用「感謝與道歉」的組合拒絕──拒絕不代表否定對方

「謝謝」與「抱歉」──拒絕時千萬不能忘記的兩句話。容我再度重申,拒絕並非失禮的行為。事實上,不模稜兩可「明確拒絕」才是為對方著想。儘管如此,拒絕請託或邀約,只要方法稍有不慎,往往就會變成「刺激強烈的行為」,這一點也是事實。因此才會有這麼多人不敢拒絕。

為了在拒絕的時候不讓彼此之間有疙瘩,給人委婉、好印象,同時又明確告知拒絕的意思,應該要注意什麼呢?雖然很老套,不過重點還是要盡量為對方著想吧!

為了展現這份體貼,就像包裝苦口良藥的糖衣一樣,最有效的方法就是用「感謝與道歉」的組合拒絕。我歸納出「高明的拒絕方法基本組合」如下所述。

拒絕邀約時的基本組合

【謝謝你邀請我=感謝】+【不過很可惜,我因為○○不能去=拒絕】○○=理由

【你都已經開口邀約,我卻不能去,真的很抱歉=道歉】

拒絕邀約的時候,一開始就要表達「感謝對方的邀請」這是基礎中的基礎。為了消除拒絕時的尷尬氣氛,一定要向對方說「謝謝」。除此以外更重要的是,拒絕時要加上「真的很可惜……」這句話。表示你並非抗拒這個邀約。只要表達出其實很想答應,但是因為自己的狀況或時間不能配合,場面就更不會鬧僵。最後記得要告訴對方「你都已經開口邀約,我卻不能去,真的很抱歉」表達你的歉意。

拒絕請託時的基本組合

【真的很抱歉=道歉】+【我很想幫忙,不過因為○○所以我沒辦法答應=拒絕】○○=理由

【謝謝你體諒我=感謝】拒絕別人的請託時,要第一時間表達「不能幫上忙很抱歉」的歉意。

接著,可以用「我很想幫忙,但是時間不允許」的方法說明理由和自己的狀況,當對方表示理解時,就要針對這一點說「謝謝」表達謝意。這樣寫出來,或許會讓人感覺有點麻煩,不過這些都不需要困難的技巧或話術。簡而言之,只要再拒絕前後,說出「謝謝=表示謝意的話」和「表示歉意的話=抱歉」如此而已。

容我再重申一次,拒絕並不失禮。只是因為自己的時間或情況無法配合,所以不能答應對方而已。然而,即便如此,拒絕時還是要向對方表達歉意:「無法回應你的期望很抱歉。」並且表示:「謝謝你的邀請。」

有沒有這些畫龍點睛的幾句話,會讓被拒絕的人對你有完全不同的印象。心情也會轉變成:「沒關係、沒關係,你別放在心上。」、「這也沒辦法啊。那就下次吧!」畢竟,這就是人之常情啊!

拒絕別人的請託或邀約時,在某種層面上,就像是一種「權利」。雖然應該明確主張自己的權利,但也不需要高聲吶喊,而是往後退一步,用「抱歉我必須拒絕你」的立場來傳達。

比起叨叨絮絮說一些藉口,不如加上「謝謝」和「對不起」兩句話就好。光是這樣,就能大幅提升「拒絕的力量」了。

並非一味拒絕,而是提出「替代方案」──「取而代之」的效果

雖然無法依照要求,但可以這麼做──不要「百分之百說NO」。拒絕時不只表示「沒辦法」還提出「替代方案」,這不但能好好拒絕對方的請託或邀約,也是一種和對方保持良好關係的方法。所謂的替代方案,其實就是提出「雖然沒辦法○○,但是我可以……」的方案。

今天已經有約,所以不能去。→很抱歉,今天已經有約,但是下一次我一定奉陪到底。

因為平日有工作,所以不能出席家長會。→雖然不能出席家長會,但是學校的活動我會盡力在幕後幫忙。

因為白天要開會,所以沒辦法幫忙。→白天沒辦法幫忙,但是傍晚之後就有時間了。您覺得如何呢?

雖然一樣都是說「NO」,比起「百分之百的NO」,加上替代方案會讓人留下積極正面的印象。這樣的印象會讓對方認為:「這次被拒絕也是無可奈何。不過下次還是想找他幫忙、邀請他參加聚會。」不過,必須小心的是「千萬不能提出自己辦不到的替代方案」。

明明是自己提出的替代方案,最後還是只能說:「我果然還是辦不到。」只會產生反效果。如此一來,反而會被認為你為了應付當下的局面隨口說說,不要說給別人好印象了,甚至會變成「不可靠的人」。

「由美俱樂部」的包廂經常會有意氣相投的顧客在裡面唱卡拉OK同歡。不過,當然也會有「不敢在別人面前唱歌」的人。某個不敢在別人面前唱歌的常客,遇到朋友把麥克風拿給他,並說:「偶爾換你也唱一下啊!」的情形。唉呦,我是大音癡耶,以前就一直被人家說:「你一唱歌大家都會嚇死!」所以你就饒了我吧!但是,我可以幫大家炒熱氣氛喔~媽媽桑,有沒有沙鈴啊?

他委婉地拒絕對方,讓自己在朋友唱歌時負責炒熱氣氛。因為他知道,如果他只說「不要,我不會唱歌」會讓大家掃興。所以,他提議:「我不唱,不過可以幫大家炒熱氣氛。」如此一來,他自己可以不用唱歌,周遭的人也可以度過愉快的時光。

說到卡拉OK,歌手南高節先生與神野美伽女士也曾蒞臨「由美俱樂部」,他們都是很爽朗的人。偶爾也會在包廂裡唱卡拉OK,不過高節先生就算有人點也絕對不會唱自己的歌,因為他認為:「這樣就會變成在工作了。」但是,我可以幫大家合音喔!雖然他不唱自己的歌,但是同年齡層的顧客在唱一些懷念金曲的時候,他會幫忙合音。

對顧客而言,南高節先生幫忙合音的時候,簡直是「天上掉下來的禮物」。「我不唱自己的歌,但是可以幫大家合音」這也可以說是南高節先生提出的「歡樂替代方案」。沒錯,南高節先生也是很懂得如何拒絕的人。另外,美伽女士則是以「新歌會在下次演唱會的時候發表喔!」優雅地拒絕對方。

明確告知期限、介紹其他人手等替代方案,會讓對方更能接受

接到他人的請託或邀約時,總是會有「可以的話很想答應,但是時間真的無法配合,只能拒絕」的狀況。這種時候,用「但是……」提出替代方案就很有效。尤其是加上「明確提出期限」這個選項,對方就會更容易接受。譬如說,朋友來邀約:「週日要不要去之前說要找時間去逛的OUTLET?」可是你已經跟家人有約,只能拒絕。

這個情況套入剛剛提到的「拒絕邀約的基本組合」,就會像這樣:

STEP1

「對耶,之前一直說要去,謝謝你邀我!」=感謝

STEP2

「很可惜這個禮拜我已經跟媽媽約好了,所以不能跟你去。」=拒絕

STEP3

「難得你還記得這件事跑來約我,真的很抱歉」=道歉

此時,試著再加上一個步驟「明確告知期限的替代方案」。

STEP4

「但是,下週或下下週的週六我都有空,那個時候去如何?隔天也休假,我們買完東西還可以久違地去喝杯酒,你覺得如何?」=替代方案

如此一來,或許本來心想「什麼啊,好失望喔」的朋友,也會因此體諒你的拒絕,用「這樣也不錯!」答應替代方案的機會也會大幅提升。另外,介紹其他人也是替代方案之一。

書籍簡介

制霸銀座35年媽媽桑教你超窩心拒絕術

作者:伊藤由美

譯者:涂紋凰

出版社:高寶

出版日期:2018/06/06

日本人載譽世界的「體貼」文化,教你如何在「拒絕」中顧慮、尊重他人心情。談生意、談戀愛,家庭、社群網站……到鄰居之間的相處等皆可應用!

好人其實只是「好利用的人」,別傻了!「勇於拒絕」才能保護自己!銀座媽媽桑:「長年接觸政經圈的大人物,我發現成功人士無論男女都懂得如何拒絕別人。」
除此之外,她也長時間觀察在自己店裡工作的眾多女性,深感懂得拒絕的女性,反而更能長期獲得顧客的信任。本書從談生意到談戀愛,以服務業專家的角度,整理出作者至今最為重視、馬上能應用而且圓融的「拒絕方法與技巧」。

作者簡介

伊藤由美,銀座「由美俱樂部」的媽媽桑,東京出身但在名古屋長大成人。18歲獨自前往東京,任職於「紅花」俱樂部。19歲時成為「宮田俱樂部」的頭牌。之後更在22歲時受雇於「修」俱樂部,成為媽媽桑。1983年4月,23歲的她就已經自行經營「由美俱樂部」。從此之後,由美俱樂部成為「銀座首屈一指的一流俱樂部」,至今仍獲得政治家與經濟界的知名人士支持。除了本業之外,作者還以「公益財團法人動物環境‧福祉協會Eva」的理事之姿,持續參與愛護動物活動。著有《銀座的矜持》、《輕鬆平步青雲的人與能幹卻不得賞識的人》,以及與外科醫師共同著作的《磨練記憶力,遠離失智症的方法》等書。