回到2004年,當時的黑莓機還叫做快克莓機時,波士頓顧問集團(Boston Consulting Group,簡稱:BCG)同意進行一項危險的實驗。

先讓你了解這個實驗的背景:波士頓顧問集團是一家全球性管理顧問公司,有1.2 萬名員工,客戶包括世界各地龍頭企業,營收高達50 億美元。

一般來說,波士頓顧問集團的顧問群隨時待命,準備回覆來自各時區、腰纏萬貫的客戶,所詢問的策略建議或數據分析。「他們必須把黑莓機放在床頭櫃上,手機一震動,他們就會醒來。」該集團資深合夥人馬修.克蘭茲(Matthew Krentz)說。

這正是行動科技的目的:創造日夜待命的勞動人口,讓生產力最大化,對不對?

不對。克蘭茲及其在波士頓顧問集團的高層主管隨後發現,不間斷的聯繫短期很有利,但長期就不行了。簡而言之,這些顧問全都累翻了。

「我們發現,雖然我們能夠吸引最佳人才,進入波士頓顧問集團工作,但3 年至5 年後,等他們發現這樣的生活再也撐不下去,就會紛紛求去。」克蘭茲說。該公司出現很嚴重的人力問題。

花錢讓員工休息?長期留任機率提升至75%

於是,克蘭茲和同事決定,讓哈佛商學院的研究人員,把他們當作時間管理的白老鼠。萊絲莉.普羅(Leslie Perlow)教授請其中一個小組的顧問,做了一件很激進的事情:在週間休息─不工作、不查看電子郵件、不接手機。事實上,她建議他們:「做些放鬆的事情。」

這些顧問非但沒有鬆一口氣,反倒恐慌起來。因為波士頓顧問集團的工作節奏,就是頻繁查看電郵,一旦有需要就得取消和親友之約,或多數人乾脆完全不安排工作以外的事。普羅要他們放心,會有另一組人幫他們接電話,他們不會被客戶或公司處罰。

於是,他們姑且一試。

每位顧問選擇一天完全置身於工作之外,並克制自己不去查看電子郵件,或以任何方式回覆組員或組長。反之,他們要去運動、烹飪,或者在家陪伴家人、見見朋友。

以下是實際發生的情況:

「這些顧問不僅找回了他們的個人生活,回到辦公室後,組員之間也開始更頻繁交談。由於他們得互相代班,也開始更常溝通,讓彼此隨時透過一對一,或團體對話交換訊息。

這項實驗的附加好處落在更大的格局,暫時從工作抽身,減少在瑣事上浪費的時間,不再心煩於整理會議紀錄或修訂圓餅圖等。他們在規劃和排定優先事項方面,都有更好的表現,據報也腦力激盪出更多解決方案。」

實驗結果效果極佳,於是之後的十多年間,這項計劃持續沿用於波士頓顧問集團中,全球78 個辦公室的數千個團隊,他們將計劃取名為「可預測性、協同工作與公開溝通」(簡稱PTO)。

克蘭茲說:「據說,這些促進小組長期留任的可能性因此提升至75%。」該公司不再需要支付高薪,讓高階顧問隨時待命,而是付錢讓他們避免職業倦怠,而且要定期斷線。

此外,波士頓顧問集團更連續7 年,蟬聯《財星》(Fortune)雜誌「百大最佳就職企業」。其中連續6 年,都名列前五名。

讓員工在家裡也處理公事,別怪他上班想私事

科技對於職場的助益,正是增加效率和生產力。但凡是那些不斷查看電子郵件的人都知道,數位領域會讓人沉迷。 許多工具可以讓我們隨時隨地工作,但也能輕易讓我們在工作中轉移注意力。無論是Gchat 的對話,還是一直出現的新郵件通知,我們已經變得接受,甚至期待常常被干擾。

根據干擾專家馬克的研究,我們每次回應鈴聲通知或對話框,平均就得花掉23 分又15 秒,然後才再回到工作上。難怪我們終於完成任何計劃或報告時,感覺都像奇蹟一樣很不真實。

種種分心情況對我們傷害最大的,是深度工作力。喬治城大學電腦科學系教授卡爾.紐波特(Cal Newport)在著作《Deep Work 深度工作力》(Deep Work)中,把這個名詞定義為:專注於高認知需求任務而不分心的能力。他寫道,這種讓人能鑽研複雜資訊的能力,是我們經濟中最有價值的技巧之一,但同時又變得越來越稀有。

哥倫比亞商學院認知心理學家瑪麗亞.梅森(Malia Mason)著手研究,競爭動機如何影響我們的判斷和選擇。她發現,雖然無所不在的科技干擾,是多數人專注力消退的原因之一,但真正的罪魁禍首,是行動裝置造成公私不分的生活步調。

員工隨傳隨到、離開辦公室還在想工作,這對老闆來說似乎是一大福音,但缺點是:員工在上班時,也在想著他們的私生活。

梅森自己也發現:「我坐下來從事專案或解決工作問題時,會突然想到得幫兒子的午餐準備紅蘿蔔⋯⋯我們已經越來越難界定公私領域了。」

工作與生活融合,正是許多科技進步的目的。但如果我想要做任何比回覆電郵和簡訊更重要、更有趣的事,就必須做出明顯區隔。梅森說:「問題不在於科技,而是我們如何使用它。目前的困境是,科技占據我們有限的注意力,而不是給我們心理空間,以產生卓越思想。」

能忍受沉悶,就能成就卓越

我們使用科技來滿足膚淺的生產力概念,比方說刪除電子郵件等,以至於阻礙深度思考及其所產生的創造力。榮獲麥克阿瑟天才獎(MacArthur Genius Grant)的《廣播實驗室》(Radiolab)主持人傑德.阿布拉德(Jad Abumrad),對這種情況相當憂心。

阿布拉德把自己的成就,歸功於父母在小時候逼他練鋼琴,當時一個人在小房間,只有鋼琴為伴,逼得他只得專心,為長大後的成功奠定基礎。

書籍簡介_越無聊,越開竅:無所事事更能釋放你的創意與效率

作者:瑪諾什.佐摩羅迪

譯者: 劉復苓

出版社:天下雜誌

出版日期:2018/08/01

作者簡介:

紐約公共廣播電台(WNYC)《寫給自己》(Note to Self)節目主持人兼總編輯,該節目專門談論人類與科技。瑪諾什每週會在節目中,透過實驗或與專家、聽眾對談,找出你我生活中因科技產生的新問題。她在工作上表現相當亮眼,因而獲獎無數,其中包括四度受到紐約記者俱樂部(New York Press Club)表揚,媒體女性聯盟(Alliance for Women in Media)於2014年提名她為傑出主持人。閒暇之餘,瑪諾什會上推特@manoushz,並透過呼吸練習淨化身心,目前居住於紐約市布魯克林區。