開放辦公空間成為潮流:寬敞明亮的共用桌面、永遠充滿食物與零食的吧檯⋯⋯有些研究指出,沒有隔間的環境能夠令職場工作者保持靈感、維持工作效率。順暢的溝通與集體感,令團隊成為更緊密的整體。

然而隨之而來的是開放環境下的噪音、耳語、八卦。如何自在地使用開放空間又不打擾同事?領導力日報Leadership Daily邀請數位人資專家,他們給出了在開放空間享有快樂工作權的幾項祕訣。

1.降低音量,私人事務別弄得人盡皆知

「隨時謹記在心,我正在開放空間。」這意味著,同事並沒有義務聆聽職場工作者的私人電話:他們既不關心為何房東在上班時間奪命連環叩,也不在意你的保險費尚未繳清——他們只在乎工作環境不應該處理私人事務!

工作上的需求則可以事先說清楚。如每周兩次定期的電話會議,同事是否介意?有沒有需要挪到無人使用的辦公室處理?注意同事的需求,也是善體人意的好同事應該留心的細節。有些同事喜歡起始工作時擁有安靜的環境處理工作郵件,若能事先問清楚個人偏好,則可以有效避免意見分歧。

2.隨時溝通,有困擾就敞開心胸說出來

顯而易見,分歧永遠都會出現。出現爭端時,職場工作者可以先冷靜下來,思考究竟是情緒導致不滿?還是確實因為同事的行為影響到工作效率?釐清了問題癥結,若能夠事先想好可行的解決方案,便可以挑選恰當的時機——午餐時間是個不錯的主意——說明困擾職場工作者的情形,並提出解方。

保持理性,站在他人立場理解他人難處。因為職場上,同事之間並不會刻意予人不方便,許多時候僅僅只是展示自己的困擾並不足以解決問題,因此提前針對困擾來源想方設法,會令同事感到備受尊重,也更願意正視雙方之間可能的衝突。

3.控制情緒,太易暴怒無助於解決事情

憤怒是人類最原初的情緒與動力。然而怒火熊熊並不能解決問題,相反的,這只是象徵著不成熟與幼稚的舉動。

「生氣意味著不想負責任。」人資專家Herman-Saccio如是說。責備他人很容易,卻也代表除了氣憤,並不存在實質的解方。成熟的職場工作者了解一舉一動都代表個人聲譽,因此清楚行為產生的後果,就是消除怒火的最佳方式。

4.戒一意孤行,適度拋開自我中心

開放空間使得現實的區隔不再,因此職場工作者的行為都受到檢視。而紛爭出現以後,埋頭苦幹,試圖一意孤行,反而只會讓誤解越來越深,矛盾累積到不可收拾的地步。

「孩子總是以為世界以自己為中心。」人資專家Herman-Saccio認為,不懂得開啟溝通的職場工作者,多半還沒有脫離自我中心的觀點。對此,他建議可以提出這兩個問題,有助於紛爭雙方打開僵局。

1.有什麼事情是一定要告訴我的嗎?

2.有什麼沒有按照計畫進行的事務令你感到困擾?

溝通除了打破僵局以外,亦有可能出現衝突。開放空間得益於其開放,因此抬頭不見低頭見的情形必然發生,避而不見和聽而不聞都不是恰當的解決方式。

沉浸在個人感受的職場工作者,只會耽溺於自艾自憐的想像。如果沒有溝通的意願,只會令僵局固化,因此當事件的走向不如預期,職場工作者可以打開天窗說亮話,明白說明感受比起一個人暗自神傷更富有建設性。

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本文由「SmartM人才培訓網」授權刊載,原文:開放式辦公室,有一種公害叫「自私」