因為我們能夠同時專注的數量很少,所以工作記憶的容量也不得不變少。

所謂「注意力」,指的是可以抓住東西的「手腕」,而記在工作記憶的狀態,就可以形容成被那隻手腕抓住的狀態。而關鍵的手腕只有7隻,甚至只有4隻左右。想想你平常可以同時專注的數量,這個手腕的數量應該雖不中亦不遠矣吧。

訣竅1:消除「好,我記住了!」的錯覺

「這件事很重要,我要記住」。注意力在這件事情上,就可以持續抓住資訊。例如嘴裡一直唸唸有詞「高橋工業,高橋工業,絕對不可以忘記」,這樣應該就不會忘記吧。

可是工作時新資訊如潮水般湧來。所以事實上,不論你多想專注在這件事情上,只要冷不防地有新資訊進來,大腦就會被新資訊吸引,轉移注意力,放開舊資訊「高橋工業」了。

如果是慢慢遺忘,還可在「糟糕,好像快要忘了,趕快先筆記下來吧(或是先整理一下吧)」的時候,祭出對策,可是這種遺忘卻是突如其來地發生,所以很難因應。

既然很容易忘,一開始就不要過度相信自己的記憶力。可是當注意「手腕」緊緊抓住一件事的時候,卻有強烈的「我真的記住了」的感受。而且這種感覺,和你記在長期記憶中的「記住了」的感覺一模一樣。

所以那是一種錯覺。而這正是「剛剛我還記得很清楚,怎麼突然忘了」的失誤原因。

職場就是新刺激和資訊活躍的舞台。每次有新東西進來,注意力就必須到那裡去,而且也必須掌握必要資訊。光是把資訊放在暫存處,也就是工作記憶中,並不表示記住了。

要消除記憶失誤的第一步,就是認識「現在雖然覺得確實記住了,但只要放開這隻手腕就會忘記」的工作記憶特性。

訣竅2:「立刻去做」,避免注意力失誤

最近一本銷量超過20萬本的暢銷書《結果,立刻去做的人得到一切》(藤由達藏著,方智出版)蔚為話題。「立刻去做」也可以減少注意力的浪費,是充分活用工作記憶的手段之一。

「立刻去做」就不用記,工作記憶因此獲得釋放,我們才能充分活用工作記憶。

此外只是想而不立刻做,因為無法預知未來,就算成功的可能性很大,也會越想顧慮越多,注意力因此不斷分散出去。

這麼一來,工作記憶就會滿載,常會做出一看就很像在找藉口的決定,如「不下結論是因為現在還不是下結論的時機」。

公司也常常開了許多次會之後,仍得不到明確的結論,結果還是選擇維持現狀。人類有動物的求生本能,趨吉避凶,天經地義。而且人類很聰明,要想出「不做的理由」,根本就是輕而易舉的事。

老把注意力放在看不到的「不安」和「風險」上,就無法注意到「可能性」,這也可說是一種注意失誤。

「立刻去做」就是不做不必要的考慮,把重點放在付諸行動上。只要行動,一定會有某些反應和結果。也就是把筆記寫在外部世界中。然後根據自己寫的內容,再次化為行動。我想大家應該可以了解,這麼一來,工作記憶會經常處於清爽的狀態,也就可以充分活用注意力。

「立刻去做」不等於「什麼都不想」。行動就是不在腦海中寫筆記,而是一邊寫在大腦以外的「世界」,一邊有效地思考。

訣竅3:一旦決定今天要做完,就算加班也要把它完成

越是處於不上不下的狀態,越會留在意識中,這就是心理學所謂的「蔡格尼克效應」(Zeigarnik effect)。

舉例來說,連續劇進入高潮時,突然來個請待下集分曉,觀眾一定很在意後續發展。這種現象就是蔡格尼克效應。

因此,如果想把什麼東西留在腦海中,就可以積極運用蔡格尼克效應。可是大家也知道「很在意」的狀態,其實就是占用注意力,因此如果目的是要減少注意失誤,就必須儘量減少這種不上不下的狀態。

觀眾當然無法左右連續劇什麼時候來個下集分曉。但自己的工作卻可以自己斟酌決定。舉例來說,一旦決定今天要做完這些工作,就算加一點班也要把它完成。這麼一來不但有成就感,大腦也不會累積壓力,還可以釋放注意力,啤酒喝起來應該也會加倍美味,心無罣礙,也能獲得良好的睡眠品質,第2天又可以順利工作。

把事情做完,不只對於眼前的工作來說很重要。比方說,因為隱瞞某件事,必須向上司道歉卻還沒做;有本書一直想讀卻沒讀;一直想去和某位經營者談談也沒去。只要是人,就會有一些未完成事項在心中。

不知不覺中,這些未完成事項可能已經占據了你的注意力。所以半年或1年一次,將自己在意的事或還未完成的事寫在「未完成清單」中,設定預定完成日,一件一件地解決吧!

這就是人生的待辦清單。

當然這些未完成事項不見得每件都有辦法完成,檢討後,有時或許也會做出不放在清單上的判斷。這樣也無妨。只要其中有一件事能解決,就一定可以減少注意失誤。

【書籍介紹】

日本全能記憶大師的高績效大腦工作術:一舉根除記憶、注意、溝通、判斷上的 失誤,提升工作與學習成果!
仕事のミスが絶対なくなる頭の使い方

作者: 宇都出雅巳
譯者: 李貞慧
出版社:商周出版
出版日期:2018/09/06
語言:繁體中文

作者簡介

宇都出 雅巳

TRRESPECT經營教育研究所代表。

1967年出生,東京大學經濟學部畢業。曾於出版社、顧問公司工作,後赴紐約大學攻讀MBA。返日後進入外商銀行,2002年獨立創業。研究心理學、記憶法、速讀三十年,並親身實踐。積極導入腦科學、認知科學的見解確立獨家溝通法、學習法。開設企業研習、商務人士講座,並提供個別指導。於著名的資訊網站All About擔任「記憶法」的介紹人。

主要著作包括《雪球速讀法》(智富)、《一分鐘快速記憶法》(天下文化)。