這算開會嗎?不像會議的會議:糖果屋經驗

ReadyLearn 是一家大型的國際顧問公司,公司裡面對面的開會愈來愈少見了。過去十年間,為了精簡營運,公司盡可能縮減了辦公空間,讓員工在家上班

卡洛琳.坦南(Caroline Tennant)是這家顧問公司的副總裁,她每週有三天進辦公室上班,其他兩天在家裡透過Skype 開會。無論是在家上班或是進辦公室,每天她都會開八到十場的會議。在家上班時,偶爾她必須在凌晨四點起床,透過Skype 跟國際團隊開會。她指出,這種會議對男性來說總是比較有利,因為她覺得面對螢幕以前,還是得先上妝。科技使她現在整天都可以安排國際會議,但這種緊湊的步調使她沒有時間好好地思考。她也說:「科技提高了我的工作效率,但我知道我的思考品質大不如前。」這番說法清楚點出了問題所在,她說的是:科技使她覺得自己更有效率,但思考品質下滑了。

每天八到十場會議幾乎占了坦南一整天的上班時間。所以,為了因應工作所需,每天她都要挑兩、三場會議,一心多用地做點別的事。問題是,挑選什麼會議好呢?最明顯的選擇是電話會議。坦南說,在那種會議上,她偶爾會發言,但心思放在電郵上。其實不只她那樣做,在這家顧問公司裡,大家都認為開電話會議時,可以順便處理電郵或使用即時訊息。漸漸地,大家覺得面對面開會也可以這樣一心多用,尤其是那種讓大家了解專案進度的會議。

坦南說,在那種進度會議上,專案組員共聚一堂,相互寒暄,接著就開始各忙各的電郵了。在這家顧問公司裡,很多會議其實都不算是真的在開會。

坦南描述她在進度會議上的行為,聽起來根本是大學生「三人法則」的職場版,亦即一群人交流時,確保隨時都有少數幾人以輪流的方式參與對話。坦南說:「會議的主持人知道,他是在對一群處理電郵的人說話……我則做好份內該做的事,隨時注意周遭的狀況,以確保主持人有說話的對象。」換句話說,她會先確定有人抬著頭看主持人,她才會低頭去處理電郵。

ReadyLearn 的情況並不罕見。在《財富》評選五百大企業中,有八五%的企業是全球最大電話會議軟體供應商的客戶。這家軟體供應商研究了大家開會時在做什麼,結果發現:六五%在做別的事情,六三%在處理電郵,五五%在吃東西或烹煮東西,四七%在上洗手間,六%同時進行另一場電話會議。

三十六歲的達瑞斯.萊勒(Darius Lehrer)是ReadyLearn 的經理,他一語道盡了會議的禮儀:「你進入會議室,倒一杯咖啡、打開筆電工作,聽到有人叫你的名字時就發言,然後繼續使用筆電。好的會議主持人會在叫你的前五分鐘,先對你使個眼色,讓你有時間結束電郵,準備發言。」

AJM律師事務所的李絲特很納悶,既然同事開會時都在處理電郵,她又何必對他們做簡報呢?在ReadyLearn 顧問公司裡,萊勒也有同樣的疑惑:「那種情況讓會議主持者很洩氣。如果你是做簡報的人,你根本沒有做精彩簡報的動機,你會不禁自問:『我講這些究竟是為了什麼?根本沒有人在聽。』大家發言只是為了『留個紀錄』罷了。」當大家是為了留個紀錄才發言時,通常不會注意聽他們之前或之後的發言,開會只是在展演傳統會議的形式罷了。

四十四歲的納爾遜.拉比諾(Nelson Rabinow)也是ReadyLearn的經理,他描述了他如何因應會議上與會者心不在焉的情況。「開會時,我知道大家都只是偶爾聽一下會議的內容,不只我如此。所以輪到我發言時,我會總結一下我聽到的一點資訊,我也鼓勵其他人這麼做。」換句話說,拉比諾其實是在建議一群心不在焉的開會者,善用集體智慧來合作一個專案。如果每個與會者都總結一下自己聽到的內容,也許「會議標記」會自然浮現,成為大家共同的記憶。就像《糖果屋》童話那樣,把麵包屑撒在路上,以便有跡可尋。

拉比諾說,會議標記可以是「摘要標語」,也可以是照片或替代想法的圖像。連串的圖像會形成一種模因軌跡(meme track),有助於傳遞會議上的重點。有時模因軌跡不僅可以發揮麵包屑的功能,也是大家預期參與對話的方式。

我採訪了矽谷的軟體公司哈特科技(HeartTech)。參與焦點團體訪談的員工抱怨,公司會議的議程排得太滿,會議中根本沒有機會發言。我和這家公司的領導高層討論了這個問題,他們指出,會議上除了大聲發言以外,同時進行的虛擬網路交流幾乎都有模因軌跡。模因軌跡讓無法參與現實對話的人也能跟上,同時感受到自己的參與。此外,那也讓他們有機會評論會議議程及其他與會者的意見,甚至是高層的意見。他們可以用幽默的方式互動,例如以有趣的照片和動畫來表達。

模因軌跡的出現,一開始是為了彌補有些人無法參與對話的遺憾,但某些人後來表示,模因軌跡對他們來說跟對話一樣重要,或許比對話還要重要:「它可能比面對面的交談更有表達力」、「那對不太敢發言的人來說有助益」、「那種方式可以一針見血,直指重點……把模因和傳統對話拿來相比時,我不希望兩者只能二選一。」

在哈特科技及其他公司裡,關於模因的討論都出現一種類似的模式。一開始大家覺得那是一種科技應用,例如使用模因來創造一個輔助的交流平台,作為一種替代品,聊勝於無。

在這種情況下,它被用來解決會議時間短,不是每個人都有機會發言的問題。但後來這種權宜之計又多了一種新定位,以哈特科技為例,他們說不敢參與對話交流的員工有機會透過這種方式參與。接著,大家又提到那句老話:一張圖更勝千言萬語。模因軌跡與這句話特別有關,「它可能比面對面的交談更有表達力」,這種「聊勝於無」也許還更好。

我想起那群邀請我加入WhatsApp 群聊,以便「親眼目睹」他們在想什麼的波士頓學生,他們對模因也非常熱中。他們就像哈特科技的管理高層一樣,聲稱他們分享的圖片和說話一樣重要,但這群年輕人也坦言,他們不習慣電話交談或面對面聊天。所以,模因究竟真的有助於溝通,還是幫我們完成我們做不了的事?

任何組織裡,都有某些想法是只能用言語表達的,某些衝突是只能用言語解析和化解的,我們必須想辦法讓學生和員工參與這種對話。模因軌跡無論內容再怎麼豐富或多有顛覆性,效果還是有限。

書籍簡介_重新與人對話

作者:雪莉‧特克
譯者:洪慧芳
出版社:時報出版
出版日期:2018/07/20

作者簡介

雪莉・特克Sherry Turkle

麻省理工學院科技社會研究教授。投身科技心理研究超過三十年,是訓練有素的社會學家,也是擁有執照的臨床心理學家。著有研究「科技與人」的經典三部曲:《電腦革命:人工智慧所引發的人文省思》、《虛擬化身─網路世代的身分認同》、《在一起孤獨:科技拉近了彼此距離,卻讓我們害怕親密交流?》。曾榮獲古根漢獎、洛克菲勒人文獎、哈佛百年紀念獎章、美國人文與科學院院士資格。