改變運用時間的方式,是達成「有用的努力」的準備。方法有很多,但我希望各位先重新檢視自己是否陷入「時間=努力」的錯覺。

1. 還在用時間展現責任感?

雖然現在的狀況已經大不相同,但我剛進入麥肯錫的日本辦公室時,大家依然對長時間勞動習以為常。工時甚至長到連歐美辦公室的同事都覺得不可思議,「為什麼日本人要工作到這麼晚呢?」

造成日本工時過長的理由有很多。舉例來說,這或許是在高度經濟成長期,從早到晚拚命工作的上班族所保留下來的生活型態。又或許是因為受到長時間通勤的生活環境影響,讓上班族覺得提早回家也沒有足夠時間能夠享受私人生活,還不如把時間花在工作上。

我自己本身也曾與麥肯錫的夥伴討論過這個問題。我們認為當時日本辦公室工時過長的主要原因有2。

第1個原因是「日本企業如果不連方法(How)都決定好,就無法做出決策,所以有大量的工作必須徹底討論出結果,如此一來無論是客戶還是顧問,工作時間都必然得拉長。」

第2個原因是「用時間展現責任感」。花大錢請顧問對當時多數的日本企業而言是少見的舉動,而這些企業的員工,當然也都犧牲休閒時間努力工作。所以在多數情況下,顧問也必須透過「工作到半夜」「把時間徹底花在工作上」的方式來展現自己的責任感,否則無法獲得客戶信賴。

前者牽涉到經營形態的差異,不能說完全是錯的,但後者「長時間勞動很重要」的意識,卻是日本企業根深柢固的陋習(錯誤的思維模式)。

雖然現在加班本身沒有意義的觀念已經普及,但「時間=努力」的錯覺,卻出乎意料依然深植於日本上班族的腦海裡。

2. 回家再做比較輕鬆?

妨礙有用的努力的「障礙」,不是那麼簡單就能突破,但是我們有許多方法可以主動拋棄無用的努力。請先從自己做得到的事情開始,著手準備實現有用的努力。

最簡單的方法就是準時下班。「總而言之決定截止時間」是我在麥肯錫工作時,從老前輩身上學到的方法,而我也是這樣建議後輩。

「無論留下多少工作,晚上8點一定要下班。」
「就算該做的事情堆積如山,周末也絕對不工作。」

換句話說先決定結束的時間,再配合這個時間行動。如果時間一到就停手,無論是什麼樣的工作內容,剛開始都一定會做不完,工作也會停在一個半上不下的地方。

放著做到一半的工作就下班,一定會覺得不安吧?就算周末放假休息或出去玩,也會在心裡掛念工作擺著不管似乎有點不妙。但是請你忍住,堅持準時下班。最重要的是如此一來能夠促使你認真思考「該如何在有限的時間內完成工作?」

人就算理性上能夠理解提高效率比較好,也很難改變做事方法。

「用心工作,早點回家」雖然是一句美好的標語,但我們即使聽進去也很難實現。因為就某種意義而言,多工作幾個小時比改變工作方法更輕鬆。

請想像一下開車到遠處兜風,結果回程時卻因為高速公路大塞車而被卡得動彈不得的情況。用心工作早點回家,就像是在大塞車時為了早幾分鐘到家,而利用導航與地圖,想辦法擬出一條脫困路徑。沿著高速公路走走停停雖然比又是調查、又是思考,想盡辦法找出脫困路徑來得輕鬆,但理所當然花的時間也比較多。

但如果有了實際的限制,用心就不再是標語,而是「必須做的事情」。

當目的不再只是「總之回得了家就好」,而是「必須在幾個小時內回家」,就不得不想辦法擬出一條脫困之路。換句話說有了這樣的限制之後,人才會開始準備實現有用的努力。

3. 是整理資料,還是產出「廢紙」?

假設你被上司叫去開個簡單的會,討論目前手邊正在進行的工作,而現在距離開會還有一點時間。

有些人在這時候,會不管三七二十一就將自己負責的部分整理成書面資料帶去,譬如整理成2張A4紙。這種準備周到的行為乍看之下相當了不起,然而真的稱得上是有用的努力嗎?

一聽到開會就反射性的製作書面資料,是束縛住許多上班族的「緊箍咒」。

我在麥肯錫的時候,周遭的年輕顧問在與客戶開會或與我開會時,也絕對不會空手出現。他們幾乎每個人都會準備一些資料。

但是「不管三七二十一」製作的書面資料,只是在浪費時間而已。嚴格來說這些「不管三七二十一製作出來的資料」與其說是產出,還不如說就是幾張廢紙。為了製作幾張廢紙而浪費寶貴的時間就是壞的努力,除此之外什麼也不是。

這些人之所以會製作「廢紙資料」,是因為烙印在潛意識中「資料等於工作」的觀念,以及先入為主覺得「空手等於沒有準備」的想法。草案也好、草稿也好,雖然名稱各不相同,但花時間製作資料,還是會帶給人認真工作的錯覺吧?

資訊不足也是產生「廢紙資料」的原因。無論是和上司開會的資料也好、給客戶看的企劃書也好,有些人還沒準備好製作文件所需的資訊,就不管三七二十一開始製作書面資料。也有一些上司會隨口命令部下「總之先試著製作些草案吧!」

但部下製作資料時,如果沒有明確理解上司的意圖或是會議的目的,製作出來的資料就會被上司指責「缺少最重要的資訊」或是「搞錯了前提」,最後導致不得不重做。這時部下才終於重新製作出正確資料,但為了製作那些「不管三七二十一的文件」所耗費的時間,就全部浪費掉了。

努力的品質好壞雖然與公司的文化、上司的個性及本人的個性有關,但如果資訊流通不順暢,就會產生這種無用的努力。很多公司不都陷入這種上司沒有充分傳達,部下也不敢要求正確資訊的惡性循環嗎?

如果想要避開「製作不管三七二十一的文件」的錯誤努力,有3項重點必須注意。

1)果斷做出開會就要空手的決定。這麼一來你應該就會發現原本帶了多少廢紙。

2)如果你的立場是主管,首先應該一開始就致力於傳達正確的資訊。能夠做到這點就會省下許多浪費時間的狀況。

3)如果你的立場是部下,則需要進行詳細的確認。你可以直截了當地問主管「製作資料的目的是什麼」「必須強調哪個重點」。因為主管擁有的資訊量壓倒性的多,所以原本就應該向他們確認這些問題。

花龐大的時間製作大量的文件,不代表能夠交出高品質的成果。「在成果相同的情況下,盡可能縮短耗費在上面的時間、精力並減少文件量」這樣的想法才是有用的努力。如此一來應該能夠製作出論點明快,而且製作起來省時、閱讀起來省力的完美資料,並且讓資料在會議中得到充分運用。

【書籍介紹】

終結低等勤奮,麥肯錫菁英教你有用的努力
マッキンゼーで25年にわたって膨大な仕事をしてわかった いい努力

作者: 山梨廣一
譯者: 林詠純
出版社:先覺
出版日期:2017/10/01
語言:繁體中文

作者簡介

山梨廣一

1954年出生於東京。東京大學經濟學院畢業,史丹佛大學商學院MBA。

原本任職於富士軟片,1990年跳槽進入麥肯錫公司。1995年成為合夥人,2003年成為資深合夥人。曾協助過零售業、消費性產品製造商以及其他業界的企業進行戰略構築、組職改革、市場調查、實戰改革等,在麥肯錫日本分公司中擁有最豐富的顧問經驗。

2010年至2014年在東京大學工學研究所技術管理戰略學組主持「企業戰略論」講座,也在東大擔任「消費論」講師。

2014年離開麥肯錫之後,在永旺股份有限公司擔任執行董事,後來任職特別顧問。2016年成為驪住集團董事。

著作包括《Provocative Thinking 刺激性思考》《簡單的戰略》(以上為東洋經濟新報社出版)、《麥肯錫 價格》(合著)、《專業的市場調查》(以上由DIAMOND公司出版)、《新成長戰略》(合著,NTT出版)等。