每次我問朋友為何想學習時間管理時,他們通常說出的話,我才發現,雖然表面上大家都有穩定的工作,但是心裡底層,卻藏有很大的恐懼感,追究其原因,是現代工作者面臨了以下的無形挑戰:

選擇太多改變過快,慢不下來→學會要事為先,列出夠少的事情
人生被社群、郵件、會議切割→練習把雜事加工為行動的技法
追求高標準,帶來更大挫折感→每日重開機找出你的生命漏洞
事業成功,但家庭關係受挑戰→如何設定一個值得擁有的人生?

簡而言之,我們面對歷史上最需要高效率的工作時代,手上擁有有史以來最有力量的各種工具,但是面對大量的訊息、複雜度愈來愈大的任務,我們沒有一套確實可行的方法。

要事為先,就是吃青蛙

李開復說:「每天清晨,我會把今天要做的事情歸納出來,做一個排序。我會依事情的『重要性』而不是『緊急性』來做排序。我會對自己做承諾,哪些事情這一天一定要做完,然後我會達到這個承諾。另外,我會準備一個『瑣碎事單子』,把一些瑣碎但是必須做的事情(例如回朋友電話、填某一個表格、讀一篇文章等),利用一天中時間的碎片時間(例如搭車、坐飛機、等下一個會議等)完成。」

聽過永錫演講的人都知道,這是課堂中我很常引用的句子,因為李開復先生「要事為先」這個準則和我在推廣的先吃了那隻青蛙是一致的,這篇文章,我們就是要討論這個概念。

每天起床吃掉青蛙的概念是我從一本書《想成功,先吃了那隻青蛙》(繁體中文版書名,英文版書名Eat that Frog!)得來的。由知名的激勵大師博恩. 崔西所著,是一本輕薄短小的好書,書中有3句話影響我最深。

1. 假如你需要吃掉兩隻青蛙,先吃最醜的那一隻。
2. 你要如何吃完一隻大青蛙? 答案是:一口一口吃。
3. 吃的青蛙越大,你所得到的活力越大。

守則1,早上就吃最醜的青蛙

第1個守則是,假如你需要吃掉兩隻青蛙,先吃最醜最大的那一隻。

我喜歡在中午休息時間去散散步,活動筋骨,這時候腦袋清明,一些可以激勵自己的話語常常在這時候進入腦中,我就常常想到九把刀的這句話「人生就是不停的戰鬥」。九把刀是一位台灣的作家,出了不少本書,拍了電影,是一個做事很執著認真的人。九把刀不能對著空白的螢幕發呆,要寫點東西來,這是他的戰鬥,作家不能只寫書,也要行銷、推銷書,這也是戰鬥。戰鬥不是和別人對決,而是和自己的惰性打仗,這是場不進則退的戰役。

我們一般人也是如此,學生需要的是面對考試,推銷員要去銷售產品,投資人要決定買進或賣出,上班族要面對主管交辦任務及潮水般的瑣事,家庭主婦也要煮飯打掃、洗衣拖地,沒有一個人是輕鬆的。

有時候我們懶得做、提不起勁去行動,每天過了一半還是覺得庸庸碌碌、充滿挫折,這是因為我們還沒有想到要先吃掉那一隻青蛙。或者有時候,我們努力振作,吃下的卻是最小的一隻蝌蚪。

我的意見不同,要吃就吃最大的青蛙,那接下來的一天就輕鬆了!因為最困難的事情已經完成。

如果我們總是吃下一些小蝌蚪、小青蛙,卻一直不願意面對大青蛙,拖拖拖到下午,此時精力也減低了(心裡告訴自己,現在我好累喔!),人也開始逃避了(心裡說:那明天再做吧!),這樣又過了一天事情卻毫無進展。因此,每天早上一起床就專心吃掉最醜最大的那一隻青蛙,是最好的策略。

小蝌蚪是指瑣事,大青蛙是指重要的事,如果只吃小蝌蚪,那永遠也無法完成目標,只有先吃下青蛙,事情才會開始完成。

守則2,不用一口吞下去

第2個守則是,你要如何吃完一隻大青蛙? 答案是:一口一口吃。

我們吃青蛙當然不是毫無方法的吃,舉例而言,我都在早上寫時間管理的文章,因為早上時妻兒都在睡夢中,我往往可以有2個小時自己獨處的時間。

一起床,先做一些例行的事情(清空收件匣,規劃每天的青蛙、蝌蚪等,這些行動也是這本書後續要跟大家分享的),接著便按下倒數計時器,提醒我持續不斷寫文章,直到完成擬定文章大綱,抓網路圖案、閱讀參考資料、開始寫各段落文字,然後編排校正、重點顏色標記、貼上相關連結,最後才貼到各個網路上,一氣呵成。

我很尊敬的姚仁祿老師曾經說過「生活就該像麥可.喬丹打籃球一樣,看起來是非常快速的切入上籃,但是他的『快』卻是用無數個『慢』組合起來。 」這是這麼意思呢?這其實就是吃醜青蛙的技巧,也是我上面完成每天最重要事情的方法。

看似複雜的工作,事實上可以分解成許多小的行動。

把大事情分解成許多小動作,那麼行動時我們只要掌握小動作的重點,不斷依序前進,讓自己跟著時間的節奏前進,透過在每一個小動作上保持專注狀態,持續推展大事情的進度,時間管理高手知道看起來很快很輕盈的動作,事實上做的時候,心境上覺得是很慢的。

為什麼?因為當我們想要驅動大事情時,那複雜的細節與壓力會讓我們容易迷失,可是如果把大事情分解成小動作,小動作相對簡單具體,就能讓自己更心無旁騖的專注在小動作上,這樣大事情看起來也變成簡單了。

這樣做,就能面對一天中最重要的事情,能夠一口一口把醜青蛙吃完,並向前推進。大事情看起來難以一口吞下,而且巨大的牆壁看起來有一種根本無法完成的壓力。但是如果切成一小步一小步行動呢?牆壁變成了一個一個磚塊,看起來就很好搬運了。

守則3,進入Flow 狀態

第3個守則是,吃的青蛙越大,你所得到的活力越大。真的嗎?或許你心中會有這樣的疑問,但其實只有真正具有挑戰性的大青蛙,才能在執行時激發我們一種「興奮投入」的工作狀態。

英文中有一個單字叫做「Flow」,在時間管理意即一個人完全沉浸於某種活動當中,無視於其他事物存在的狀態。這種經驗本身帶來莫大的喜悅,使人願意付出龐大的代價。

「『Flow』出現時, 一個人可以投入全部的注意力,以求達成目標!這時候沒有脫序現象需要整頓,自我也沒有受到任何威脅,因此不需要分心防衛,我們把它稱為『Flow』。」--Mihaly Csikszentmihalyi 正向心理學大師

進入Flow 狀態的3個步驟

首先,要有暖身的時間,先作一些小工作,輪替一下不同的小事,這就好像要開始典禮時,前面有些鋪陳的儀式接著,才進入完成每天最重要事情(吃青蛙)本身。

除此之外,記得要疲倦之前就要先休息,番茄鐘工作法讓我們每25分鐘有次休息

最後,我會在隔天早上寫日記檢討,從檢討中找出有哪些作法可以改善,讓下次要吃類似的青蛙時,可以有更好的方式。

吃掉的青蛙大,我們也獲得成就感,不只是因為我們完成結果:吃下青蛙的過程中,逐步建立一套良好的系統,並且吃大青蛙的過程獲得充分的「工作興奮」,於是我們的動能得以持續累積。

其實,吃青蛙的方法不只是一個實作練習,也同樣是一個「克服心魔」的方法,為什麼呢?因為,我們沒有發現挑戰最難的事情,才是最有趣。

【書籍介紹】

早上最重要的3件事:習慣並且去做,30天改變人生的行動魔法

作者: 張永錫
出版社:PCuSER電腦人文化
出版日期:2016/03/12
語言:繁體中文

作者簡介

張永錫先生

目前是時間管理講師。曾向美國時間管理大師大衛.艾倫(David Allen)學習GTD(Getting Things Done)時間管理系統,已經於兩岸舉行50多屆時間管理公開班,並為騰訊、聯發科、Google中國與北京清華大學MBA等知名企業與學術機構提供時間管理培訓。