團隊裡老是有人動作慢半拍、拖到最後一刻才做事...掌握工作進度必須釐清的事

對我們來說，「拖延」是非常普遍的狀況，卻也是我們努力想避免的事情。拖延不僅降低工作的效率與生產力，更增加了人們的情緒壓力。重點是我們應該了解它是怎麼發生，以及用什麼策略來應對，避免自己的工作、課業表現受到影響。

專門研究拖延的臨床心理專家 Alexander Rozental 提出，誘發拖延的主要因素可分為 4 種：分別是「難度」（expectancy）、「價值」（value）、「時間」（time）與「衝動」（impulsivity）。難度指的是，若任務的難度高，預期自己能夠達成的可能性低時，越可能拖延；價值指的是，若預期報酬的價值不足，則容易造成拖延；時間指的是，獲得報酬的時間點離當下越遠，越可能使人拖延；衝動則是指，個人受外在因素影響的可能性越高，則越可能發生拖延。

依照不同的成因，有不同克服拖延的策略。若想減少拖延的發生，第一步是檢視自己的工作或讀書習慣，找出長期以來造成自己拖延的因素，運用相對應的策略。「是否有某一件事情，你總是拖到最後一刻才肯動手？」「你選擇拖延時的思考方式是什麼？」

以下將分別舉出這 4 大要素引發拖延的常見狀況，我們可以藉此找出拖延的成因，並運用一些小技巧來避免拖延的發生。

1.任務達成的可能性較低

許多人擔心自己完成的成果不如預期而感到焦慮，因此不斷拖延一件事情。這通常是一件較困難的事，他們不認為自己現在能把這件事做好，或者是他們害怕面對自己的失敗結果。這樣的心態使人不斷拖延，遲遲不肯著手進行這件事。

假如這是你的情況，試著將這個難度較高的任務拆解成數個小任務。如果你不相信自己能夠確實執行一個特定任務，你可以試著把它拆解成較小的任務，或者拆解成自己比較能掌控的部分，藉此增加執行任務時的自我效能感。

2.預期報酬的價值較低

除了難度過高而容易使自己拖延以外，另一個潛在的可能因素是預期價值的不足。當人們對一項任務所帶來的價值有越高的期待，就越不容易拖延；反之，當人們感受不到一項任務所帶來的價值，就越容易發生拖延。

當你發現自己總是拖延一件事情，試著反問自己：「我為什麼正在做這件事？」這或許可以帶來幫助。你可以暫時休息一段時間，重新思考：「為什麼這件事對自己而言重要？」這會幫助自己找出執行任務的原始動機，釐清這件事所能夠帶來的報酬。

3. 獲得報酬的時間點較遠

有些人總是到了截止日前夕，才認為某個任務是重要或是有價值的。在這種情況，試著把一項較為長期的任務分成多項的短期任務，並且找到方法在過程中不斷給自己回饋與獎勵。

你可以在這些小任務間安排休息時間，例如允許自己逛一下臉書、做一些瑣碎的雜事或是簡單的跑腿事項。利用這些時間來完成簡單的瑣事，一方面讓自己獲得成就感，另一方面也讓頭腦得到休息，藉此重新調整心智狀況，進入下一個小任務。

4. 個人易受影響的程度較高

假如你是個容易受外在因素影響的人，建議從你的環境開始改善，減少身邊容易干擾你的環境因素。例如，在工作或讀書時把手機放遠一點，關掉電腦上的通知，並且不要同時開超過10個分頁。

此外，也建議減少一心二用。多工就像是分心的孿生兄弟，我們許多人常常落入一個陷阱：試圖同時處理 2 到 3 個任務，並誤以為這樣會更有效率。事實上，多工意味著很難有一件事情被完成，這減少了完成一件事所帶來的成就感與滿足，並讓自己感覺沒有任何事被完成。

更好的做法是，花時間把一件事情徹底完成，之後便能結束這個任務，讓自己休息一下，接著調整自己的狀況，繼續進入下一個任務。

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參考資料
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本文由「SmartM人才培訓網」授權刊載，原文：全面解析「拖延」的 4 大成因！心理專家教你對症下藥