微軟最強簡報高手,披露最能打動人心的說服技巧,用簡報成功讓客戶「變心」,締造上億日圓業績!他的簡報,是客戶買單的關鍵因子,連續7年,在微軟官方舉辦的發表會上,得到聽眾最高評分殊榮。

微軟公司在全世界大概有12萬名員工,其中成績優異的12名左右會每年頒予「董事長獎」(Chairman's Award)獎項。頒獎儀式在可容納3萬人的體育館舉行。

2006年,我也成為董事長獎得獎者其中一人,站上這令人興奮的舞台。我是唯一的日本人,那個規模和衝擊,可說是我人生中最大的成功體驗。

其實會選中我,在微軟公司史上也是相當罕見的事情。因為董事長獎是給放眼世界成績優秀者的獎項,通常會選擇業務員或行銷人員。就評審委員那些幹部來說,因為必須從12萬人中挑選大約10人,如果不是業務員或行銷人員那樣「有明確成就的人」很難被選到。

但是,當時的我只是業務支援工程師(Pre-sales),業務支援工程師的工作內容是「對技術有純熟了解,協助業務進行」這樣的角色。我的得獎在公司內還成為一陣子的話題焦點,「擔任工程師的澤圓得到董事長獎!怎麼可能有那種事!」

到底是我的什麼部分得到了這樣的評價?

以我們所在的資訊科技領域來說,業務員雖然也會有最基本的知識,但進入高度的技術領域後就不是那麼容易理解了,更別說要對客戶說明會有多困難。所以微軟公司找來業務支援工程師和資訊科技顧問這樣的人,負責應付客戶對於技術上的問題,或是解說商品與服務。

而我因為「說明優異」「解說很好懂」「因為深入淺出的說明讓業績大幅成長」等理由而被認可,所以被董事長獎的評審委員選上。

換句話說,我的簡報讓我得到這份光榮。這股驕傲的心情對我來說是超越任何事的,那種興奮我到現在都還記得。

會簡報不是天生,我是刻意練習

在全世界超過12萬員工的微軟公司工作而且還得到表揚,也許各位會覺得我是個非常優秀的人,但其實不是這樣。

進入微軟公司之前,我在一家小型科技公司工作,以工程師身分開始我的職業生涯。在那個還沒什麼人知道系統工程師(SE,System Engineer)一詞和職業的時代,喜歡新事物的我輕率地認為「系統工程師聽起來還真酷!」而立志當一名程式設計師。

但是進入公司後才發現,比我優秀的工程師所在多有,很明顯的我是其中最不好用的員工。我必須比別人更努力學習技術相關知識、理論和技能,但因為我沒有基礎,所以無法理解比較難的部分。

由於處於這種情況,我知道我第一步要做到的,就是「讓產品說明變得連自己也能容易理解」。專家能馬上理解的內容,我得要分解成容易消化的小片段,懇切慎重地說明給自己聽,當時就是必須反覆花時間做這種事的狀況。

過了一陣子後,我周遭開始有了些微變化。公司內非工程師的人(對技術不甚了解的人)開始跑來問我,「你可以教教我這個嗎?」「你能不能跟我說明一下這個機能?」

當然我也是如同對自己說明那樣,以簡單易懂、懇切慎重的方式向他們說明。然後他們就會開心地對我說「專家的說明太難了很難理解,但你的說明讓人很容易懂耶」,漸漸地建立了口碑,接著就發展成「因為澤圓的說明很好理解,讓他跟業務一起去向客戶說明吧!」的狀態了。

人生真的很有趣,我因為是個失敗的工程師,才會注重「讓人簡單易懂的說明」這點,卻因此漸漸在公司嶄露頭角。

為了讓對方採取行動

轉職到微軟公司後我還是繼續磨練我的強項──將困難的事情說得讓人容易懂。

以「負責說明的工程師」身分和業務員同行,每天向客戶說明,沒想到後來時常發生客戶對我說「可以請你直接說明給上司聽嗎?」「我向高層預約了一小時,可以請你再和他們說一遍嗎?」的情況。

有業務經驗的人應該知道,能和高層見面是求也求不來的機會。我靠著「簡報」這項武器,得到和一流企業的高層或社長等,也就是有決定權的人陸續見面的機會。如果能在當場成功傳達出自家商品的價值,則馬上就能得到「決定導入該系統」或「就採購這套系統吧!」這樣的答案。我光是靠說明,就大幅增加業績。更重要的是,我透過每日的簡報學到越來越多「簡報上的重要事項」。

而到底是為了什麼而做簡報?這件事也讓我做更深入的思考。

目的之一,是明白。

向企業中有決定權的人做簡報,為的就是:「獲得對方的正面肯定」,這也是我被交付的任務。換句話說,我是為了讓對方採取行動而簡報。

因此從一開始就必須明確設定「我想讓對方採取怎樣的行動?」並朝著這點構成簡報的所有事項,做好準備、正式上場。

其實,這就是所有簡報的共通點,也是最基本的一件事。

「想讓對方採取怎樣的行動?」雖然這是非常基本的一件事,但這樣的「基本」能讓人變得多強,也就是說在明確意識後構成簡報,然後正式上場呢?如果你對這個問題沒有清楚的答案,那就應該從出發點再確實檢視自己一次。

對他而言是什麼樣的幸福未來?

想讓對方採取明確行動。雖然這件事真的很重要,但光是這樣還不夠讓簡報變好,因為事情沒有這麼簡單。

因為希望拿到契約,所以將「讓對方理解這個商品的優點」「讓對方理解這項服務的特色」這樣的想法來構成簡報,是否真能收到效果呢?

非常可惜,答案為「否」。因為這是我們單方面的理由,並不是對方原先想要得到的東西。

那麼,到底該怎樣簡報才能讓對方做出我們期望的行動?或是「想要行動」呢?我的簡報有個特色,就是告訴對方對他而言是什麼樣的幸福未來。

告訴對方,對他來說「會有什麼樣的幸福未來」。我注意到這才是簡報中最重要的要素。當你實際做簡報時,真的有清楚想像出對對方而言「會有什麼樣的幸福未來」,並確實傳達那樣的想像給對方嗎?這是簡報能否成功最重要的問題。

我們應該傳達的,不是商品到底有多優質,也不是自己在技術上的知識有多豐富,因為這些都不是客戶關心的事。對他們來說,重要的是「這能讓我遇到怎樣的未來?」「我們公司未來會如何更好?」

這些都是不僅止於業務的事,對從事企畫或開發工作的人來說,也同樣是最終極的問題。這份企畫或開發出來的商品「能讓未來生活多麼愉快?」「能讓社會變得多好?」如果簡報中沒有描繪出這樣「具有魅力的未來」,就無法使人採取行動。所以,無論我做什麼樣的簡報,都會從同樣的問題意識開始構想。

讓人忍不住想分享的簡報

大多數時候,都是對方窗口覺得「這很棒!」「我們很想導入!」卻無法馬上簽約,因為還必須經過「社內討論」或「說服上司」這樣的大工程。

這對社會上所有業務員、企畫人員、商品開發者來說應該都是「共通高牆」,就算我能傳達給窗口「幸福的未來」,他如果無法再向其他人傳達此事,那麼簡報的價值也無法提高。這麼終極的問題我也遇上了。

怎麼做才能傳播、擴散簡報的本質給其他人呢?我徹底思考這個問題,並反覆多次實驗。

我找到的其中一個答案是製造簡報核心這個方法,簡報中最核心的部分必須濃縮成「能留在心中的具象口號或句子」,至少這個訊息要讓對方覺得「可傳播」「可當傳話遊戲」「想告訴其他人」。

於是我扣緊了下面三要點來構成簡報。

‧引導對方採取行動(明確設定想要對方採取怎樣的行動)
‧描繪對他來說什麼才是幸福的未來
‧製造讓人想告訴別人、能夠傳播的「簡報核心」

確立了這個應被稱為「澤圓流」的簡報模式後,不僅使更多人聽完簡報後覺得有收穫,具體來說也為公司帶來更多業績。從另一方面來說,這也算是令我有機會獲得董事長獎殊榮肯定的理由。

書籍簡介_最強表達高手的攻心簡報術

最強表達高手的攻心簡報術:6大法則讓你說服聽眾,立即採取行動

作者:澤圓
譯者:李韻柔
出版社:先覺
出版日期:2018/09/06

作者簡介_澤圓

以工程師之姿,破天荒獲頒微軟「董事長獎」殊榮的微軟最強簡報高手。

日本微軟公司微軟科技中心負責人,每年進行200場以上簡報,不論是什麼類型的簡報活動,只要上台就能得到最高分數。

立教大學經濟學系畢業,曾於壽險公司旗下的資訊科技子公司工作。1997年進入微軟公司(現在的日本微軟),任職資訊共享方面的顧問工作後轉任業務支援工程師,歷任競合對策業務經理、雲端平台業務總經理等。2011年7月,就任現在職務。

著有《最強表達高手的攻心簡報術: 6大法則讓你說服聽眾,立即採取行動》 《讓客戶立即買單的簡明表達:日本微軟高層的精準溝通術》