利用開場介紹抓住「人心」

首先是開場介紹。這部分是由「封面」與「吸睛投影片」組成,可說是引導眾人進入簡報的重要部分。

第一頁當然是封面。請務必加上封面,將簡報主題大大寫在投影片中央,可以幫助聽簡報者瞬間了解:「這個簡報的主題是什麼?」如果沒有明確指出「這個簡報的主題是什麼?」就開始進行簡報的話,聽簡報者會突然感到困惑,不懂「你在說什麼?」然後因為必須分神去搞懂簡報的主旨,於是接下來的內容也就全都沒進入腦子裡。因此發表簡報者請務必記得要大大寫出簡報主題,而且主題必須簡短扼要(13個字以內)。

接著是「吸睛投影片」。一如這個名稱所示,這張投影片的用途是用來勾起聽簡報者的興趣與關注,此處的主題是聽簡報者潛意識中想要解決、消除的問題。吸睛投影片的角色很重要,必須將聽簡報者的問題做成投影片,引起他們直覺反應: 「對對,我就是在煩惱這個⋯⋯」、「這是我需要的簡報⋯⋯」。

這裡必須掌握聽者的感受,否則他們不願意聆聽接下來的簡報內容。特別是說明會往往是一對多人的簡報,如果開場介紹沒有抓住人心的話,很快就會冷場,有些人開始滑手機,有些人開始打瞌睡。到了這種地步時,已經可以確定這場簡報失敗了。相反地,只要做出充滿魅力的「吸睛投影片」就能夠一口氣讓聽簡報者聽得入迷。也可以說,這是影響社外簡報成敗的第一道關卡。

主體投影片必須不斷提出「好處」

以開場介紹抓住人心之後,進入主體投影片。

這部分是簡報的主體(Body),佔最多頁數,也是重點的所在。在這部分,要對聽簡報者的問題提出解決方法,同時不斷地闡述施行該解決方法之後得到的具體成效、好處,讓聽者認同:「原來如此,這個方法的確可以解決問題」、「如果按照這個人所說的做,理想似乎能夠實現」,進而採取行動、邁出下一步,決定:「我想知道更詳細的內容」、「我們談談細節吧」。

為了贏得聽簡報者的「認同」並做出「決定」,主體投影片不可以只說完自家公司想要推銷的商品或服務特徵就結束了,最重要的是必須盡可能提出該商品或服務將如何具體解決聽簡報者的問題,以及為聆聽者創造何種渴望的未來。必須記住的是,製作投影片時,始終都要站在聽簡報者的角度。

主體投影片結束,接著進入結語投影片。

這部分傳達的是提案商品或服務內含的「心意」或自家公司的「企業理念」。有時候為了讓企業高層對公司外部人士進行的簡報留下強烈深刻印象,因此用了不少頁數製作結語投影片,不過如果是一般上班族的業務簡報,或是說明會場合的簡報,結語投影片只要一頁就足夠。

但是,即使只是一頁結語投影片,也不得忽視。這張投影片展現的「心意」或「理念」,與開場介紹、主體投影片內容一致的話,簡報就能夠深植聽者的心中。相反地,如果結語投影片無法打動聽者的心,就會變成欠缺說服力的膚淺簡報。結語投影片提出的「心意」、「理念」,才是支撐簡報的基本要素。

業務簡報必須在「3~5分鐘」結束

到此為止是簡報的正文部分。

通常接下來的流程,就是與客戶或參加者進行雙向交流,更進一步地詳談。為了預留進行這些活動的時間,事前必須詳細做好時間分配。

業務簡報的話,簡報完畢的諮商時間恐怕必須預留30分鐘到1個小時;不過正文投影片請在3∼5分鐘結束,因為沒有人喜歡聽別人單方面說個不停。因此盡可能簡述商品或服務的魅力,立刻進入問與答時間,或更進一步的商務會談,客戶心裡也較不會覺得有負擔。

一般說明會往往早已規劃好時間,但如果把這些時間全都用來報告簡報的正文內容,實在不聰明。透過回答參加者的提問或疑問,才能夠加深參加者對貴公司的理解。因此各位最好多規劃一些交流時間

在問與答上使用的投影片是附錄(補充資料)。附錄中容納無法納入正文或用來補充正文的數據資料等,也就是資料集。附錄可用來證明正文提到的好處等,或是回應聽簡報者的提問與疑問,因此必須做好滴水不漏的萬全準備。

如果在這個階段無法正確回答聽者的疑問,將難以進入商務會談的階段(再者,一般商務會談是拿著商品手冊說明)。當然,正文投影片如果無法抓住客戶或參加者的心,幾乎也就沒有機會用附錄逆轉劣勢。不過附錄仍可說是進入商務會談步驟十分重要的部分。

責任編輯:呂宇真
核稿編輯:黃楸晴

書籍簡介_孫正義簡報操刀手的社外簡報術:3分鐘一舉過關!日本最強簡報術,各大企業競相採用

作者:前田鎌利
出版社:遠流
出版日期:2017/05/25

作者簡介
前田鎌利(Maeda kamari)

1973年出生於福井縣。東京學藝大學畢業後進入光通信任職。2000年跳槽J-PHONE之後,17年來在Vodafone、軟體銀行行動通訊公司(現在的軟體銀行股份有限公司)等移動通訊事業領域工作。2010年以第一名成績考上孫正義社長(現任會長)的繼承者培訓機構「軟體銀行學院」第一期學員。除了直接對孫正義社長進行簡報的諸多事業提案均獲得社長認同之外,也經常負責製作孫社長的簡報資料。後來成為軟體銀行子公司社外董事、軟體銀行公司認證講師(簡報師)。採用作者指導之簡報技巧的部門,經證實決策速度可加快1.5~2倍。2013年12月離開軟體銀行集團獨立。曾任軟體銀行、雅虎、倍樂生、大型鐵路公司等的簡報講師之外,也在全國各地成立簡報學苑。