小齊開始工作後,覺得最大的困難就是:「時常不知道該怎麼做,才可以讓主管滿意?」

雖然小齊自認自己願意學習、也肯努力,但當做錯事時,主管大罵小齊,例如:「你為什麼要把問題都丟回給我?」「不要給我找麻煩好嗎?」「你要練習自己找辦法,不要動不動就問我,這麼依賴我,都沒有自己解決問題的能力!」這些話,總是會讓他焦慮、當機很久,而且失去判斷的能力。

有次,客戶打電話給公司,問為何應該送到的貨還沒送到?主管對小齊說:「去問問發生什麼事?」對於主管的指令,他想再問清楚一點,也想問主管廠商的電話,但又怕被主管罵說自己太多問題,於是小齊硬著頭皮打給客戶,問客戶貨品的名稱、何時該送到、還有貨運公司等。

結果,客戶認為自己根本不需要回答這些問題,打電話給主管抱怨。主管立刻把小齊叫進去大罵一頓:「我叫你處理客戶的問題,不是叫你把問題丟給客戶,你問這麼多幹什麼,為什麼不要直接來問我廠商的電話,直接打給廠商問,你邏輯有沒有問題啊?不知道怎麼做,至少先問問我,不要不懂裝懂好嗎?」

被罵了一頓的小齊,雖然覺得委屈,但是也知道主管的提醒沒錯。只是,之前時常因為問太多而動不動被主管罵,使得小齊越來越習慣「我自己想辦法好了」的工作態度,他也分不清楚:「究竟,我什麼時候可以問主管,什麼時候應該自己想、不該問主管呢?」

如果你跟小齊有同樣的困難,時常覺得主管指令不清,覺得自己怎麼做都不夠,面對主管的責備與情緒,也時常感到焦慮與壓力很大時,或許,你可以先思考以下幾點:

一、不需收下主管的責備與情緒

當主管的工作壓力太大、身體狀況或是個性特質,都很可能會影響他們的情緒控管能力,這時候,主管不一定能包容錯誤或「不會」,可能出現較多的情緒與責備;甚至,有些主管很習慣「我一定要罵你,你才會記得」的金科玉律,面對員工的錯誤時,會說出較傷人的責備話語。

遇到這個情況,請記得:「主管的情緒是他自己的,不是我需要負責的。」

練習收下主管的提醒、建議與做法,將這些主管的經驗化為自己的資源;但不需收下主管的責備與情緒,因為很容易傷害你的心情與自我感受,也可能讓你在工作上過於焦慮,越來越不敢嘗試與學習,而只敢做最安全、最不會被罵的事情,而限縮了你的成長與發展。

請練習建立與主管間的「情緒界限」,負起你工作的責任,但不負責安撫主管的情緒,也不需將對方傷人的話帶回家傷害自己;將主管的情緒還給他,你才有機會做好自己的工作。

二、了解主管交代工作的「目的」,而非「一個口令一個動作」

在《穿著Prada的惡魔》電影裡,原本雜誌總監米蘭達的小助理安德莉亞,就是個「一個口令一個動作」的員工,她沒打算太深入瞭解自己的工作內容與時尚產業,只想要「做到」米蘭達交代的事情。但是,經過一些挫折後,安德莉亞發現:「如果我不深入瞭解這份工作、產業,以及試著了解米蘭達交代工作的目的是想完成什麼,我必然會不停犯錯!」於是,她跑去找了資深同事奈吉,努力學習這份新工作、瞭解這份產業,也摸索米蘭達的個性與習慣,於是終於成功成為了米蘭達不可或缺的左右手。

雖然電影最後,安德莉亞還是離開了時尚業,但這段情節其實提醒了我們一件事:面對主管交代工作時,了解「交代這份工作的目的,是為了要做到什麼事」,能夠更有助於我們理解主管指令、增強工作能力,並增加主管對我們工作能力的信任感。

例如,當主管要我們去確認「印表機是否沒墨水了」,最好的選擇絕對不只是查看後回報「沒有墨水了」,而是確認沒墨水後補充墨水,「解決這個問題」,讓工作可以繼續順暢進行。

如果面對主管指令時,能夠「多想一步」,了解主管派下這份工作的目的與目標,能夠更幫助我們理解主管的指令,也能更清楚如何完成這份工作,減輕面對工作與指令的不安與焦慮。

三、問「這樣對嗎」,而非「要怎麼辦」

如果遇到問題或困難,建議可以先試著自己想想看:「這件事情可以怎麼解決?我還缺乏什麼資源?」想清楚之後,如仍要詢問主管或與主管討論時,建議先禮貌地說出自己現在面對的困難,想過可以怎麼處理與面對,但還缺乏哪些資源或資訊等等……將解決方案提出,再問問主管:「這樣對嗎?」或「這樣好嗎?」,如此,比較容易與主管建立較為正向的溝通。

如果面對問題或困難,習慣問主管:「那我現在該怎麼辦?」這種直接將問題拋給主管的方式,那麼當主管較忙、或並非很有耐心的時候,就較容易造成彼此溝通上的誤會與衝突。

四、練習詢問與求助

面對情緒較多或講話較大聲的主管,有時會讓我們感覺比較焦慮。尤其對某些人而言,要向權威求助或問問題,並非一件容易的事情。不過,當我們在工作上遇到困難,「主管」就是主要求助、學習與可提供資源的對象。因此,遇到自己真的解決不了的問題時,向主管求助,也是身為員工的我們,需要「練習」的事情。

面對主管的指令,自己如何解讀與對方如何表達,都是影響溝通與工作能否順暢的重要關鍵。另外,過程中不過度責備自己,使自己太焦慮,也不過度怕犯錯而使得態度過於防衛,都是非常重要的事情。

態度盡量保持溫和、堅定與有禮貌,謙虛而不過度討好;良好的態度,能幫助我們和主管間的溝通互動更加順暢。