美國高爾夫球名將老虎伍茲曾說:

The amount of meetings I’ve been in --- people would be shocked. But that’s how you gain experience, how you can gain knowledge, being in meetings and participating.(人們聽到我參加開會的次數都很訝異。但是你需藉由開會和參與會議,才能獲得經驗和知識。)

連知名的球星也都需要經常開會,可想而知,一般上班族的職場生活裡肯定有無數大大小小不同的會議。

1. 會議目的

開會是職場的一個重要環節,俗話說三個臭皮匠勝過一個諸葛亮,會議的本質就是藉由眾人的溝通,討論而激發點子或解決方法。會議因為目的不同也有不同的名稱,例如:

進度報告會議:status update meeting或progress meeting
一對一的工作表現評估會議:staff appraisal meeting或performance appraisal meeting
團隊激勵訓練會議:team-building meeting
年度會議:AGM(annual general meeting)

從這些會議名稱中,我們先來學幾個多益常用單字。

progress (n)進度,進步,進行

常用在make progress(有進步)、work in progress(進行中)。此外,會議在進行中也常在門口貼有Meeting in Progress的標誌。

例句:

Mary has made significant progress in her writing.(Mary在寫作技巧上有很有進步。)

A: Have you finished your annual report yet? (你年度報告做完了嗎?)
B: (It’s) still a work in progress. (還在進行中。)

appraisal (n)評估,評量

類似的詞還有assessment和evaluation,動詞分別為appraise、assess和evaluate。Appraise當動詞也可以用在評估房價,例如:appraise the value of the property。

The managing team made a careful appraisal of the situation and decided to issue a press release the next day.(管理團隊仔細評估情況,並決定隔日發佈新聞稿。)

2. 安排會議

在會議之前,還要安排和決定會議的時間、地點和參與者,在英文上安排會議可以用下面幾個動詞:

arrange / organize / schedule / set up(安排)a meeting

Can you organize a conference call next Wednesday?
Can we schedule a meeting sometime next week?
We need to set up a meeting with our marketing team this week.

3.會議時間

接下來要如何用英文詢問可以開會的時間?如果心裡已有選定的日期,可說:

(Is there) any chance of scheduling a meeting next Monday?
Are you free / available on ___(日期)____?
Can we meet on ___(日期)_____?
How about Monday morning, say 10:30?

say在這裡不能直接翻譯成「說」,而是一個建議,「譬如」的意思。

如果要對方建議開會的日期,可以用下面的表現方式:

What date do you have in mind?(你想要哪一天開會?)
Can we find a time to meet?(我們可以找個時間開會嗎?)

如果時間OK就可以說:

___(時間)____ is fine for me.
___(時間)____ sounds good.
That date works for me.

如果對方提議的時間無法配合時,則可以用下面的句型再加上一個簡短的原因。通常加了I’m afraid 語氣就會比較婉轉。

I’m afraid (that) I have another appointment then.(我那時有另個約。)
I’m afraid I can’t, because I’m on a business trip that week.(恐怕不行,我要出差。)
Sorry. I can’t make it/the meeting.(抱歉,無法參加會議。)

有時因為某些原因,會議需要取消或延期時,就可用下面的動詞:

cancel(取消) / postpone(延期)/ reschedule(重新安排)

We need to postpone the meeting until next week. Please inform the participants of the cancelation. Sorry for the short notice.(我們必須將會議延到下星期。請通知與會者這個消息。抱歉臨時通知這變更。)

inform (v) 通知

通常用法是inform someone of something,「臨時的知會」可以用short notice表示。

4. 會議地點

會議時間一旦決定好之後,就需要安排甚至預訂地點。地點這個字此時常用venue,動詞則可用book或reserve,或是make a reservation/booking。

I’ll have my assistant arrange a venue for our team-building event.(我會請助理安排我們團隊激勵訓練大會的地點。)

The venue for our end-of-year party was a 5-star hotel downtown.(我們年終派對的地點是在五星級飯店裡。)

Can you check the availability on _____? We need a room which can hold/accommodate 30 people.(你可以查一下某日是否有空位?我們需要一個可用容納30人的房間。)

Hold (v)這裡當作「容納」解釋,也就是accommodate的意思。Hold也可用於「舉行」,此時通常用被動的表現方式。

例句:

The annual realtor convention will be heldin Denver in November.(房產仲介年度大會11月將在丹佛舉行。)

熟悉了上面幾個常用的句型和表現方式,相信商務英文會議第一階段「了解會議目的、詢問會議時間、安排會議地點」應該就可駕輕就熟了。

多益測驗練習題

1. _______ you have any questions regarding the meeting details, feel free to contact us.

(A) However
(B) Therefore
(C) Despite
(D) Should

2. We need to schedule a meeting to check the _________ we’ve made on the project.

(A) regress
(B) digress
(C) progress
(D) profession

解析

1. 正解(D)。本題為文法題,最主要為倒裝句Should,在此解釋為「如果」,也就是 If的意思,因此正確答案為(D)。(B)「因為」,(A)「但是,然而」皆與語意不合。(C)despite「儘管」後面須接名詞或名詞片語,不可直接接子句。

本題題意為「如果你有任何關於會議的問題,請聯絡我們。」

2. 正解(C)。本題為單字題,這些選項的拼字都類似,(A)regress可做動詞或名詞,做「後退,退化」解釋,(B)是動詞「離題」,通常用digress … from, (D)profession是名詞,「職業」的意思。

所以符合本題題意「我們需要安排一個會議來討論我們專案的進度如何。」的正確答案是(C)「進展」。

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