「叮咚!叮咚!」 聽見LINE的音效,便知訊息來了!這股手指一滑接收訊息的方式,不光改變現代人溝通的型態,也在職場蔚為一種新的科技顯學。像台北市長柯文哲,便要求市府相關人員必須在會議之前,以LINE群組傳送資料給所有與會者。然而,諸如LINE、WeChat等這樣新型態的通訊軟體,難道就是最適合、最好用的職場溝通工具嗎?

身處在高科技資訊產業的滾滾紅塵,做為一個日理萬封訊息的產品專案經理,對我來說,用手指接訊息已如家常便飯,也非常依賴通訊軟體。

溝通盲點1:存取檔案、圖片資料其實最花時間

曾有一次,公司的設計同仁一次LINE給我10多張APP UI圖,每張分屬不同系列、不同款式,一張張傳,再請我與主管確認要採用哪一種調性。圖片大量傳來的當下,使用手機的我也不知該怎麼給他意見回覆,只好等回到辦公室,開了LINE的電腦版,一張張存取、分類,仔細瀏覽過,才能回覆他。

說真的,在一邊下載時,我真的在心裡murmur,雖然LINE真的很快速,此時倒不如一次傳email過來方便存取及歸檔,這樣工作反而順暢,不過這樣一來,卻又容易與線上即時討論脫鉤!

這時我想起,有回聽同樣也是資訊勞動密集業的朋友分享,他們在公司便是採用比LINE更好用的工作溝通法,全公司同仁共同使用一套專屬的即時通訊軟體名為team+,像是team+具備可自動分類的檔案管理的功能,不管是封閉團隊、或是群組聊天室,在各主題社群中所傳遞的文件、照片、影像檔案等,team+系統都會自動分類好。而當回到辦公室或日後需要資料時,只要運用PC或是手機,無需再翻找聊天室中的歷史紀錄,就能一次在檔案管理區找到過往的資料。

2015職場加分必備 >> 突破「通訊軟體溝通盲點」讓效率大增!
team+檔案管理功能,系統將檔案依團隊群組屬性自動分類儲存

溝通盲點2聊天室/群組資訊千頭萬緒  不易追蹤也不易掌控 

又有一次,我曾與產品、行銷、業務同事們,八個人正分處各地用LINE在討論下一季的產品特色賣點、以及業務行銷計畫,每個人的想法飛快地湧入LINE的討論群組裡,叮咚聲彼此彼落,好不熱鬧,不過到最後要告一段落時,才發現上述這些決議,全都散落在聊天室裡,很難將訊息化為工作,更遑論追蹤管理了…只好再指派一個人回頭用WORD記錄,實在效率不彰。

再下一次大伙同事們遇到即時需要討論的議題時,有位聰明的同事建議大家改採team+來溝通,它的主題社群互動功能,FB式發文討論、以及聊天轉工作指派就能派上用場啦!使用team+的主題社群互動功能,只邀請跟專案或任務有關的人,進入團隊參加討論、分享文件。而團隊互動功能採用的溝通方式是需有主題主旨的討論區,而非聊天室,這樣的好處在於專案結束後,討論區仍可保有許多延伸的新資訊; 至於team+工作指派功能,則可幫助每個人記錄自己曾指派過的工作,被指派的人也能按照進度回報完成比例及細節,所有的任務進度都在公司內部專用的team+ APP裡,直接能將在通訊軟體中討論的聊天訊息,在同一支APP中化為可追蹤管理的工作任務,省去了不少會後記錄管理的時間,多出的時間能來思考更多重要任務,工作效率提升許多。

2015職場加分必備 >> 突破「通訊軟體溝通盲點」讓效率大增!
team+工作指派功能,讓管理者可輕鬆掌握進度

上述在公司內部溝通的盲點不約而同顯示了,工作中有太多種類的訊息、太多種類的溝通行為與情境,真的不是光用大眾通訊軟體的聊天室,就能達到溝通的效果,若能將各種工作訊息選用適合的APP科技及溝通情境,反能讓工作上的訊息傳遞更精準、有效,為工作而生team+提供讓上班族比現況更好的溝通工具,將工作上隨時產出的知識長久保存,方便未來再利用。

2015職場加分必備 >> 突破「通訊軟體溝通盲點」讓效率大增!
team+可一對一與多人群組交談,中途加入者,均可看見歷史討論資料,快速進入狀況。

事實上,使用大眾通訊軟體作為工作溝通工具時,的確會產生很多執行上的斷點,工作無法一氣呵成,但這些通訊軟體本來就不是設計來工作的,當只是要快速尋求一個結論,或是很簡單的答案,Line這些通訊軟體絕對是好工具。

不過,當所發出的訊息,或期望別人回應的訊息,是有價值及保留性時,甚至得經過不斷討論衍生出更好的想法,這樣就適合採用工作專用的APP,例如 Made In Taiwan 的 team+,因為它的訴求就是在於提供讓上班族比現況更好的溝通工具,別忘了,科技運用的初衷是縮短距離、帶來效率,千萬別本末倒置!

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