剛被拔擢為部門經理時,我還不熟悉當一位主管,該具備什麼能力或專業,甚至對各種事項中應扮演何種角色更外行。

一次執行長交代一個專案給我,他説:「紀香,此案很重要,攸關客戶跟公司未來的長期合作關係,能不能在後續跟客戶再合作更大的案子,端看這次我們的表現,請務必克服所有難關,想辦法將此案做好。」執行長說完的當下,雖然心情相當興奮,被委以重任處理大案子,表示能力備受認同,可隱藏在背後的問題,卻令我格外擔心。

執行長看我面有難色,於是他問:「有何顧慮之處全說出來吧!別考慮我的想法,先溝通清楚,以防開始執行後產生更多疑惑。」聽執行長如此一說,我順勢把自己的想法,全部傾吐而出。

「從現況來分析,目前公司人手不足,而且招募人員已經一段時間,人手依舊非常吃緊,尤其各個部門都在搶人力資源,要是做這個案子,我怕人手不足,無法按時交件。」執行長問我:「既然如此,你有什麼建議呢?」我回執行長:「我想,首先將其他專案的人力分配過來,然後加快招募人才的速度,讓專案盡快啟動。」

執行長帶點懷疑態度看著我,他說:「雖然是個大案子,對公司非常重要,不過其他正在執行的案子同樣重要。你想從別的案子調人手過來做,這會造成其他案子無法繼續,此做法我相信其他專案經理不會同意。即使他們同意了,被調派過來的執行者,同時要處理多個案子,相對執行品質不佳,這點你有想過嗎?」

我有點耍賴地說:「執行長交了個大案子到我手上,不就是要我處理解決?我提出人力調派需求,難道不對嗎?」執行長面色不好地回:「你的要求比較像是我授權給你,讓你能夠從別的專案之中調派人手過來,然後忽略那些本來就在做的人。他們情緒不會受影響嗎?工作被中斷會高興嗎?」

執行長苦笑看著我,他說:「紀香,你只有告訴我一種做法,那個做法叫做調派現有其他專案人力來支援,然後同時招募人力。但我回覆之後,你則呈現出一副沮喪失望的模樣,這樣的談話與討論,對本案發展有幫助嗎?我已跟你說明人力調動問題,你必然清楚,可是你的思路到此為止,沒有再提出更有建設性的想法。」

我有點不甘心,被執行長這麼一講,好像被他否定,我立刻回他:「但公司現況如此,眼睜睜的事實,怎麼否定?有限資源下,不應該在專案的重要上做排序?將比較重要的專案調派較多的人力過來嗎?」執行長又再問我一次:「那其他的專案呢?叫他們自己想辦法?」

我們的對話,彷彿落入無止盡的循環。執行長口氣一沉,說:「做人做事,誰不會遇到兩難棘手的麻煩?誰不會碰到矛盾又衝突的困難?關鍵在怎麼看待問題,有沒有處理問題的方法,有無盡力動腦想出克服問題的作法,而不是在同一個問題上糾結著。你現在只是在鑽牛角尖,並沒有在解決問題!」

我像是鬼打牆,又強調一次:「怎麼會沒有!我有提出建議作法啊!但是你覺得不行!」執行長看我特別激動,似乎要翻桌了,他要我冷靜下來,然後說了一句:「所以照你所說的,人力調派過來問題就解決?」

我止住脾氣,口氣稍微放緩,回執行長:「應該吧。」

執行長再問:「他們手上沒有完成的專案,缺少的人力,你要如何向每個人說明?難道是用你手上的案子比較重要,而且是執行長指名的大案子,因次要每個人諒解你,再交由他們去跟客戶道歉,向客戶說明案子可能會延期,進而造成公司其他專案的收入變慢,更嚴重時被扣款囉?按照你的作法,所有後續的問題公司概括承受,而你只需要完成大案子就好了,是嗎?」

聽了執行長的說法,我停了好幾秒,看著地板沈思。執行長講的有其道理,如果我只是自顧自想完成手上的專案,其他案子不可能不被影響,他們遇到的問題會跟我一樣。

執行長看我沒再爭那口氣,他說:「藉由此會議,你會發現自身問題與狀況在哪,這也是我為何要將大案子交給你。我知道你有想法、有天份,但你要更謹慎、更仔細思考、推敲,面對各種問題,尋求多元解決方案。

像是,考慮專案外發同時,再找外部派遣公司、協力廠商,看有無其他公司能調派人手來支援,即使成本較高,為了要推動案子繼續進行,都是可嘗試管道。同時,再調派一小部分內部人力作該案暫時先發單位,待派遣公司的人到位後,可快速轉手給他們,等到他們專案執行到一個段落後,我方人力資源有多餘時,再來由內部做監督的同仁們,協助轉移跟接軌,如此作法不也是一種可能性嗎?」

聽完執行長的建議之後,發現身為部門經理的我相當不成熟、經驗不足,徹底展現沒用腦思考解決問題的缺陷。執行長説:「做任何事,必當碰上許多狀況,而我們的專業應該用在如何解決問題。在短短時間內,多數人通常能提出一些想法跟看法,可是有時解決問題,不會只有單一維度的思考,偶爾需要多維的想像,找出各種可能性,用你的想法變成作法,進而征服眼前困難。

你不能線性去看待眼前的事物,然後在你的想法被否決掉之後,用賴皮、幼稚的方式來回應,那都無濟於事。我們不論成長到幾歲,職場升到何種位階,處理事情的樣貌都差不多,每個人每天都在解決各式各樣的問題。」

「不要把問題當問題,問題自然就不會是問題。」執行長瀟灑說著。

「好比我在經營公司時,常會有人跟我說這不能做、這辦不到、這不可能,這些話每天都會聽到好幾回,如果我按照他們的說法照單全收,或許公司早就收掉了,更不可能走到今天。你知道我是怎麼熬過來的嗎?」執行長問我,而我一副狀況外的模樣示意不懂。執行長説:「謝謝他們啊!」我突然皺起眉頭看著執行長:「謝謝...他們?為何?」

「因為他們告訴我問題在哪的同時,等同告訴我哪邊需要補強,包含他們本身與我自己!既然知道哪邊不足、哪邊有狀況,那就往哪邊去加強,或是換條路繞過去,找到另一條路,用想法產出方法,再用方法駕馭作法。正因人們知道自己哪裡有缺陷,所以面對自己沒有自信或無法解決的麻煩時,才會說出偏負面言論。」執行長高亢說著,問題,而非遇到狀況就退縮、碰上困難就退後;公司要成長且茁壯,全看解決問題與達成目標的能力,這能力是實際。

成為解決問題的人,不然就會成為被當問題解決的人。