工作能力強的人的做事順序

悟性強的人,想必已經知道我想說什麼了。事實上,這3項規則,就是工作能力強的人的做事順序。簡單來說,這個方法就是將自己「重新設定在單純狀態中」,目的是徹底解除你四周及腦中凌亂的狀態。

首先,從第1條規則「捨」開始。

桌子周遭的文件、物品,以及每天都在接觸的資料當中,需要的東西和不需要的東西一定都混雜在一起。只保留真正需要東西,讓凌亂狀態回到簡單狀態的行為,就叫做「丟掉」。

第2條規則「活」,是指活用透過「丟掉」嚴選出來的物品、資料,帶來工作成果。

我提出一個具體的思考方法,就是「無庫存主義」(Just In Time,指及時生產,是一種以控制庫存量來降低成本的策略)。詳細情形後文會再說明,但簡單來說,就是「必要的時候,確實、有效、靈活利用必要的資料和物品」;這就是「活用」。

假設「丟掉」和「活用」是工作能力強的人實踐「捨、活、續整理術」的關鍵技巧,第3條規則「續」,就是讓效果呈現半永久性狀態的機制。如果你處理問題,像「對症療法」(Symptomatic treatment)一樣,症狀消失就停止治療,那效果只會是暫時性的,最後一定會恢復先前的混亂狀態。

「桌上亂七八糟,該整理了!」每個人一定都有這種經驗,但這種整理只是暫時的,整齊的狀態並無法長久持續,所以大家都很煩惱。本書提出的「續」,就是要從根本為大家解決這個煩惱。接下來,我就要針對這3條規則做具體的說明。請大家努力學習,把「捨、活、續整理術」當作是日常的基本動作。

設定「有效期限」,過了就丟

現今有很多資料、資訊、物品,都不費吹灰之力就能輕鬆取得。這個時候,就更需要有「果斷丟掉」的勇氣。但事實上,還是有很多人會如此找藉口:「嫌麻煩」、「有一天可能會用到」,無論如何就是無法丟棄。

「無法丟掉的理由」,是因為以下兩種心態在作祟:

一、總有一天會派上用場

第一種心態是「只要擁有它,總有一天應該可以派上用場」,這種預設性心理,令人很難下定決心扔掉物品。這種人可以說是將資料、物品的目的,由原本的「利用」變成「擁有」了。如此一來,就會慢慢的過度保存,甚至淪為「蒐集癖」。

二、只有放在自己手邊才能安心

另外一種心態是「只有放在自己手邊,才能夠安心」,所以桌子的周遭往往會用物品、文件築起高牆。這種人只有在文件、物品的層層包圍之下,才會覺得自己擁有可以安心工作的「聖域」。在此建議有這兩種心態的人,不論是在獲得資料或是製作文件時,都和食品一樣設定「有效期限」,只要過了有效期限,就無條件丟掉。

你可以根據用途、性質,將資料、物品歸納成以下三種類型。要判斷手邊的東西是屬於哪種類型時,即可派上用場。

有效期限(1)6個月~最長2年

價值會隨著時間而遞減的東西。例如:文件、新聞報導、雜誌報導。

有效期限(2)3年~5年

機能會老舊的東西。例如:電腦、使用說明書、型錄。

有效期限(3)長期持有

放越久越有價值的東西。例如:預測的報導、日誌、日記、回憶檔案夾。