Line和FB等通訊軟體的革新,使得工作、人際和生活的型態不斷在改變,當隨處都是辦公室時,辦公室的人際關係也躍於雲端上對話。特別是,Line與FB對職場人際產生出不少影響與問題,像是已讀不回的人際緊繃、老闆如影隨形聯繫、可愛貼圖的下載也形成時髦與否的壓力等,當面對面的溝通訊息成為文字與圖像,雲端的職場人際,成為一門大學問。

做為一個日理萬封訊息的網站工程師,對我來說,用手指接傳訊息已如家常便飯,也十分依賴通訊軟體,FB、Line更是一日用上千遍也不厭倦。

職場人際盲點1:即時回覆成壓力,加班如影隨形
自從開始有了Line之後,和跨部門同事間,或是自己的團隊部門,有時溝通事情,連email、電話都省去了,常常用Line配上可愛的貼圖,一下子就把訊息傳過去,十分方便。不過最近幾次我卻發現,要跨部門利用Line聊天室討論時,常會發現資訊落差的情況,明明已講完了,沒第一時間在聊天室的人,會晚了許多才follow,無法同步溝通,反變成雞同鴨講。

前幾天從雜誌上讀到一則商周的調查報導,下屬心中的白目主管第一名是「下班時候還Line我」,完完全全說中了我心中寫照。現在不少主管會利用下班後用Line跟員工討論公事,說真的,下班時間聽到群組傳來「叮咚叮咚」聲,真的叫人坐立難安,不僅有要快快回應的壓力,就連我在國外度假也如此,片刻不得放鬆,總覺隨時隨地在加班!

上回度假時,跟我同遊的友人Ben發現我有這樣的Line焦慮症,他建議我使用team+工作專用的通訊軟體。team+將公司內部的即時通訊情境,融入了預約溝通的設計,無論是企業公告、工作管理或團隊間的互動溝通,是可以將訊息設定在對的時間點,傳達出去。例如公司可以預約設定在上班日的上午九點,對全員工發布精神喊話公告;又如當主管要發送工作指派的事項,也可為此工作事項設立起、迄時間,讓員工輕易的理解主管對這件工作期望的優先順序。

拒絕老闆LINE不停!?突破「通訊軟體人際盲點」變身善溝通人才
預約溝通概念,讓你在工作中用對的時間,向對的人溝通

Ben說,很多時候主管是想到馬上發訊,不發的話就怕忘記了,然而這樣的方式卻易讓下屬感覺非得要立刻做這項工作的錯覺,也會養成主管的習慣。因此,team+的『工作指派』功能,可幫助主管記錄自己曾指派過的工作,下屬只要按照進度回報完成比例及細節,所有的工作進度都在公司專用的team+ APP,主管就算忘記了也隨時隨地查的到,不用再狂Line員工,也能免去員工的壓力感。 

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一手掌握工作指派與進度,不用再狂Line員工了

職場人際盲點2:已讀不回成困擾,可愛貼圖不合宜

又有一天,隔壁部門的Gigi來找我訴苦,她說她傳了一個訊息給行銷部門的主管Eric,他卻已讀不回,讓她十分在意。「你覺得Eric是故意嗎?為什麼明明就『己讀』,卻不肯給我回覆,這件事真的很急啊!」之後詢問了Eric,才知道他雖開了訊息,卻誤以為是一般訊息而未及時處理。

的確,看到Line上頭的訊息標示「已讀」卻又遲遲等不到對方的回覆,心頭難免會不快,甚至容易在內心上演小劇場,「他是不是不想理我?」用在公事上,比起當面會談,Line確實會增加了自我想像的空間,而自我想像出來的強度很容易與實際情況有落差,這時建立通訊軟體傳訊公約,並將公私訊息劃分界線就很重要。

team+的「團隊互動」功能特色是融入了「非同步溝通」的精髓,也就是讓許多工作相關議題,是在想到時才丟出來讓特定的某一群人知道,卻未必要立即得到這群人的即時回應。換句話說,運用team+的團隊互動進行非同步的PO文溝通,當大家蒐集到相關事件,可以在同一則PO文下方回覆,非同步溝通得以給團隊更多蒐集資料、完整思考的時間,針對議題更能形成有意義的知識與共識。
有了team+後,我便用它來做區分,跟朋友、家人聊天就用Line,跟同事、主管談公事就用team+,公私分明的好處,就是讓每個人的關鍵訊息得以區分,且訊息不會混淆不清而遺漏了重要訊息。 

拒絕老闆LINE不停!?突破「通訊軟體人際盲點」變身善溝通人才
團隊互動非同步溝通概念,讓分享與交流更聚焦,不再擔心已讀不回

許多人喜歡用Line,是因為它有不少可愛貼圖,而我也喜歡在自己表現好時,拿到一個「讚」,或是同事傳來張貼圖笑臉,收到時都會會心一笑,不過要拿來發給主管,似乎有點怪怪的。

team+切合時宜的設計適合上班族的表情貼圖,像是「開會囉!」、「一起加油吧!」等,發送起來既有效率又能顧及職場禮儀。值得一提的是,像我的公司自己建置一套公司內部專用的team+系統,team+還開放使用符合公司溝通文化的表情貼圖,我們便將老闆的口頭禪、公司的精神標語等,做到表情貼圖中,使用率相當高外,對於公司的核心價值,大家更是朗朗上口呢!

事實上,使用大眾通訊軟體來做工作溝通時,的確會產生很多職場倫理誤會、上下班界線不明、溝通焦慮等問題,但這些通訊軟體本來就不是設計來工作的,無論聊天形式、貼圖的設計都是採能直接表達情緒的方法來設計,然而工作上並不適合以情緒溝通為主,這時就應採用工作專用的APP,例如 Made In Taiwan 的 team+,因為它的訴求就是提供讓上班族比現況更好的溝通工具,別忘了,科技運用的初衷是縮短距離、帶來良性互動,千萬別本末倒置!

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全世界第一個受財神加持的企業通訊軟體team+,推出24款金山財神貼圖,為公司及上班族帶財運旺事業

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