把力氣集中在本來應該做的事情上,不能捨棄會妨礙成果!

我在研究「公事籃演練」這個行動評價的工具。人們一定有行動的樣式。簡單來說,我的工作就是研究能提升成果的行動樣式,透過「公事籃演練」,告訴很難提升成果的人,若付諸怎樣的行動就能提升成果。不過,不是一定付諸行動就好,有些行動也會妨礙成果,這就必須捨棄。

捨棄是一種需要勇氣的判斷。而且是判斷當中高度的判斷,比起要做什麼新的事情要難上100倍。正因為如此,有很多人寧願做「不捨棄」的判斷,而肩負著幾乎無法承受的負擔。有時會因為肩負過多的負擔,而錯失很多重要的事情。總而言之,就是「不捨棄」這個行動妨礙了成果。

不管怎麼努力就是沒有結果。拼死拼活,也無法獲得評價,這就是「不捨棄」這個行動妨礙了你想做的事。

八成的工作可以丟掉

在某個主管研修,我請參加研修的學生清點他們的工作。要他們將一天的工作分類成詳細的作業,結果發現多的有80項,少則40項。接下來再讓他們將每個作業按緊急度與重要度來分,就結論來說,真正得做的工作僅占全體的2成左右,也就是說剩下的八成是沒有必要去花費太多心力的工作。例如本來是部下應該做的事情,自己卻扛起來做,或是進行沒有必要的工程等等,很多是誤以為自己該做的事情。

工作的進行方式大致可分成如下的類型:

全部一手承擔的類型

從馬上可以處理的事情著手的類型

從眼前的事情著手的類型

把重心放在重要的事情來著手的類型

你是什麼類型呢?

很多人會說是將重心放在重要事情來著手,實際上試著將業務清點之後,發現結果正好相反。也就是說,把時間和精力花在不怎麼重要的8成上,但本來應該做的2成卻沒做好。

我想不論是誰都會認為自己做的工作很重要又有意義。我自己也是,如果有人說我做的工作不重要,我不只生氣,還會反駁回去。但是實際上為了達成目標,所需的工作僅占全體的2成左右,剩下來的都是些不需要去花費太多心力的工作,甚至捨棄也無所謂。

「公事籃演練」評價的原點就在能夠獲得成果的人所採取的行動。其中最重要的就是能夠取捨選擇工作的行動。也就是捨棄不重要的工作這個行動。我並不是說不重要的工作就不用做這表面的事情。

我要傳達的是有關無法割捨工作的本質原因,也就是「願望」和「必要」的想法,並衷心期盼大家擁有放下以往認為必要的事物的勇氣。

如何利用捨棄之後產生的力量

因為不能捨棄,所以無法集中在本來該集中的事物,才是本質的問題。

前些日子在會談時,有個業務想拿資料,於是開始在翻公事包,看他在塞得滿滿的公事包裡翻來翻去,不禁讓我覺得這位業務應該是個很難提升成果的人。結果,資料沒找到就算了,還拿出來一些折得歪七扭八的其他資料。 

我要求的情報不是很多,但是就他來說,因為不知到底需要什麼,為了臨時之需,結果公事包裡就塞了過多的資料。不能捨棄的這個行動在以前似乎很多是從「很可惜」這樣的心態衍生出來,但是現在似乎是不同的感情,讓人無法捨棄東西、心情、想法。那是「畏懼捨棄」,也就是很害怕捨棄的行動。

想讓工作效率變好?先把80%的名片丟掉再說

因為「很少整理」、「從未整理」的名片,就是工作效率低落的症狀之一。這張名片放在這裡多久了?這個人還在這個職務上嗎?看著這張名片,你想得出這個人長什麼樣子嗎?

久未聯絡、或是連主人的臉都想不起來的名片,就是「覺得用得上,但其實根本不能用」的人脈。這些「多餘」的人脈占住的不只是一個空間,更可能佔走我們經營真正重要的人脈的時間,到最後我們留住了不重要的,卻沒有時間經營真正有價值的。投射到工作上,也正反映出我們最大的問題:沒有把時間投資在真正重要的事物上。

做法:把名片都拿出來,想想看你想得出這個人長得什麼樣子嗎?需要時有可能向他尋求協助嗎?評估每一個人所需的投資時間、金錢,是否符合日後回收的期待。100張名片,請丟掉80張,留下20張。這20張名片會是你真正需要花時間經營的人脈,把其餘80%的時間轉到這20個人身上,也會讓你的「投資」有更豐碩的回報。

要讓效率變好,就要丟掉「不敢丟」的心情

許多人會在工作過程中留下許多資料,並認為「以後要參考可以用,不要丟」。長此以往下來,就東一堆西一堆,不但造成情報過度囤積的狀況,真正需要的時候也找不到有用的參考資料。會造成這樣的情況,主要是「不敢丟」的心理。此時,你可以這樣做:

做法:把「常用的資料」與「根本很少翻閱」的資料分開來,最好能夠把「根本很少翻閱」的資料裝箱,假裝自己已經丟掉了。一個禮拜後,就能夠放鬆心情,清除這些「多餘的資料」。如此一來,手邊留存的自然就會是最重要的資訊,也就是最重要的情報。不但能夠避免被不必要的資訊綁住,也可以加快決策的速度,同時提升決策的品質與效率。

你在做的工作,是「必要的工作」,還是「覺得需要的工作」?

而除了人脈與情報外,也要適時檢視工作清單,確認自己做的到底是「必要的工作」還是「覺得需要的工作」?

覺得需要的工作:習慣要做、做了似乎比較保險、以前都這麼做、應該要交給下屬的工作、不好意思拒絕的「請幫我……」、

要提醒大家的是:佔據我們80%時間的,絕大部分都是這樣的工作。或許一開始你會認為「這個工作很重要,怎麼會是『覺得需要的工作』?」但應該進行這樣的思考:停止這個工作,會真正影響誰或什麼狀況嗎?停止這個工作,會讓你失去什麼嗎?

如果答案是「我很喜歡」、「我不放心」、「覺得破壞以前的做法不好」、「比較保險」,那麼你堅持就可能是「覺得需要的工作」,也就是其實可以刪除,只是自認為很重要而已。或許你會覺得「過去我都這麼做,沒問題!」但仔細看看你的工作清單──你是不是因此無法投注更多時間與精力,在那些真正必要,可以讓你提升自己能力與績效的工作上?

擺脫「覺得需要」但沒有實際意義的工作,「選擇」必要的工作,「集中」時間與精力把「必要的工作」做好 。不但可以提升效率、讓工作做得更好,多出來的80%的時間,也可以分配到自己真正想做的事,真正想過的生活上。

書籍簡介

80%的工作其實不用做

作者:鳥原隆志

譯者:林潔珏

出版社:光現出版

出版日期:2018/03/14

作者簡介

鳥原隆志,株式會社公事籃演練研究所執行董事。「公事籃演練思考術」顧問。

1972年生。曾任職於大型物流企業擔任肉類、家具、葡萄酒等各式各樣的銷售販賣工作,並以門市指導員的身份訓練與指導門市人員,以及解決業務上的問題。日後因為升級考試而接觸到公事籃演練思考術而開始研究與訓練。之後充分活用親身的體驗與解決問題的技術,設立了株式會社公事籃演練思考術研究所。到目前為止製作了很多的公事籃演練的教戰手冊。為支援法人公事籃演練思考術教材開發與導入、日本公事籃演練思考術顧問的翹楚,除了日本國內也活躍於國外。同時也提供適合個人的諮詢服務。

著作有《學習終極判斷力的公事籃演練思考術》(WAVE出版)、《僅僅5秒的改變,就能搞定9成的工作》(KADOKAWA中經出版)、《你的失敗總是同樣的原因》(寶島社)、《能做10倍工作的人,只能做10分之1的人》(大和書房)等書。

譯者簡介

林潔珏,東吳大學日文系畢業。長年旅居日本,現為專業翻譯、自由文字工作者。譯作有《一不小心就賣光光》、《如何找到商品價值力》、《巨匠的宿》、《東京平價居酒屋》,著作有《大東京吃透透》、《大東京吃喝玩樂全攻略》、《一比就通!名部落客WAWA的手指日語便利帳》、《每天10分鐘,聽聽日本人怎麼說》等書。