看著桌上的筆電,我皺著眉頭抿著嘴,等著一封早就該來,但卻始終沒有來的信。一分又一秒過去,我實在按耐不住,於是直接站了起來,喊出:「Amanda,請到我的位置來,有事需要與妳討論。」Amanda面露不安,神情緊張的到我位置來,然後拉張椅子坐下。

我還沒開口,她立刻就說:「紀香,抱歉,我知道妳的企劃案,已經延誤兩天,答應妳結束的時間,我沒能做到。非常抱歉。」隨後,Amanda委屈在我位置旁彷彿要落淚一般,我開口問:「當初說好的時間,妳已經延誤了,而後又要求再兩天,可是還沒能做到,這中間發生了什麼事情?」

Amanda工作年資三年多,在企劃領域已算是做了一段時間。投入行銷領域,從事行銷企劃的工作,是她短期在職場上最大抱負與期待。雖然沒有處理過大案子,可小案子處理經驗還算夠,對於職場上的進退關係,已經有一定程度磨練。

過去都在10人以內的小公司工作,因此一個人肩負起大部分的工作駕輕就熟,可是對於相對較大案子,Amanda沒有太多經驗,但也不到不完全不熟悉,過去曾有過與其他公司協同作業,共同處理案子的經歷,理解團隊合作的流程與方法。

Amanda眼眶紅著回我:「其實第一次要交件時,我已經完成企劃案,但總覺得哪裡做不好,想再做得更好,於是又爭取額外兩天的時間,希望可以交出更棒的企劃案。但是,經過兩天,越改要修的部分就越多,想著想著乾脆重寫。結果就是寫不完,沒有辦法如期交件。」我聽了她的說法之後,請她把第一份企劃案先提供過來,我看了看企劃案後跟她說:「第一份看來都有針對客戶需求做到對應的內容,該寫的都有寫到,唯獨就是細節少了一點,這不到重新修改的程度吧?」Amanda回:「我想要做出更棒,更令客戶看到喜歡、驚艷的企劃案!」

我手托著下巴,看著Amanda說:「有這心思固然很好,但是客戶給予的時間有限。當初,我會願意再多給妳兩天,本來是看到妳在會議上簡報整個架構、內容、重點都有帶到,並且已經具備一定程度的完整性,只需要再小修改,並且落實到企劃案之中,即可順利交差。但看起來好像不是這回事?」Amanda拿出第二份企劃案給我看,試圖解釋為何她認為需要額外兩天再做。我看了看她寫的企劃案,充滿著疑惑問:「妳幾乎完全推翻了原本的想法,甚至把客戶需求做了一些更動,這麼做反而會增加我們與客戶溝通的困難,妳想這麼做的理由是?」

Amanda說:「我希望要做得更好,能獲得客戶認同,並且令客戶讚賞我們的表現。」

聽了她的想法後,我回 Amanda:「有這心思很好,可是截止日期已經到了,妳現在不僅推翻第一份企劃,而重新製作的第二份看來也只完成了一半,還有另外一半似乎得再需要一些時間,這點妳怎麼看?或是妳是客戶的話,妳會怎麼想?妳至今依然覺得客戶看到第二份全新的企劃案,會給予妳正面鼓勵與支持嗎?」

Amanda 還是帶有委屈的回我:「我覺得不會,因為感覺缺少太多的東西,還有很多事情我尚未想通,如果依照這情況下去,可能第二份企劃案會難產…」聽完她的解釋,我摸著頭,搓了搓眉心,再看著她已經紅了的眼哭。我問她:「妳知道工作上,最基本也最低的要求底線是什麼嗎?」她搖搖頭示意不懂。

「依照雙方協商好的時間與工作內容範圍,按期交件。」我有些嚴厲的對她說。「我們都可以在職場中,全力去追求盡善盡美的表現,不管是為了獲得誰的認同,這些都是我們的自由。但面向客戶,客戶有時間的壓力、執行的壓力、處理風險的壓力,這些壓力,隨著我們服務客戶的時間延宕越多,公司聲譽、評價也會跟著下降。更嚴格來說,大部分客戶不能夠接受時間延誤,因為這一延誤,代表著他與合作的廠商沒有默契,彼此可能在處理事情上都不專業,進而影響客戶未來在自己公司裡的表現。而這些問題,可能全都是因為妳想要好的表現,連帶影響別人無法正常表現。」我還是以嚴厲的口吻,期望Amanda能夠聽懂箇中道理。

身為專案進度的管理者,以及部門主管,我跟Amanda說明給予這兩天的空間,其背後我要去協調的事情有多少。我說:「首先,設計部門就得先修正原有的工作排程,因為妳的企劃案可能會影響他們設計出來的製作物,因此,設計部門轉由先製作其他客戶的東西,然後等待妳的企劃案完成。然後,技術部門因設計師交件無法如原先預估時程,也跟著轉向做了別的案子。

再來,客戶部門,得跟客戶解釋為何會需要多一些時間,並且在內部開了一場又一場會,確認最後能夠底定完成的時間,這過程中,每個部門的主管,全部得為此挪出時間,在每天安排滿檔的工作中,全部作出迫不得已的調整。這些,全都是錢,全都是由公司付出的隱形成本。」Amanda聽了後,終於意會到問題所在。

我告訴Amanda:「妳有絕對權力能夠把想要做好的事情,做到最好,前提是妳具備相對能力與經驗,而且可以把時間掌控好,並且說到做到。在工作中,最重要的信任關係,來自於妳帶給同事的安全感、認同感,這些全都靠妳平常在工作中的累積而來。可是,所有妳曾在職場上做過的每一件好事,均有可能一夕之間瓦解。只要稍微不慎,妳從同事手上獲得信任的這個籌碼,隨著妳的表現不佳,或是造成團隊的困擾,即會開始減損信任的價值。」Amanda 低頭不語,好似犯了錯的小孩。

我跟她分享:「我們都想在職場的舞台上,盡情展現出最佳的那一面給別人看,但是職場上,免不得的還是看團隊合作,團體默契,一個人成不了大事,只有一群人才能闖出大名堂。」

「我過去是個專業至上、能力至上、野心至上的人。只要我覺得自己能做得到,各種工作一有機會就攬下來,獨來獨往,個人主義至上的心態,迫使我想要每一份工作,每個項目都要表現出最好的那一面,進而為自己獲得最多的掌聲,成為企業裡的英雄,老闆心中的MVP。」我跟Amanda提起過往,Amanda好奇說:「可是妳現在的工作方式,完全看不出來。妳放權給我們去做,平常不做太多管理,很多事情也都讓我們去嘗試、去試做,反而妳都默默的在後面支持著我們,不大會在別人面前表現。會有如此改變是因為?」我回她:「因為,當我表現出不在乎團隊的時候,團隊也會背離我而去,直到有一天發現一個人的能力有限,我無法處理掉所有的事情,只得一個人默默的承擔。」

「後來我才發現,要成大事,要先能跟團隊共事。沒有任何一份工作,不需要去考慮團隊的觀感、作法、心態與能力。尤其,當我們要處理越大的案子,團隊成員所有工作與時間配置,成了一門誰都不得輕易忽略的重要竅門。因為,大家平常已經忙到翻天覆地,許多日程、時間的規劃,早在先前都一塊又一塊切分好,只有把時間跟人力分配到位,事情才會開始有所進展。」我再次跟Amanda強調時間的重要性。

Amanda卻問我:「因為時間的關係,導致我們交出來的成果普普通通,這不會影響客戶對我們的觀感嗎?」我回她:「當然會,所以大家事前準備功課不能少,還有很多事情不會在開啟執行的當天才知道,許多執行時要注意的品質與技巧,早在專案開始之前,就得先備妥甚至早有準備才可。」

「我們不是拿客戶的案子來測試自己的底線,更不是拿客戶的成果來榮耀自己,而是為每一個付錢的客戶,讓他能因此賺到更多的錢,獲得更多的效益。我們表現好是應該的,表現不好絕對不該存在。因此,本當就該拿出專業展現出最佳的那一面,這包含在時間內做出符合客戶期待,還有能潤滑加速團隊執行專案的各種可能。我們與客戶是共生體,即使我們不在同一家公司,但接了客戶的案子之後,就有責任表現出最佳的狀態,其中包含了在時間內做到符合客戶期望的結果。」我還是再接著說:「客戶的案子不是我們拿來練兵,訓練自己成長的過程,雖然看起來很像是會如此,但每個客戶將重要的案子交到對方手上,其目的都是希望可以付出的金錢跟獲得成果成正相關。」

「千萬不要將妳的努力用在客戶的平日上,所有妳該表現好的那些不過都是剛好。」最後,再對Amanda提醒。Amanda理解我想表達的,她最後說:「這意味著先求有,再求好嗎?」我苦笑回她:「不,當我們接下案子時,不管現況是什麼,所有接著發生的每件事情都即將存在、發生。真正應當關注的是拿出自己該有的正常表現,在本來就該做好的事情上,在大家都可以接受時間範圍裡,把每一件事情做到好,那才是該有的態度。先求有再求好,這是一個先給自己說對不起的理由,也好像是給客戶一個想要回嘴的方式,但我們不是這麼做事。從案子接下來的那一天,不論有沒有,事情均已備妥即將有,等在後面的只是怎麼在不同分工的狀態下,各自去追求最大化的好。」

「你只有在時限內做好,那不過才是你在這社會上競爭的最低門檻。」