上限其實很快就出現了。

時間進入4月份,我手上同時有5個顧問案,加上訂閱服務、新書的推廣、TGO活動、線上課程等,時間其實非常滿而緊迫,幾乎沒有什麼休息的時間,所以在3月多時我決定請一個正職員工,我對這位員工的期待是他要幫我每個月減少100小時的工作量,這也意味著他不可能只幫我處理行政工作。

4/1號,我的第一號員工準時報到了,他除了協助我處理行政工作外,也協助處理內容的產製與企劃、教材的編修,並協助我將一些概念表單化與結構化,我對他的期待是,在2019年底時,顧問服務中50%的工作將可由他來協助執行。

我跟幾個朋友說過這件事,大家的反應都是「這件事太困難了,你的專業經驗沒那麼容易複製」。

當然,而這正是我的不可取代性,但我相信我能像解構《商業思維》一樣把我的經驗與手法再次解構到讓其他人能使用,我也不貪心,今年先解構50%就好,只要我工作有50%能由他接手,這意味著我能做多一倍的規模,如果我不貪心,我有很大的機會是在收入成長的狀況下,工作量反而減少,而這才是我對知識工作者的期待,拿時間來換錢,太考驗體力了。

不可取代的應該是你的know-how,而非你的時間或勞力。

持續優化你的時間

對時間的放任不理,就是對人生的自我放逐,時間在哪,成果就在哪,除此之外,你也應該學著更聰明的運用自己的時間,當你體認到時間真正的價值時,你需要更有計劃與節奏的去管理時間。

有些人善用時間,創造了巨大的財富,也實現了自我,建立起美滿的家庭關係;有些人則賤賣時間,盲目的加班,有什麼事做什麼事,將自己的時間交由他人處置。

你想當哪一種人呢?

我想多數人都會選前者,然後提出很多的「但是」,我建議你不用但是了,從現在開始,一點一滴地拿回自己時間的主導權,然後將時間投入到你最重視的那些事情上吧。

責任編輯:黃雅苓
核稿編輯:陳慶徽