想集中精神,就從昨日殘留的工作著手

跟車子一樣,工作也需要暖機的時間。

我每天早上從整理一天的行程開始,以調整工作步調。想著「今天可以跟這個人見面」,就可以讓一整天變得令人期待。明確的待辦事項,能讓你在實際作業時沒有疑惑,讓工作更加順暢。

暖機時間要多久,因人而異,也有人過了一小時也無法集中精神。然而,比較慢進入狀況的人,卻往往傾向一開始就從難度高的工作項目開始。

針對比較慢進入狀況的人,我的建議是前一天刻意不把事情做完,留下一些簡單的工作。

如果前一天晚上在處理郵件的話,就留下一封郵件不回覆,直接回家。隔天早上,因為有明確要做的事,集中力便會變得不一樣(也一定不會賴床)。而且,因為能確實把工作做好,還可淺嘗一點成就感。

啟動引擎得花時間,就是這種人的特性,也可以說是弱點。要克服弱點很困難,雖說目的是要獲得成果,但我們並不需要成為完美的人。思考該怎麼做能彌補缺點,以達成目的,才是關鍵。

忘記不重要的事,也是善用大腦記憶體

人的能力有限,體力也是,思考能力更是。

我們經常聽到這句話:「同時思考3件以上的事,會超過人的大腦負荷量。」審視平日的工作狀況,的確就像這句話所說。像是同時開啟多個應用軟體,電腦的記憶體會超載、速度變慢一樣,人的大腦同時可以處理的資訊量,也有上限。

這個大腦的工作範圍,叫做工作記憶體。

將工作記憶體開到最大極限,工作的處理速度與精準度確實會提升。為了達到那樣的境界,必須盡量不花腦筋在工作以外的事情上。像是愛因斯坦不記得自己家裡的電話號碼,因為對用大腦工作的他而言,節省工作記憶體是深切的問題(當然,亞斯伯格症也是重要因素之一)。

另外,大家都知道,臉書執行長馬克•祖克柏(Mark Elliot Zuckerberg)總是穿著同樣的衣服。因為對他來說,穿什麼衣服都好。這也是節省工作記憶體的一例。

那麼,我們平日工作時,該如何節省工作記憶體呢?

最簡單的方法,就是寫在備忘紙條上。大家都會記下重要的事,但反過來想,記下哪件事不重要也有其意義。在不重要的事上使用工作記憶體,實在很浪費。備忘的目的,就是為了忘記不重要的事情。

例如,會計部門的人聯絡:「這週內請結算好出差費用。」一般人會想:「喔,這樣啊。」不會記下來。之後,太太打電話來說:「回家時順便買一下牛奶。」因此,在那個時間點要記住的事情有2件。像這樣,零碎的事會壓迫你的工作記憶體。

我身上總會帶著一定分量的便條紙,便條紙能充分代替短期記憶的功能。

說到筆記,我總是用有點酸的語氣,對參加講座的員工說:「不准將白板上的字原封不動的抄下來,寫下自己的察覺點。」因為,比起講師說的,自己受到什麼刺激或是學到什麼,才是最有價值的。

《為什麼聰明人都用方格筆記本》作者、筆記整理術的名人高橋政史說:「備忘(memo)跟筆記(note)不同。備忘是為了記錄,筆記則為了思考。」正如他所說,既然要花工夫,比起做備忘,不如做筆記。假如白板上有記錄的價值,拍下來上傳到雲端就好。

利用5秒幹勁,發揮行動力

能以一定步調工作是最理想的,但只有機器人才辦得到,因為人容易受到當下的身心狀況影響。

這並沒有好壞,只要是人都會這樣。

商務人士為了做出成果,過程多少或許有些波折,但一天結束後,只要能拿出成果,誰也不會多說什麼。