訂了目標後總是不小心放水流嗎?或是你真的很想達到某個目標,卻不知道如何做到?(例如老闆給你一個超遠大的KPI,你眼神非常死)今天要介紹的「SMART」目標設定法,相信可以幫上大忙。

SMART是什麼?是一種檢視目標的方式

SMART不是聰明的意思,而是5個英文單字的開頭縮寫。當你在設定目標時,可透過這5個單字檢視自己的目標是否能實現:

S:具體的(Specific)

M:可量化的(Measurable)

A:可達成的(Achievable)

R:現實的(Realistic)

T:有期限的(Time-related)

利用這5個原則來制定目標、管理努力的方向,會讓你更清楚自己為何而忙,以及真的完成所有事情。這樣講可能有點抽象,所以下面我們就舉實際成功的案例來讓大家看看。

首先,一定要提靠SMART文化成為全球最大企業的奇異公司(General Electric)。

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想提升生產力?看看奇異公司的SMART運用

根據暢銷書《為什麼這樣工作會快、準、好》所說,1940年代開始,奇異公司正式採用後來成為全球典範的這套SMART目標制定法,1960年代,每個員工都得在給經理信上,提出自己未來一年的SMART計畫。到了1980年代,每位部門主管每一季都得說出自己的SMART目標,帶領公司前進。不管是員工個人的小目標,還是主宰公司生死的遠大目標,通通都必須明確、可達成、符合現實條件,並逐項加上時間線(timeline)。

舉例來說,奇異公司背後的研究團隊,先找了表現最頂尖的打字員做測試,發現他們平均每小時可以打95行字。接下來,研究人員和每位打字員聊天,給每個人明確的目標,符合SMART原則:

  1. 下禮拜之前平均每小時打98行字
  2. 每天撥15分鐘學習(1)進步的方法(2)快速得知自己每小時打字速度的方法

當然,這是和打字員實際聊過之後,確認「可達成」才訂定的目標;研究人員也猜想打字人員不會因為這15分鐘的額外學習影響工作績效,因為他們都是擁有多年經驗的專業人士。

結果一星期過後,研究人員發現,平均每位打字員1小時竟可打103行字,兩星期後甚至變成112行!這讓我們了解到3件事:

  • 相較於簡單抽象的目標,例如:「盡力做到最好」,不易達成的明確目標反而更能提升生產力。
  • 若能靠員工自己快速評估個人績效,通常能激發員工自己也不知道的潛能。
  • 如果執行一陣子發現太好高騖遠,就要修改目標或是timeline,保持目標的「彈性」。

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SMART目標管理法的風險:沒有著眼於大方向

然而再好的管理法也有缺點。到了1980年代末期,奇異公司發現,公司過去表現最好的部門績效一直無法提升,再怎麼修改SMART也無濟於事。經過一連串研討、實驗、調整,奇異公司找到問題所在。

顧問團發現:過度執著於定出可行但瑣碎的計畫,會讓人把目光放在不重要的短期目標,未能著眼於未來大方向。

如果大家都把力氣放在現階段就可看到成果的事情,短期內會有效果沒錯,但過了一個禮拜,工作還是老樣子,這時候,就需要「登月目標」的刺激了。

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用登月目標結合SMART原則,打造超強規劃

從企劃人、行銷人、小編、業務到PM,尤其是「雜事」和「細節」很多的職位,就更需要好好檢視自己的規劃。1993年,已擔任奇異執行長12年的威爾許造訪東京,深受子彈列車振興日本全國經濟的故事啟發,認為一間公司要成功,就得從上到下動起來、一起築夢。除了要按時制定可達成的項目,也得定出不可能的任務,大家聽到會噗哧一笑的那種。這,就是「登月目標」。

舉《為什麼這樣工作會快、準、好》當中提到的實際案例:奇異公司的飛機引擎部門發現,出廠引擎難免都會有瑕疵,雖然大部分是外觀問題,不影響功能,但執行長威爾許還是下令「目標訂成減少70%的瑕疵」。部門經理一聽馬上抗議,認為引擎非常精細,零件超過1萬個,要減少7成的小小錯誤難如登天。威爾許說,好,你們有3年時間。

部門經理慌亂後冷靜下來,開始檢視過去有瑕疵的每一個紀錄,很快就發現,要減少瑕疵,唯一的辦法就是讓所有員工都成為品管員。因此,他們做了以下調整:

  • 招募新人時從有技術背景的人下手
  • 調整員工訓練方式
  • 改變工廠的管理制度

簡而言之,公司制度大翻新,為了讓組織更靈活,所有人工作職責重新調整,公司上下也有更多頭腦靈活且充分發揮團隊精神的員工。登月目標發揮了連鎖效應,最終,每台引擎的瑕疵率下降了75%,還大於登月目標的70%。

從以上故事我們可以明白,一般人在聽到登月目標時難免驚慌失措,但如果定下心來,把遙遠的目標透過SMART原則,切分成一連串可達成的短期目標。當你遇到看似過於龐大的遠景,想跟老闆抱怨做不到之前,先冷靜下來,用SMART思維看看,你需要什麼協助、你需要多少時間、多少人力,來摘下那顆遙遠的星星。

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SMART運用在日常生活中也很方便!

生活目標也可採用SMART原則。比如說我2019年想瘦10公斤,對愛吃的我來說難如登天…(套句隔壁同事的名言:減肥很簡單的話,那路上所有人都很瘦了啊。)於是,我就把登月目標結合SMART原則設定了一連串的目標流程

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當然,這只是一份草擬的計畫,還有很多細節無法逐一列上。但透過這個過程,我對自己的登月目標有了初步的想法,不再覺得10公斤很遙不可及。另外,我打算每實施1個月都做點小調整,來和我的實際執行情況作配合。我也會把這份計劃給教練看,找到最佳瘦身方式。

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