坦白直率固然是優點,但言語其實也需要包裝,比如說:「喂,讓開!」就不如:「你好,請讓一下好嗎?」的效果好。懂得說話技巧的人會將話語加上包裝,把原本不中聽的話修飾一下,讓人聽了不反感。跟員工說話時也一樣。

比如有一個主管,對於下屬什麼事都要請示的情況不太滿意,但是他並不直截了當地命令大家分層負責,而是在開會時說:「我不是每樣事都像各位那麼專精,所以今後簽公文時,請大家不要問我該怎麼做,而是建議我要怎麼做!」

還有一個部門經理說話也很有技巧,當他要在找下屬到辦公室時,從來不說:「到我辦公室來!」而是說:「我在辦公室等你。」這兩個人都巧妙地把自己的位置由「主」改成「客」,由真正的主動變成被動狀態,當然就容易贏得下屬好感。這就是包裝話語的藝術。

我朋友志偉是一個很會說話的人,深受下屬愛戴。他每次分配工作時都會把員工叫到辦公室,像隨意聊天一樣問問他們的工作進度,然後再不經意地說一句:「你看,這個工作你做得很好,另外有一件事也需要你協助。」在下屬心裡飄飄然時再把工作交代下去。

他非常懂得鼓勵下屬的技巧,總會讓他們覺得自己很重要,營造出公司少了他們,工作就無法進行下去的樣子。於是,員工們個個都充滿幹勁、信心十足,面對任何工作都樂意全力以赴。

有一次,一個下屬因為疏忽,在企劃案中沒有考慮到公司的重要利益,差點讓公司蒙受巨大損失。志偉把對方叫進辦公室,只是簡單地說:「你一直是我的得力助手,我知道你一定很內疚、懊悔這次的失誤,也知道自己要改進的地方在哪裡。所以,下不為例好嗎?」說完之後就絕口不提這件事。這次的談話讓下屬對他充滿感激,之後工作時也更加認真、勤奮。

志偉根據自己的經歷總結出一些原則,他認為要做一個高明、有人緣、口才好的管理者,保持平等的姿態是根本原則。身為主管,你要擁有跟下屬輕鬆對話的能力。想讓他們工作更積極,就不要用自以為是、命令、訓斥的口吻說話,而是放下架子,以平易近人的方式與他們相處。

當員工不認同主管的意見時,最好不要擺出威嚴:「你們是怎麼搞的?有你們這樣做事的嗎?」這樣反而會引起反感,畢竟大家只是工作上的關係,員工並不是主管的僕人。

在此基礎上,給大家下面3點建議:

一、分配任務時,把「你們」改成「我們」。一位主管對員工說:「你們必須馬上弄清楚狀況,處理這個問題。」大家很不情願地分頭進行去了。同樣情況下另一位主管卻說:「我需要大家盡快弄清楚狀況,我一個人沒有辦法處理好,但是只要我們齊心協力,就一定能扭轉局面。對不對?」讓員工感覺管理者和自己站在同一陣線,就會盡力達成目標。

只要有一點小小的改變,這個訊息的意義和影響就會大不相同。「我們」這個字眼,包括了管理者與所有面對這個問題的人,而「我一個人沒辦法處理好」這樣坦露心聲的說法,使管理者不再高高在上,就能讓下屬產生同理心。

二、把「我不同意」換成「你再想一下怎麼做會更好」。直接說「這樣不好」,不如說「如果……,是不是更好?」提供對方更多可能性或建議,會比強硬直接給意見更容易讓人接受。

直白地表示不同意通常會讓人感覺受挫,但如果只是提醒對方是否能有更好的辦法,對方多半都能領會你的意思,察覺到的確還有改進空間,也不會傷及他的自尊心。

三、把模糊的目標轉化成大家的實質利益。與其說「我已經擬定了一個計劃,這個計劃能幫助我們達到更好的業績。」不如說「我想到了一個對大家都有利的工作方式,執行上會更有彈性,能展現出每個人的工作成效,而且業績和收入也會相對提高。」

每個員工都需要一個讓自己每天都能振奮心情的工作目標,如果管理者能讓下屬清楚知道自己將有什麼樣的收益,大家就會齊心協力去努力。

(TIPS)站在「我們」的立場,引導員工思考,會比直接指責錯誤來得更好,也會讓員工願意付出努力。