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工作能力強的人的做事順序
悟性強的人,想必已經知道我想說什麼了。事實上,這3項規則,就是工作能力強的人的做事順序。簡單來說,這個方法就是將自己「重新設定在單純狀態中」,目的是徹底解除你四周及腦中凌亂的狀態。
首先,從第1條規則「捨」開始。
桌子周遭的文件、物品,以及每天都在接觸的資料當中,需要的東西和不需要的東西一定都混雜在一起。只保留真正需要東西,讓凌亂狀態回到簡單狀態的行為,就叫做「丟掉」。
第2條規則「活」,是指活用透過「丟掉」嚴選出來的物品、資料,帶來工作成果。
我提出一個具體的思考方法,就是「無庫存主義」(Just In Time,指及時生產,是一種以控制庫存量來降低成本的策略)。詳細情形後文會再說明,但簡單來說,就是「必要的時候,確實、有效、靈活利用必要的資料和物品」;這就是「活用」。
假設「丟掉」和「活用」是工作能力強的人實踐「捨、活、續整理術」的關鍵技巧,第3條規則「續」,就是讓效果呈現半永久性狀態的機制。如果你處理問題,像「對症療法」(Symptomatic treatment)一樣,症狀消失就停止治療,那效果只會是暫時性的,最後一定會恢復先前的混亂狀態。
「桌上亂七八糟,該整理了!」每個人一定都有這種經驗,但這種整理只是暫時的,整齊的狀態並無法長久持續,所以大家都很煩惱。本書提出的「續」,就是要從根本為大家解決這個煩惱。接下來,我就要針對這3條規則做具體的說明。請大家努力學習,把「捨、活、續整理術」當作是日常的基本動作。
設定「有效期限」,過了就丟
現今有很多資料、資訊、物品,都不費吹灰之力就能輕鬆取得。這個時候,就更需要有「果斷丟掉」的勇氣。但事實上,還是有很多人會如此找藉口:「嫌麻煩」、「有一天可能會用到」,無論如何就是無法丟棄。
「無法丟掉的理由」,是因為以下兩種心態在作祟:
一、總有一天會派上用場
第一種心態是「只要擁有它,總有一天應該可以派上用場」,這種預設性心理,令人很難下定決心扔掉物品。這種人可以說是將資料、物品的目的,由原本的「利用」變成「擁有」了。如此一來,就會慢慢的過度保存,甚至淪為「蒐集癖」。
二、只有放在自己手邊才能安心
另外一種心態是「只有放在自己手邊,才能夠安心」,所以桌子的周遭往往會用物品、文件築起高牆。這種人只有在文件、物品的層層包圍之下,才會覺得自己擁有可以安心工作的「聖域」。在此建議有這兩種心態的人,不論是在獲得資料或是製作文件時,都和食品一樣設定「有效期限」,只要過了有效期限,就無條件丟掉。
你可以根據用途、性質,將資料、物品歸納成以下三種類型。要判斷手邊的東西是屬於哪種類型時,即可派上用場。
有效期限(1)6個月~最長2年
價值會隨著時間而遞減的東西。例如:文件、新聞報導、雜誌報導。
有效期限(2)3年~5年
機能會老舊的東西。例如:電腦、使用說明書、型錄。
有效期限(3)長期持有
放越久越有價值的東西。例如:預測的報導、日誌、日記、回憶檔案夾。
活用7個道具,亂得恰到好處
在辦公室裡,有7個道具可以供大家使用,這些東西其實也不是什麼特殊的道具──釘書機、便利貼、長尾夾、螢光筆、透明檔案夾、彩色標籤、B6便條紙──都是我們垂手可得的簡單用品。每一種用品都有統一的規格,而且堅固、耐用。另外,這些東西在文具店都買得到,而且價格相當便宜,所以大家使用起來應該都能隨心所欲,不會有任何顧忌。
請大家一定要備齊這7個道具,而且要精熟使用方法。如此一來,一定能夠提升每天的工作效率。
(1)釘書機
可攜式的小型釘書機最方便。和備用釘書針組合成套,釘書針用完的時候,就不會慌張。
重點:可輕鬆固定、黏貼、裝訂的萬能小道具,可以當作固定文件的道具使用。不需要用膠水,也不需要在文件上打洞,非常方便。
(2)便利貼
顏色至少3種,請選擇2.5公分和7公分的正方形便利貼。
重點:任何地方都可以貼,而且可以撕下來。將尺寸和顏色搭配在一起使用,就可以當成「標記」、「便條紙」使用。
(3)長尾夾
請準備夾口5公釐和7公釐的長尾夾。
重點:迴紋針很容易脫落、報夾很占收納空間,使用起來都有些不方便。請根據文件的厚度選擇長尾夾,夾好之後還可以反折的長尾夾最方便。
(4)螢光筆
請選購能同時寫中粗字及細字的螢光筆,而且最少要準備2種顏色。
重點:方便在資料上標記關鍵字。如果要用顏色來區分,一頁不要超過3種顏色。
(5)L型透明文件夾
如果想用顏色來區別文件的類別,請準備5種不同顏色的透明文件夾。
重點:不會立即使用的文件很容易遺失,所以不妨就做個提供「暫時置放的資料夾」。另外,如果配合使用的目的,分別使用5種不同顏色的透明文件夾,之後要找文件會更方便。
(6)彩色標籤貼紙
請選購圓形、直徑14公釐到20公釐,有紅、綠、橙、藍、黃、白6種顏色的彩色標籤。
重點:顏色具有說服力。先在文件貼上彩色標籤,既容易尋找文件,也方便歸回原位。
(7)B6便條紙
請選購紙張輕薄、B6大小、有底色(例如淡藍色)的便條紙。
重點:可把筆和便條紙搭配成套,放在辦公室許多地方,需要時就撕下來帶著走。一張便條紙大約可以寫200個字,想要保留的話,就用釘書機釘在A4大小的厚紙板(pasteboard)上。
成功人士這樣整理辦公桌
作者:壺阪龍哉
譯者:劉錦秀
出版社:大是文化
出版日期:2018/02/27
工作能力強的人,一早走進公司、面對辦公桌的那一秒鐘,
明確知道今天該做什麼事、也很清楚優先順序。你能嗎?
整理辦公桌就是整理腦袋!所以,請改變你的辦公桌——從恰到好處的亂開始做起。
作者簡介
壺阪龍哉,日本「辦公室整理術始祖」, 1958年畢業於慶應義塾大學經濟系,曾任職鐘紡股份有限公司、共榮工業股份有限公司,後設立湯姆辦公室(TOM OFFICE)研究所,擔任代表取締役(等同公司的董事長或總經理),現為人材育成塾的代表。40年來出版超過20本以上的辦公室整理術著作,至今仍以辦公室效率化的專業顧問身分,活躍於各大企業與政府機關。他是日本首位引進美國「記錄管理系統」、也是用資料盒建立資料管理系統的發明者。
譯者簡介
東吳大學日文系畢業,曾任出版社國際版權部經理。譯有《一只平底鍋的零失敗魚料理》、《下一個統治世界的企業》、《看懂對手的獲利模式》、《奇異GE如何把人力變人才?》、《讓人開心為你效勞的順耳指令》、《這樣下指令,軟爛部屬變能幹》、《讓老闆甘願等四年的人才》、《野心的建議》(以上皆由大是文化出版)等書。
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