用顏色區分日曆,就能夠揪出浪費掉的時間

你的時間就是你的資源。這和石油相同,可以說是有限的寶貴資源。舉例來說,上個月的1號你出外勤,就標註粉紅色,若是整理文件,就塗上綠色。至於「這天中午雖然我只整理了文件,但晚上有和別人一起吃飯」的情況,就標註綠色和藍色。若「這天在出外勤之後,回家之前還去咖啡廳稍微看了一下書」的話,就畫上粉紅色和黃色。總之,要盡可能用簡單的方式註記。這裡我舉了「外勤」和「整理文件」這類單純的案例,不過區分顏色方式還是可以因人而異。

舉例來說,有人也許會用「撰寫企劃書等進行一項新專案工作」和「製作數據等分析過去的工作」來區分顏色。另外,以「只是打電話的工作」、「輸入文件的工作」、「與人會面的工作」來畫分,或者以「使用英語的工作」、「使用日語的工作」來畫分也沒什麼問題。

關於休假日,則不要塗顏色,試著更具體地用鉛筆寫下當天的行動,無論是和家人在一起度過、參加活動之類的戶外活動,或者整天一個人在家打遊戲等室內活動,試著照自己所做的寫出來。至於那些「奇怪,我到底做了什麼?是不是在睡覺啊」這樣的日子,就先空下來。

進行到這兒覺得如何呢?先瀏覽一下,在行程表中,最多的顏色是哪一個?這就是你的行為模式,換句話說,這是確認你如何使用時間資源的一個表格。如果幾乎都是綠色,代表你一直在做事務性的工作,若不太出現藍色,就表示你幾乎沒有和別人見面。現在就拿筆寫出上個月的日期,試著用不同顏色標註你的資源分配吧!

不只是上個月,若你也能用「3個月」,或者自認為「極為忙碌而沒有辦法閒下來的時期」等超過1個月的型態來標註顏色,就可以更清楚知道自己的行為模式了。

無論哪種職業,應該花費在工作上的時間都有多少之分。或許到目前為止已經花了很多時間,但接下來我們必須要盡可能縮短工時。再者,或許我們也會注意到應該投注更多時間的事情,例如明明想要更努力分析數據以增進工作效能,但實在是沒時間。

在現階段,我想很少人能夠完美地分配工作的時間資源。那麼,我們就在用顏色區分時間資源的分配中,選擇「想要做但現在卻做不到的事情」,並進行強化訓練吧。

學習能夠創造未來時間的捨棄技術

若你能夠減少例行公事並騰出時間,你甚至可以再多花1個小時捨棄例行公事以外的事物,增加自己的空間。

我的電腦桌面上,沒有任何資料夾。有的話,只有最近這一個星期內使用過的幾個檔案,過去的數據我全部丟掉了。我想我恐怕是一個很不擅長整理的人,所以在「捨棄」這件事情上,我就會有點極端,能夠下定決心;這對於1小時訓練會有很大的幫助。  

舉例來說,從學生時代開始,我就非常喜歡把數據全部收集起來,做成大量的紙本資料,不過我會定期一口氣把東西丟掉。若是積了太多紙本文件,心裡會感到很壓迫,這時我就會把不必要的東西刪除。雖然事後可能會因為「沒辦法聯繫到某個人」、「啊!他教過我的那件事情的文件不知道丟哪去了」,而好幾次抱頭苦惱,不過把一些多餘的東西丟掉,果然還是覺得很清爽。

當你無路可走時、無論如何都沒辦法順利進行時、想要進行一項新事務時,你要抓住「捨棄」的時間點,並集中精神把這些東西丟掉,將會對你有所幫助。特別是當你想要進行某項新計畫時,一定要把過去的東西捨棄才行。無論是工作也好、興趣也好,若你選擇了「要做這件事情」,就必須要丟棄某些東西。人類的能力有限,你必須學會如何權衡。

捨棄的秘訣總共有2個:

.捨棄不需要的東西
和面對例行公事時相同,當你重新審視優先順序時,就可以把不需要的東西捨棄掉。

.重要的東西更要捨棄
不必說,第二點對大家來講一定比較困難,不過「捨棄後」的效果會與難易度成比例。

自己所熟悉的做法、習慣、建立起來的人際關係、處理好的工作都很重要,你也極為重視這些。正因為投注了時間和熱情,只要你回頭去看資料的第一頁,就會回想起「啊,我真的是拚了命把這個東西完成了」、「那時候的辛苦很有價值,這項企劃大成功!」之類的事情,並感到念念不忘。然而這些除了是你的財產以外,同時也是你的負荷與障礙。

請花1小時檢查一下裝有重要文件的講義夾、資料夾、信件,下定決心把對現在的你而言,仍然非常重要的東西丟掉一個吧!

從物理層面丟掉的東西,也有可能導致你捨棄相關的工作。舉例來說,你也許會做出「跑了好多地方才好不容易開拓的重要新客戶,就把它讓給後輩吧」、「把長年負責的企劃交給別人吧」之類的決定,甚至會「辭職轉到別的公司」。雖然會依依不捨,委託給別人時也會產生不安,但只要懷抱著感謝跟這些事物道別,你就會感到很輕鬆。

如果只是會後悔的程度,就下定決心捨棄吧。這麼一來,你的空間會增加,新的事物也會慢慢產生舉例來說,我從2008年進入三麗鷗公司以後,就一直負責處理海外業務,然而到了2014年之後就幾乎沒有再接觸過,因為我把自己戀戀不捨的工作放掉了。

其實這不是一件很困難的事情,後來我把捨棄之後所得到的時間,全部用來埋首於新接觸的電影事業,因此得到了不少新的經驗。如果我還死守著海外事業部的工作而兩邊都想兼顧,就會一直搖擺不定,最後就沒辦法完成新的工作。

只要一次把所有東西都捨棄,變回一張白紙,就可以從零開始思考;就算還在同一間公司,你也能夠得到一個嶄新的開始。

責任編輯:黃雅苓
核稿編輯:黃楸晴

 

書籍簡介_每天活用1小時,加薪升職等著你

作者: 鳩山玲人(Hatoyama˙Rehito)
譯者: 郭子菱
出版社:商周出版
出版日期:2017/04/15

作者簡介

鳩山玲人(Hatoyama˙Rehito)

一九七四年生,鳩山綜合研究所CEO,史丹佛大學訪問學者,原三麗鷗公司的常務董事。青山學院大學畢業後進入三菱商事,於二○○八年取得哈佛商業大學MBA,同年進入三麗鷗。在三麗鷗擴大海外事業,同時做為三麗鷗媒體&影視娛樂公司的CEO,從事電影事業,於二○一六年六月退職。曾擔任DeNA、LINE、貝親、特思爾商務的外部董事,現為矽谷的SOZO VERTURES投資合夥人及養成YouTuber的UUUM公司顧問。