在正確的時間做正確的事情

昨天下午,我拜訪一家跨國企業,希望他們可以成為我的新客戶。會議快結束的時候,我答應會再發送電子郵件提供服務細節和報價。我們說好在未來幾周內繼續保持聯繫,然後我就離開了。

今天早上,我到了辦公室後,原本打算為這本書再撰寫幾章,不過又想先搞定發送電郵這件事。可是要發送那封電郵之前,我必須先在公司的網站上增加服務介紹的網頁。結果就忙了整整一個小時以後,我才能開始原本的寫作任務。一個非常重要的長期任務(撰寫本書)不得不先暫停,就為了讓我可以發送一份緊急電郵。

老實說,那份電子郵件真的有那麼急嗎?今天是復活節之前的星期四,有很多瑞典人休假在家,我也不知道那家大企業的那位女士今天會不會上班。就算她今天去上班,可能也是忙著處理復活節假期之前的一大堆事情。如果她今天會打開來看的話,我這份電郵可能也是排在最後。 這封電郵,可能只是有點急而已,但我把它排在長期重要任務之前,實在是毫無必要。要是把編網頁那一小時拿來寫作,我早就寫完這一整章了。

我認為重要的是盡可能輕鬆地做好自己想做的事,而且找到方法確定自己是在正確的時間做正確的事情。我們越是清楚哪些事情必須要完成,就越容易精準判定優先順序。要是攤在桌上的所有事情都必須「盡快搞定」,那麼我們別無選擇,只能埋頭拚命,再忙再急都要完成。

如果我們知道自己有充分時間,就可以自由選擇現在想做的任務,也能更加輕鬆地完成更多任務。

養成詢問期限的好習慣

要是有人叫你做什麼事,一定要問他確定的時間。雙方溝通時確保問清楚截止時間,你要在所有任務中排定優先順序時就會比較容易。為了養成一定要詢問和確認期限的習慣,可以想個簡單的獎勵方式,每次記得詢問就鼓勵自己。大家要盡量記得開口詢問時限,而且每次都要獎勵自己。

弄清任務急迫性

要是搞清楚別人提出要求的期限,你就不必做許多「重要但不緊急」的任務,其他重要任務就不會因為你忙得沒時間而被迫延後。那些重要任務常常就是能讓你的業務快速進步和發展的關鍵。這些類型的任務要是能夠盡快完成,整個公司也會朝著你所追求的方向快速、穩定地成長,即使只是小小的步伐都能帶來巨大的變化。

當你答應別人的要求,也記得詢問期限,你就可以使用結構改善計畫開始時選定的方式慰勞自己。

對沒有議程的會議說「不!」

你上一次開會是什麼時候?我猜是不久之前吧。說不定你才剛開完一個會而已。之前我們也曾經討論過限制會議次數,好為其他任務爭取時間。但我們有時還是需要花點時間跟人碰面,所以學會一些改善會議效率的技巧也非常重要。

把會開好可以說是一門藝術,真要談這個主題可能要寫一本書才夠。不過既然都花了那麼多時間在開會,至少拿出一天時間來討論一些具體辦法,讓我們開會時更有效率,也是很合理的事吧。

幾年前,我和一群專家一起工作,他們覺得平常工作日已經有許多事情要做,實在是沒那麼多時間開會。當時我們談起開會的事,我問他們平常的會議是怎麼進行的。

有幾位回答說:「啊,當我們說『我們來開會吧』,總是安排至少兩小時,而且有時間喝杯咖啡、吃點蛋糕。」

他們每天至少有一、兩個會要開,有時候甚至更多。

從結構的角度來看,如果目標是希望保留一些時間給最重要的任務,那麼我們絕對要想辦法減少一般會議的時間。要是大多數會議都開得太長太久,那就該把會議時間減少一半,至少試行幾周,再來評估效益。我在撰寫這本書的時候曾經問過一些人,他們有什麼好辦法可以讓會議更有效率。我得到的最佳答案有:

• 為會議設定議程,即使是非正式會議。提前考慮會議架構,你希望大家支持的決定和下一步是什麼。
• 對沒有議程的會議說「不!」
• 為議程排定時間。估計每個議題所需的時間,並寫入議程之中。
• 為定期會議設定議程模式,以後每周套用即可,不必再從頭開始。
• 為會議創建例行程序,明定開會前多久必須在何處公布議程和其他相關資訊。
• 針對議程上的每一點判定項目類型,例如:資訊、決策或討論等等。
• 請關閉手機。我的極端看法是,要是你不能夠接電話或是不想接,那就應該把手機關了,除非你是核電廠的安全負責人。
• 把會議安排在午餐前一小時或90 分鐘。如此一來大家都會努力開會,以求準時吃飯。
• 如果是公司內部的會議,把它們依序排在一起(最好就排在同一間會議室)。如此一來,會議就不太可能延長超過時限。
• 面對關係良好而且好相處的客戶,可以用愉快而有趣的方式跟他們說,大家在開會時先客套哈啦十分鐘,其實浪費了他們的金錢。
• 如果覺得自己在早上最為清醒,可以盡量把會議安排在中午前。
• 如果會議沒有召集人或主持人,你要指定一位來擔任。
• 確定做好開會的準備。要是你養成習慣每周都先瀏覽日程表,一定知道本周有哪些會議要開,可以預先閱讀或準備相關資料。

書籍簡介

把結構力變習慣:結構訓練師教你如何運用待辦清單,從此不忙亂、不心煩、事半功倍
Super Structured: How to overcome chaos and win back time
作者: 大衛・史迪宏
原文作者: David Stiernholm
譯者: 陳重亨
出版社:今周刊
出版日期:2018/03/22
語言:繁體中文

大衛・史迪宏(David Stiernholm)

瑞典首位結構訓練師,每年指導成千上萬學員,遍及各種企業、政府機關、組織團體及大學教職員工,讓他們在工作和生活上更加順利,提升個人效率。