使用明確、具體的字彙


語意不清的詞彙會導致理解上的落差

在日常生活對話中,有非常多定義不清、模稜兩可的詞彙。使用這類詞彙最容易落入的陷阱,就是即使使用同一個字眼,也會因為聽眾不同,而有不同的理解。為了避免誤解,NHK的主播會盡量避免曖昧不清的表達方式。

例如,「參加這次活動的多半是年輕人」類似這樣的說法中,「多半」究竟占了多少比例呢?查字典上面的解釋是「超過半數、大部分、大多數」,但有人認為是五成左右,也有人會覺得是七至八成甚至九成以上。「多半」是個理解範圍很廣的詞彙。

為了避免出現造成每個人印象上的落差,必須使用具體的數字來說明,像是「參加這次活動的有八成是年輕人」。

此外,在辦公室裡常會聽到「儘快完成」這種說法,但「儘快」也是個定義模糊的字眼。一名專業的商務人士,應該要訂出具體的時限。像是「最晚下周五完成」或是「最晚明天下午三點完成」,才能獲得對方的信任。

「我會把工作儘快完成!」這句話錯在哪?連NHK主播都要學的工作說話術

何時何地都用一樣的說話方式

每次說話都是正式上場

大家是否有類似的經驗?工作時,一不小心,平常跟朋友或家人對話時的用詞就脫口而出,不但自己覺得丟臉,萬一被對方認為是「不懂得因應場合改變用字遣詞的人」,還可能會遭到蔑視。

主播渡部英美曾說過:「我從一早起來到晚上就寢,講話的方式都一樣。」

「我在工作場合跟家裡說話的方式幾乎一模一樣,不管是在家裡、跟部屬講話,都會使用敬語,在電視上正式演出時當然也是。如果只有上電視時改變說話的用詞或語氣,態度就會變得不自然。因此,我希望能保持『每次說話都是正式上場』的心情。能做到這一點,在正式上場時給人的感覺就會很大方,心情上也會比較輕鬆。」

工作和私底下的用詞一致

主播山田敦子也說過「並沒有特別區分工作或私底下講話時的用詞」。

「記得我剛成為主播的時期,有一次訪問某個美術展的主辦單位。當時我問對方這次展覽中『推薦必買』的是哪一件作品?這對藝術品而言實在是很不尊重的說法。為什麼我會犯這種錯呢?因為內部開會時,頻頻使用『推薦必買』這個字眼,讓我不自覺脫口而出。即使提醒自己要留意,還是會不經意就說出平常慣用的字彙。經歷過這次失敗,我就算在日常生活中,也盡量避免不當的用字遣詞。」

平常不注重言行舉止或是不慎選用詞的人,要特別留意。常會在工作場合中不小心就說了不禮貌的話。言談代表一個人最直接的形象,講話不禮貌或口不擇言,會直接影響自身的評價。要完全將工作與私生活中的用詞精準區分確實困難,在這個前提下,建議還是多留意日常生活的用詞。

話題以「現在」為起點

談話不要照時間先後陳述

「我告訴你喔,上個星期……」有些人無論說什麼,一定要按照時間順序一一講出所有事。這種流水帳的敘事方式,會讓聽眾抓不到重點,不知道究竟想說什麼,覺得不耐煩。

例如,見到久違的朋友時問對方:「最近在做什麼?」

如果對方這樣回答,會有什麼感覺呢?「三年前呢,公司有一波人事改組,我從原本的製作部被調到業務部。因為過去從來沒做過業務的工作,適應得不太好,讓我想到以前開咖啡廳的夢想,於是就辭掉工作、轉換跑道。在上個月終於開始經營自己的咖啡廳。」

像這樣從三年前開始,按時間先後順序一一敘述,反而讓發問的人始終聽不到答案,不知道講者「最近在做什麼」。只會覺得話題一直繞遠路、沒有重點。這種狀況下,不要照著時間順序敘述,從當下的狀況開始說明比較清楚易懂。

「我現在開了一間咖啡廳。是半年前辭掉工作才開始籌備的,咖啡廳在上個月開幕。這是因為三年前公司有一波人事異動,把我從製作部調到業務部,讓我想起過去曾想開咖啡廳的念頭。」先說明目前的狀況,再回溯到過去,這麼一來,聽眾也比較容易理解。

依照「現在」→「過去」→「未來」的順序說明

以「現在」為說話起點的技巧,也可以運用在工作簡報上。例如,在指出工作上需改進的重點時,可以先說明目前的狀況,接著剖析過去發生什麼、造成現況的原因等等,最後再提出未來的解決方案。

像這樣依照「現在」→「過去」→「未來」的順序歸納整理,更容易讓對方了解。

現在:「產品A的市占率下跌10%。」
過去:「推測原因有三個:出現其他的競爭商品、產品A的功能過時、廣告曝光變少。」
未來:「因應以上狀況,擬定出下列三項對策。第一是……」

如果按照時序,先列出「市面上出現競爭商品」「產品A的功能趨向老舊」等原因,會讓人抓不到重點。應該先提出現況有什麼問題,讓大家對問題產生共識,再敘述原因。最後提出面對未來的解決方案,能避免僅止於檢討失敗,也能讓在場的人積極討論,提出如何改進。