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曾經忙到連外婆過世都趕不回去…現在每天5點前下班，收入還增加3倍！IBM前首席顧問教你這樣把工作效率提高4倍

撰文者：清水久三子

精選書摘 2018.10.30

必須在有限的時間內，達到最大成果，從那樣的工作環境中獲得的知識訣竅，至今仍是我最大的資產。

現在的我，除了撰稿、演講、研習講師等業務之外，也經營自己的公司，推廣工作的多元化及工作與生活的平衡。此外，我平均一年撰寫2到4本書，一年當中約有100多天到日本各地演講；同時，我和丈夫、在上小學的女兒過著忙碌但快樂的生活。

看到這裡，應該有人會覺得：「這個人是不是都工作到很晚呀？」但其實我每天下午5點前就結束工作，晚上6點就一邊喝紅酒，一邊做晚餐。與我受僱時相比，現在一天的工作時間只有過去的1/4，但收入卻增加了2、3倍。

經常有朋友看到我在社群網站上發文分享工作、私生活及興趣時，會問我：「你工作這麼拚命，育兒也很投入，而且也沒犧牲掉自己的時間，實在是太厲害了。你應該睡很少吧？」其實我只要睡眠不足，就無法集中精神工作，所以每天大概都睡超過7個小時。

然而，這樣的我，也曾經被工作壓垮過。

因為「時差」的關係，從深夜到清晨開完越洋線上會議之後，便直接出發到客戶端做簡報，如此緊湊的工作行程是家常便飯。雖然身處在對工作完成日期和品質要求嚴格的職場環境中，但從有手腕的主管、能幹的前輩、值得信賴且強大的同事與後輩身上，我得到了許多指導與教訓，跨越了重重困難與障礙。

因為那些經驗，使我的工作與人生的「時間管理方式」發生了非常大的改變。

我現在把工作之外的剩餘時間投入在自己的興趣上，例如：攝影、烹飪、瑜伽、發聲技巧及平假名書法等。工作以外的興趣並不是玩玩而已，因為興趣不但可以帶給工作靈感與啟發，也有可能從中發現新的商業機會。

史帝夫．賈伯斯在大學時代旁聽的字體設計課，影響了之後麥金塔電腦對字體美學的講究，他將這段故事形容為「點跟點連成線」，是段有名的軼事。

但如果人生大半輩子都泡在工作裡，恐怕就連畫點的時間都沒有吧。

想要擁有自己的時間，就必須提高工作生產力，讓工作能夠在短時間之內完成。

今後可能很難一輩子都做同樣的工作，也有一說是，大約10年、20年之後，約有47％的工作非常有可能被自動化取代。等到自己的工作面臨消失的危機時，才再想下一步該怎麼辦已經「為時已晚」。

長時間工作雖然是犧牲小我完成大我的表現，但是將自己的時間全部奉獻給公司，然後讓公司保障自己生活的工作方式，今後應該會跟著終身僱用制一起逐漸消失吧。

往後我們需要的是——設計自己人生的能力。為此，創造出思考時間、不被工作追著跑的自由時間是當務之急。這本書是為了幫助大家達到這個目的而寫成的。

在短時間內完成工作，你畫下的「點」，最後會連成豐富你人生的「線」。

快轉工作速度，人生會發生什麼變化？

在討論具體的技巧之前，請容我先跟各位稍微說明一下，我以工作速度4倍快轉為目標的背景。

第一階段：挑戰2倍快轉

回想我還在策略顧問公司上班時，負責的專案越來越多，當時的我認為「顧問是專業人士」，為了產出有價值的成果，挑燈夜戰也在所不惜，非常熱衷於工作。雖然那時候高壓高工時，但剛好也是公司快速成長的時期，工作非常有成就感，讓我至今記憶猶新。

然而，就在我處理一件出包的案子、忙得焦頭爛額的時候，祖母過世了。那時候的我竟忙到無法拋下手上的工作，去探望住院中的祖母。我的弟弟質問我：「工作真的有這麼重要嗎？你太離譜了。」

未能見祖母最後一面的打擊，促使我「想徹底改變」一直以來視為理所當然的工作方式。

在那之後，我將精力投注於系統化工作流程及顧問專業知識上，並且標準化資料的格式、簡化作業，費了很多功夫在建構事半功倍的工作方式。

但我並不是讓工作「做完就沒了」，而是從「下次該如何讓這項工作處理得更快、獲得更高品質成果」的觀點，將內隱知識（無法用言語說明的經驗知識或直覺）具體化為外顯知識。

因為專案是以團隊為單位進行的，當我領悟到「只有自己工作速度快」沒有用之後，便開始著手開發教育訓練課程，將知識分享給團隊成員。

雖然改變的契機是源自於悲傷的故事，但回顧過去，我的工作方式也因此發生大轉變，在那之後的職涯也越來越順遂。我獲得公司表揚，被提拔為人才教育部門的負責人，接受知名媒體訪問，有機會撰寫書籍傳遞自己的想法等，為我現在的工作打下了深厚的基礎。

幾年後，我結婚生子，結束育嬰假，回到了工作崗位。雖然我不得不削減花在工作上的時間，但「希望對他人有所幫助」、「回應別人對自己的期待」、「想從中獲得成就感」等想法有增無減。自然而然，我比過去更加認真思考，該如何運用自己有限的時間、精力、體力、知識、能力等資源。

第二階段：挑戰4倍快轉

在我離開公司、獨立創業，撰稿、演講及主辦教育訓練成為我的主要工作內容時，我再度感受到了危機感──「如果不加快工作速度的話，我的未來可能發展有限」。同一時間，我的小孩進入小學就讀，迎面而來的是「小一撞牆期」。升小一之後，孩子放學時間比幼兒園早，而且父母必須參加的學校活動增加，若雙方都是全職的雙薪家庭，勢必難以取得平衡。我心想：「獨立創業之後，可自由運用的時間比較多，應該可以應付得來吧！」但實際上，「照顧」工作比我想像中的還要多，例如：必須像藝人經紀人一般，管理孩子課後照顧及才藝班等行程安排；參加學校的活動，準備每天的便當，以及學習指導等，可以自由運用的時間大幅減少。剛好當時的工作以撰稿居多，我便嘗試用15分鐘的零碎時間集中精神、提高生產力。我不僅閱讀了相關書籍及參與講座，也拜訪了以驚人的寫稿速度締造出暢銷書的作者，吸收了許多提高知識生產效率的技巧：

•不要盲目的專注於提高工作效率，而是將精力花在孕育有價值的工作上。
•培養商業思維，學習如何以最快的速度獲得「解決方案」。
•學習提高對方「點頭說好」機率的表達方式，避免陷入修改地獄，吃掉寶貴的時間。
•隨時隨地都能充分發揮實力，保持工作的幹勁。

4倍快轉工作法發揮了相當大的功效，我獨立創業之後，工作時間雖然只有上班工時的1/4，但收入卻增加了2、3倍。我系統化顧問才擁有的知識技巧，以商業管理作家之姿親自挑戰提高生產力，最後終於獲得了4倍的工作成果。