我知道,我認為文化很重要,有些人會不敢茍同。他們懷疑,文化跟賺不賺錢無關。我相信,關係很大。事實上,我認為一家公司的成敗,文化扮演著極大的角色。因為公司文化塑造了員工對工作場所的態度,這態度會導引他們的行為,而他們的行為,對企業的財務狀況就會有直接的影響。

例如,我們來看看費用不斷增加(所有的費用傾向於隨著時間而增加)的現象。這個現象有個孿生兄弟:由儉入奢。所謂奢侈,我是指對公司經營而言,並非不可或缺的費用。

草創時期,你看不到什麼奢侈,至少在成功的草創公司裡不多見。新創公司浪費許多錢在非必要事物上,是存活不久的,聰明的創業家知道,自己的創業資本必須撐得越久越好,因此他們去租二手家具,而不是買新的。他們搭乘廉價航空,住汽車旅館。他們緊盯著電話費、郵費和辦公室費用。

他們之所以如此苛刻,是因為知道自己所省下的每一分錢,都有助於支付下一次薪水,並在事業發展起來之前,讓自己得到必要的喘息空間。

然而,時日一久,儉樸的習慣便日漸消失。他們開始更自由地花錢,開始投資在可以增加成長潛力的東西(如電腦、電話系統、廣告),同時在其他地方也失去戒心。他們有能力花錢去僱用一些不是很必要的員工。

一路下來,通常在不知不覺當中,奢侈品變成必需品,而組織變得有點肥大。業務員開始認為在城裡跑業務,必須搭計程車,而不是地鐵。辦公室人員認為他們必須使用快捷或聯邦快遞來送包裹,而不是寄平信。高階主管認為自己必須坐商務艙、住高級旅館。費用蔓生,而間接成本也膨脹了。

當然,危機總在意想不到的時候來臨,然後公司會突然發現急需現金。這時,很多公司不得不把原本應該放到最後的手段──裁員,馬上拿出來因應。裁員是處理現金流量問題,所需成本最高的方法。雖然丟掉飯碗的員工是最明顯的受害者,但整個組織也受到傷害,因為留下來的人會擔心誰是下一個,並開始訂定因應計畫。

然而,等到你陷入現金危機,才開始想要刪減各種已經習以為常的奢侈品,通常已經太遲了。傷害已經造成,現金已經花掉。這時,公司如果不裁員,再怎麼節省經費都無法度過危機。這就是為什麼要持續對抗蔓生的費用,不可以絲毫懈怠。否則,任何人都可能賠錢。

錢可能浪費在你意想不到的地方,而省錢的方式,則可能來自你從未想到的地方。如果你真心想打擊蔓生的費用,就必須讓所有人都參與,但除非大家都很關心公司,願意伸出援手,而且除非員工都知道公司關心他們,否則不可能做到全員參與。

讓員工知道公司關心他們

讓我告訴你派蒂.萊福的故事。派蒂擔任我們的特別助理已經好幾年,她做這個工作大約3個月後,伊蓮向我提到,派蒂下班後還去兼差打掃辦公室。伊蓮說:「她一星期賺75美元,是為了要存錢回學校念書。」

當時,派蒂的表現可靠、機智而聰明,早已令我們印象深刻。我們知道應該留住她,在正常的情況下,她必須做6個月以上才會得到加薪,但我看到一個向她釋出訊息的機會。我對其他高階主管說:「如果我們3個月之後再給她加薪,那當然很好。如果我們現在就給她加薪,她會永生難忘。」他們都同意。

第二天,我把派蒂叫進辦公室。「我知道你晚上還到外面兼差。」我說。

「是的。」她試探性地回答。

「我們恐怕不能允許這種事,」我說:「當你早上來這裡工作時,我們需要你已經有充分的休息而且精神良好。」她整個人呆坐在椅子上。「我還知道,你所兼的那個工作一個星期給你75美元。我們要幫你加薪,就加這個數字,這樣,你的收入才不會有任何損失。」

她的臉龐有如閃光燈似亮了起來。「啊,謝謝您。」她說。

「還有一件事,」我說:「你應該知道我們有一個政策。只要在這裡工作滿1年,任何人都可以到學校進修,而且,只要成績在B以上,我們就會幫你付學費。」派蒂離開辦公室時喜形於色。我相信,她一定知道我們在關心她。

這只不過是故事的前半段而已。後半段和文化的另一個面向有關。那就是,每個員工都必須知道,省錢是公司的一大要務,而且,這個訊息必須直接來自層峰。還有,你不能只是說說而已,你的所做所為比你所講的話,更有效地傳達這個意旨。

企業文化不只是說說

我要先說一個理想快遞早年的例子。當我們的成長加速時,我看到公司裡有越來越多浪費的跡象,這讓我感到很不舒服。有一天,當我發現我們花好多錢在買新筆時,我終於爆發了。我們只有40個員工,但我們一個星期要買40枝筆。簡直是亂搞!我對員工說的時候,他們面面相覷。「有那麼嚴重嗎?」有人問道。

「一枝筆1塊錢,一個星期40枝就是40塊錢,」我說道:「那就是1年2千美元。這只是買筆耶!我們的錢還浪費在哪些地方?」

我受夠了。於是我說:「每個人都有筆,對吧?從今以後,我們不再買筆。我們要把省下來的這筆錢,放到員工專用基金。到年底時,我們再來看看怎麼使用這筆錢。」

我的員工抓狂了。他們說:「這樣我們就沒辦法工作了,大家光是找筆就有得忙了。」

「別擔心,」我說:「一定會有筆的。」

的確有筆。結果,公司不買筆,日子照樣過。大家很快就適應這個新政策,我不知道這些筆從哪裡跑出來,我猜,有的人帶自己的筆,有的人想辦法把以前我們所買的筆找出來。

同時,這個筆政策成了我們文化的一部分。後來還衍生出一個笑話,特別是當我沒帶筆去開會時會聽到。有人會說:「你在搞笑嗎?你不帶筆就來上班?」我就必須回辦公室拿筆。

從此,公司20年來不曾買過任何一枝筆。突然不再買筆,讓我們消除了小小的浪費,並釋出一個大訊息。一提到筆,就提醒大家,我們真的很關心成本控制。我一有機會,就會以其他事件提醒大家做成本控制,但我不知道有哪個例子比買筆政策更有效。

然而,如果沒有這個公式的前半部:讓員工知道公司在關心他們,整個方法就沒效。如果他們有企圖心想幫助公司,也知道你對蔓生費用的感受,他們將不只是停止浪費而已,還會提出令人大吃一驚的省錢方式。

企業文化影響公司財務狀況

這就要回過頭來談派蒂了。

有一天,我在偶然間發現,未來電訊(Nextel)的業務代表在辦公室裡和總裁路易談話。他走了之後,路易過來找我,他說:「哇,我們剛剛從未來電訊那裡得到一個挺不錯的條件。我們的月費降了24美元。」

那很驚人,我們大約有125支的雙向無線電話,而每支電話的月費一直是49美元。但未來電訊正在執行一個專案,我們可以付25美元的月費並得到全公司1萬分鐘的通話秒數。路易說:「這比我們現在所用的秒數還多。以目前的方案,我們還可以增加到3萬分鐘以上。」

於是我們1個月便省下3千美元,或是1年3萬6千美元。「幹得好。」我說。

「不是我,」路易說:「是派蒂。」檢查未來電訊的使用情形是她的責任之一。她在檢查當中,發現這個專案,並提出來要路易注意。

我並不是說,派蒂之所以會發現這個省錢機會是因為我們給她加薪。她從上班的第一天開始,就是個非常認真的員工。即使我們沒加薪,她還是有可能找出幫我們省下電話費用的方法。

但我們讓她知道,我們是多麼的關心她,這可能給她多一點動機,為公司做點好事。誰曉得呢?如果我們不能讓她辭掉兼差工作,她可能會很累,而錯失了未來電訊這個專案。無論如何,這一切都證明文化對你公司的財務改善有直接的影響。

書籍簡介_師父:那些我在課堂外學會的本事(專欄20週年紀念版)

 

作者: 諾姆.布羅斯基, 鮑.柏林罕

譯者: 林茂昌

出版社:早安財經

出版日期:2016/02/01

作者簡介

諾姆.布羅斯基Norm Brodsky

創業家,成立過8家成功的企業,並三度躋身《企業》(Inc.)雜誌500大排名。他與鮑.柏林罕於《企業》雜誌合寫的「江湖智慧」(Street Smarts)專欄,獲得美國商業界與媒體高度推崇,並贏得2008年「美國商業編輯協會」頒發的Azbee Award金牌獎,並曾兩度入圍「國家雜誌獎」(National Magazine Award)決選。

鮑.柏林罕Bo Burlingham

美國《企業》(Inc.)雜誌總編輯,並與諾姆.布羅斯基長期合寫專欄。他先前的著作《小,是我故意的》(早安財經)入圍《金融時報》(Financial Times)年度商業書大獎。

 

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