工作永遠堆積如山,不知何時才能做完?過著每天加班的生活,獲得的成果與肯定卻很少?例行事務就已經忙到焦頭爛額了,哪還有餘力把握擦身而過的機會!這一切的問題,都出在基本的工作方法上。其實,只要掌握一些訣竅要領,稍稍改變既有的習慣,就能讓工作變得簡單、有效率,在職場上更加得心應手。

日本知名的「效率大師」中島孝志,同時身兼企業顧問、經濟評論家、新聞記者、作家、出版製作人、大學講師等職務,然而他面對如此龐雜的工作,30年來卻從未加班,非但工作從容不迫、游刃有餘,更在各領域中展現驚人成績。接下來看看他在《不想累死自己,一定要學會把工作變簡單》書中分享的各種秘訣,開始學會簡化工作、爆發效率吧!

提早「開機」對抗拖延,保證天天贏在起跑點

想要簡化工作,一定要建立「早鳥型」的生活方式。比起熬夜,早起更能提高工作效率,清新寧靜的早晨不僅對健康有益,也適合進行需要思考的事務。對上班族而言,提早出門便能省下通勤尖峰時段消耗的時間和體力,更重要的是,能夠好整以暇地構思一天的工作流程,提早開始工作。

大多數的人在踏進辦公室之後,都需要一段熱機時間,例如上洗手間整理儀容、沖咖啡、看郵件、瀏覽網路新聞,接著才會慢慢進入「工作模式」。這些事雖無傷大雅也難以避免,但如果拖拉太久,專心工作的時間就會相對變短,導致工作無法在期限內完成,結果就是必須加班,並且離工作簡單化、效率化的目標越來越遠。

相對的,若提早完成預定的工作,則會更有能力應變突發的客訴或委託。但想早點完成工作,就必須盡早開始動工。很多人非要到被強力逼催或十萬火急了才會決心動手工作,這是人性通病,所以中島孝志甚至會拜託周遭的人儘管催他,讓他能被提醒盡早開始動工。

「說重點、講結果」,有效率傳達訊息

工作日的開始,往往是上班族最忙碌的時候,常有許多事情必須呈報。然而主管比其他人更忙,尤其是星期一早上,可能還得向老闆或高階主管報告,所以如果下屬報告時囉唆緩慢,做主管的絕對無法忍受。這時溝通的關鍵就是「說重點、講結果」,中島孝志提醒,早晨會報的訣竅在於:長話短說、只講重點結論、用口頭報告而不要用郵件,以便讓主管有效率地獲得訊息。

自己的工作自己救! 翻轉苦逼加班人生

此外要懂得報告的時機。如果是重要的事,就提早進公司等主管一來立刻報告,至於背景訊息或自述表功之類的事,則找空閒時間再說。開口前也要先向主管確認是否有空、需時多久,畢竟要佔用人家的時間,就必須配合對方及周遭環境的步調,而不是反而拖累主管的效率。這樣一來,報告的內容必定會讓主管更為樂於聽取採納。

然而,報告絕不會只有「進展順利」或「達成目標」這類的好消息,一定也有很多較難啟齒的壞消息。中島孝志強調,越壞的消息,越需要優先報告!例如客訴、事故、糾紛、意外等壞消息,千萬不能拖延甚至省略不提,一定要盡早報告,主管才能在事態擴大之前及時處理,以免後果變得無法收拾。

懂得簡化與清理,才能騰出效率空間

再怎麼努力工作,都需要適度休息和放鬆,才能維持高度的專注力。全神貫注地工作兩三個小時然後就休息片刻,走動走動、吃點甜食或舒展一下筋骨,這樣會比長時間持續工作有效率得多。

對上班族來說,小小的辦公桌就是創造一切價值的「財庫」,可以在此產生成千上億的營業額,所以絕對不能疏於管理,讓它凌亂爆滿雜物。中島孝志認為,辦公桌上只要留下電腦、電話、旋轉式名片架、便利貼、月曆和文具組就夠了,現在或未來不會使用的物品全部清理掉,一切基於方便檢索使用的極簡原則,這樣才能讓工作效率最大化。

能力不足的人,習慣將工作全攬上身,最後忙得焦頭爛額卻一事無成。但是真正懂得簡化工作的人,會設法將工作分配出去,交給其他同事或是直接委外處理,絕不會一手包辦所有工作,因為這麼做不僅苦了自己,更會耽誤了客戶或公司而造成困擾。中島孝志指出,效率化的要訣之一,就是成為「游刃有餘」的人,永遠要空出一隻手,留待必要時使用。只要懂得適時將工作分配出去,當發揮表現的機會一到來,就能立刻集中精神、採取行動,把機會化為笑傲職場的成就!