開過8家成功公司的企業家，給創業者最棒的建議：開業第1天就「用手」紀錄數字！

我給創業者的建議中，這是最棒的一個：從開業的第一天開始，用手記錄你每個月的營業額和毛利率。不要用電腦，把數字寫下來，按照產品類別、服務型態或客戶分門別類，並且自己算，不要用任何比計算機還複雜的東西。

親自用手寫，紀錄你每個月的業績

要在任何事業上有所成就，你必須對數字有感覺、對數字間的關係有感覺，並能從其間的關聯，了解到哪個數字特別重要，必須加以監控。經營企業，要靠數字，它們會告訴你，如何在最短的時間，以最少的功夫，賺到最多的錢。這一點，正是──或應該是──每個企業家的目標。

賺到錢之後，你選擇怎麼做，那是另一回事。如果你願意，你甚至可以把公司送人，但你得先賺到錢再說。當你了解數字的語言，數字就能告訴你，如何用最有效的方式賺錢。

用手記錄，是我所知道學習數字語言最好的方式。當你精於此道之後，就可以改用電腦去記錄，但如果你一開始就讓電腦去做，有些東西你將永遠學不到。用手記錄，可以和數字發展出親密的關係，這是用電腦無法得到的體會。事實上，如果你不盡早開始記錄數字，你的事業甚至可能撐不了多久。

什麼樣的訊號，能讓你洞燭機先？

發展對數字的良好感覺，其重要性我真的是再怎麼強調也不為過。尤其，你要能找出那些在問題還不嚴重之前就發出警訊的數字，好讓你及時做出正確的決策，防止問題惡化。

2003年春季，我收到了每個星期一早上都會收到、旗下各公司傳來的2頁報告，當時，我們正準備要出現爆發性的大成長。這份檔案倉儲報告上會顯示出，前一週我們處理了多少個新箱子，幾個月來，這個數字一直穩定成長，因為我們位於曼哈頓區的客戶──主要是律師事務所、會計師事務所和醫院──經過911之後，拚命地把檔案往外送存。我們在1年內成長了55％。但那天早上，我很驚訝地發現，我們前一週所處理的新箱子，比之前那週少了將近70％。

這可打亂了我原先的步伐。新箱數是我的關鍵數字之一──這是我用來推算當週實際銷售數字的可靠指標。雖然新箱數只代表總營收的一小部分，但這數字直接和我們的營收成長有關。假如你在9月1日告訴我，8月份來了多少個新箱子，我就可以告訴你8月份的整體營業額有多少，通常與實際數字差不到1、2％。如果新箱數如同報告所指的大幅下挫，我們可以預見，整體的成長率將會顯著停滯。

那是重要資訊，而且，要不是我會用新箱數來推算總營收，我就不會這麼快得到這個資訊。

至於為什麼是新箱數，我也不知道。這有點像百貨公司算一算賣了多少雙鞋子，就可以知道營業額有多少。總之，基於某種道理，這樣的推算是有用的。

我相信每一門生意都有類似的關鍵數字。我認識一家餐廳的老闆，他可以從晚上8點半客人要等多久才有座位，預測當晚的收入。我的朋友傑克．史塔克（Jack Stack）是春田控股公司（SRC Holdings Corp.）的共同創辦人兼執行長，也是「開卷式管理」（open-book management）的先驅，他告訴我，有一個開齒輪工廠的傢伙，可以靠齒輪出貨的重量知道自己的營業額。不是價格，不是訂單，不是齒輪數或種類。是重量。

其實，我所認識的優秀生意人，都有某些關鍵數字，他們會每天、或每個星期追蹤這些數字，這是成功經營一家公司不可或缺的部分。關鍵數字提供你採取即時行動所需的財務資訊。

事業快速地變動，不容你去等待會計人員所出的月報、季報或年報。等你拿到這些報表，通常是事情發生的好幾個禮拜或好幾個月後，這時你也只能在事後收拾爛攤子。而且，你可能還會錯失許多的機會。

你需要即時資訊，而得到即時資訊的唯一方法，就是想出一套簡單的指標，讓你隨時掌握事業狀況。

當然，這些指標中，一定有一個和營業額有關，但我要強調，這不應該是唯一的指標。如果你只追蹤營業額，那麻煩可就大了。公司成功不是靠營業額，而是靠利潤和現金流量。許多公司之所以會淪落到破產，乃是因為其事業主只看重營業額，而把利潤和現金流量放在其次。

也就是說，找出一個跟「營業狀況」有關的關鍵數字，是很重要的。至於這個數字是什麼，每門生意都不相同，而且很少不證自明，我通常要花好幾年的時間追蹤，才能找到一個可以迅速告訴我「營業狀況」如何的指標。

「關鍵數字」讓我掌握營運狀況，公司免於裁員

就以我們在2000年春季所推出的資料銷毀事業來說吧。我前面提過，我們的收入來自2種服務，一種是所謂的「清理」，也就是為客戶銷毀長期累積的大量敏感資料，另一種是用「箱子」來處理客戶例行產生的資料，我們會把上鎖的箱子，放在客戶的辦公室附近。

來自清理的營收很容易掌握，因為我們1個月只做幾個案子而已。箱子業務就比較棘手，因為箱子有不同的類型，每種類型有不同的大小，而且取件的頻率也不一樣，也就是說，決定總營業額的因素有好幾個。

經過3年的追蹤，我還是無法為箱子業務的營業額找到關鍵數字，是新增箱子數、流動在外的箱子數，還是收件數，很難拿捏。我追蹤所有數字，最後決定：每週所掃描的箱子數，和總營業額的關係最大。

找出這個關鍵數字到底有多重要？我們來看看當我發現新箱數衰退之後，發生了什麼事。

在那之前，我們一直在增聘人手，新來的箱子需要非常多的人手才能處理，而且由於我們的新進人員只有1/4會留下來，我們必須招募我們所需的4倍人力。當我看到新箱數掉下來時，我馬上想到成長速度可能也會跟著趨緩，這表示現金流量將不會有我們所預期的那麼多。

當然，這次下挫，可能只是1個星期的暫時性現象，但我不想冒險，如果我們的年成長率真的也跟著降那麼多的話，等於我們此刻正多僱用了30人。然而我們可以讓正常的人員流失來解決這個問題，我不想按照原訂計畫的速度加人。如果營業額持續衰退，我們就可能被迫裁員。

於是，根據一個星期的數字，我便下令暫時凍結人事。「我要保護每個人的工作，」我說：「我們來看看接下來會如何演變。」結果，成長持續趨緩，當1個星期的衰退，演變成1個月、然後是4個月的衰退時，很明顯的，市場已經變了，客戶顯然已經清光他們在911之後想要處理的資料。

雖然我們的營業額仍在成長，成長速度已經從1年55％，掉到15％。

事後證明，我的擔心是對的，這正是為什麼你需要一個關鍵數字。它會讓你像個天才。我的員工很佩服我，那麼早就看出成長會趨緩，而且行動這麼迅速。我告訴他們，這全都在數字裡頭。

書籍簡介_師父：那些我在課堂外學會的本事（專欄20週年紀念版）