多幾個備案,老闆很快給你答案

隈研吾本人一年中也有一半的時間在海外,而且就算他人在日本,也是忙得不可開交。「現在他有祕書為他安排行程,就像是在拼圖一樣。」

明明行程表已經爆滿了,但還是得想方設法,把重要的預定計畫排入他的行程中。

「祕書也很清楚這一點,最近他的行程已經是以分鐘為單位在安排。連事務所員工要和他開會,都得照行程安排。」

5分鐘檢查這項設計、3點45分到50分要確認那個專案……這就是隈研吾真實的行程狀況。 「不過,5分鐘其實可以做很多事。員工們也很清楚隈研吾很忙,所以會事先確實討論、思考,讓他能在短時間內有效率的決定。不過,隈研吾的作風是聽許多人的意見後,再做最終決定。他常常聽著聽著,然後總結出結論:『就這樣做吧。」

話雖如此,當行程以分鐘為單位安排時,應該就沒有時間思考了。究竟隈研吾是如何彙整思緒的? 「我想,他應該是盡量縮短思考的時間。」

也正因為如此,橫尾實等專案成員很注意的一點,就是盡量在短時間內導出隈研吾的答案。「為了加快決策速度,重要的是事先準備幾個備案。隈研吾本人必須決定許多設計,所以沒有時間到時候再想備案。」

即使人不在日本、無法直接溝通,這個原則也不變。

「現在隈研吾有一半的時間在國外,所以這段期間就用電子郵件溝通。為了讓溝通更順暢,我會盡量準備一些備案,讓他用好或不好回答即可。不過,當然很多時候無法這麼理想。」 因為同時進行許多專案,我本以為所有要寄給隈研吾的電子郵件,可能都會先寄給橫尾實,由他居間整理後再寄給隈研吾,但其實不然。成員們會直接寄電子郵件給隈研吾,而他會親自確認並管理所有郵件。

「而且他回信的速度快得嚇人,有時甚至寄出郵件10秒後,就會收到回信。原則上如果不和他討論,專案就無法進行。他回信很快,所以專案也不會因此中斷。」

據說從以前開始,隈研吾回信的速度就這麼快了。 「而且還越來越快。他會儘可能當場下決定,把保留事項降至最低。」

所以他才能同時推動如此多的大型專案。其實據說一直到10年前,他都是按照自己寫的行程表行動,用一本小小的行事曆管理。

「最近雖然比較少了,偶爾他還是會來催促我。有時是我自己忘記的事,被他催促時,還會冒冷汗。」橫尾笑著說。

這麼說來,做事最重要的是定出優先順序。隈研吾和周遭的人之間,如果對優先順序沒有共識,就無法順利溝通。

「優先順序是很重要的關鍵。對於建築設計,我們都會排好順序。因為假如每個階段都以100分為目標,那是十分可怕的事。」

不過,隨著高科技的進展,現在溝通變得很輕鬆了。在沒有網際網路的時代,真的很辛苦。 「現場進展到一定程度後,就必須駐點管理,可能有1、2年的時間都必須在現場駐點。我曾經駐點半年,每天要是不和隈研吾確認,就無法進行下一步。可是當年的溝通工具只有電話和傳真。」

隈研吾在海外時,有時還有時差的問題。以前打電話到國外的飯店時,要經過櫃臺轉接,又會浪費時間。總是無法及時傳達確認事項給他。

「所以我會在很奇怪的時間打電話和他溝通、確認,比方說三更半夜。但現在就不會這樣做了。」

團隊先充分討論,老闆就不浪費你時間

現在橫尾實手邊正在處理的最大專案,就是作為2020年東京奧運主場館的新國立競技場。他有一半的時間和精力投注在這個專案上。

2013年日本申奧成功時,原本採用了其他建築師的設計案,但因工期、費用問題,日本政府決定緊急叫停,並重新招標。這件事鬧得沸沸揚揚,想必大家也記憶猶新。2015年重新進行設計、施工、工程管理統包的評選,大成建設、梓設計、隈研吾建築都市設計事務所(以下簡稱隈事務所)組成的合資公司雀屏中選。

「當時的投標條件是團隊必須以大型營造廠為主,所以我們原本不打算去投標。」 不過身為建築師,當然對這個案子有興趣,所以還是看過公開招標說明書的條件。

「採設計和施工、工程監督管理一併發包,是在9月左右公布。所以當時就覺得那是別人的事。我們一直站在局外人的立場看這件事。結果大成建設來找隈研吾商量,邀請我們一起合作,還真嚇了我們一大跳。」

正式加入團隊2個月後,就要提出建築設計競圖,真的是令人驚訝的時間表。「我們負責不含結構機電等技術面的設計圖稿。在確定提案架構前,我們幾乎每週開會討論。」

橫尾實身為設計圖稿的主要負責成員,更密集參加許多小型會議。「只靠隈研吾一個人無法順暢聯絡,所以包含窗口業務在內,我都一起參與。」

當然好點子沒有那麼容易誕生。 「都是一邊討論之後的結果。結論不可能一蹴而及,只能慢慢醞釀。」

不過隈研吾實在太忙了。到底該怎麼樣才能每週和他開會?

「大概都只能利用很晚的時候。實在很難找出一個大家都有空的時間,反而晚上比較有可能聚在一起。如果是晚上,剛好也可以讓他看看我們討論的結果。」

超大型專案到底是如何討論進行的?

「像這種場館,其實有一些特殊要素,常常都是由功能決定一切。所以我們的討論方向就是,從功能面下手能做出什麼樣的作品,然後一邊確認、一邊進行。」

隈事務所並沒有設計大型競技場的經驗。但梓設計、大成建設內部有熟知場館設計的設計者。

「我們向他們請教,像這種情形,該如何處理?他們聽了我們的意見後,就會表示:『如果是這樣,這麼做會不會比較好?』就這樣不斷反覆討論。最重要的是概念,這也不是隈研吾一人獨自決定的。最終在彙整的過程中,他雖然是核心,但其實還是經由大家一起討論後做出決定。這個專案非常重視彼此討論。」

不過每次用來討論的時間,大都只有1小時,最多2小時。在這種狀況下,最令人佩服的,就是合資公司的代表企業大成建設的排程能力。他們會由最後必須確定的時間,去倒推討論的時間表。

「這就是大公司的強項了,所以我們得以按照計畫進行。雖然到了截止日前夕,還手忙腳亂的做出決定。不過就結果來說,一個完美的團隊,應該也是我們勝出的原因之一。」

討論中出現的某些關鍵字詞,可能成為下次討論的提示。確定某部分的設計之後,就擴大到整體以求整合。2個月的時間,就在不斷反覆這一連串的作業中過去了。

「新國立競技場案子的主題之一,就是環境。也決定不在觀眾席安裝空調設備。設計時盡可能讓夏季的盛行風(某段期間內最常出現的風向)能吹入場館內的看臺通風,也要考量盛夏的遮陽需求。」

所以最終設計出圍繞整座場館的4層屋簷,這也是主場館外形的一大特徵。「有日式和風的感覺,讓人感受到日本的印象。考量到要打造與周邊景觀結合、令人內心溫暖的場館,屋簷特別採用類似日本傳統建築的屋簷的垂木建築工法。而且為了讓屋簷能真正和明治神宮外苑的盎然綠意合而為一,最後還會加上綠化的步驟。」

最主要的概念,就是打造與明治神宮外苑的綠意相互融合的場館。

「我想,審查委員應該看到了我們對維護環境景觀的用心。接下來就是確實落實這項概念,在工期內打造出這座場館。設計時的另一個重點,就是是否容易落實為具體建築物。」

在極為緊湊的行程中進行的大型專案。橫尾實藉此又重新認識到隈研吾的厲害之處。「最讓人驚訝的是,他做決定時從不猶豫,而且很快就下決策。這項特長,在新國立競技場的案子中更是發揮得淋漓盡致。」

書籍簡介

你是將才,怎麼被看見?:再厲害的經營者,也得靠身邊的將才成全,13位在可怕高層身邊待過的牛人,分享獨門工作技巧。

社長の「まわり」の仕事術

作者:上阪徹

譯者:李貞慧

出版社:大是文化

出版日期:2018/11/28

作者簡介

上阪 徹

1966年生於日本兵庫縣。早稻田大學商學院畢業。曾在WORLD、RECRUIT集團等企業任職,1994年自立門戶成為自由作家。以經營、金融、創投、就業等為主題,在各廣泛領域如雜誌、書籍與網路媒體等,從事執筆及訪談工作。至今已訪問超過3千人。

譯者簡介

李貞慧

臺大工商管理學系畢業,日本國立九州大學經濟學碩士,取得中國生產力中心第十屆中日同步口譯人才培訓研習班結業證書,目前專職從事口筆譯工作,為《商業周刊》日經專欄譯者,譯有《寫出有溫度的文章》、《晨星定時投資法,最快存到100萬》、《蘋果、亞馬遜都在學的豐田進度管理》(以上皆為大是文化出版)等書。