工作場合中,需要進行會議簡報的時刻多不勝數,簡報效果更可能是提案成功與否的重要關鍵。因此,成為一個合格的演講者,了解如何更順利的將自己的提案表達出來,是不可或缺的技巧。《富比士》提出5個演講訣竅,從事前準備到簡報現場都提供了不同的執行方法。

1.拋餌:用數據或問句,勾起注意

簡報的開端決定了與會人士對簡報的期待,並不是只有Ted Talk需要一個有力的開場,專業化的場合也需要透過設計精良的的起始,挑起觀眾的期待與注意力。簡報者必須在第一時間就拋出誘餌,抓住聽眾,這個誘餌可能是簡報中最驚人的數據,也可能是能夠引發他人疑惑的生活情境。

2.留白:重要橋段之前,停頓3~8秒

練習簡報內容的時候,應該要盡量還原會議當天的情境,音量該放多大?手勢會不會太小?若要使用麥克風,也應事先確認麥克風的狀況。另外,「慣用詞」也是練習時必須著重注意的一環。試想若講者三句不離「然後、所以、對」,是否會讓人產生不專業、台風不夠穩健的感覺?練習的時候除了確認自己的報告主軸,控制慣用詞的使用更是重中之重。

最後,排練時還可以精進停頓的時間點,在重要橋段前安排3至8秒的停頓,可以再一次抓住聽眾的注意力。

3.放鬆:一感到緊張,就想像成功的景象

簡報時總不免緊張,適度的緊張可以增添腎上腺素,讓自己思路更敏捷、表現更熱情,但過度的緊張會讓人無所適從,打亂自已的節奏。簡報前閉上眼睛,具體「想像簡報成功」會產生什麼樣的效果,是一種可以舒緩緊張但又不會喪失熱情的情緒控制方法。

想像與會人士踴躍的提問、獲得上司的青睞,都可以幫助簡報者減輕緊張感。

4.埋暗樁:提早到現場,結交一、兩個盟友

知道聽眾中有自己的盟友,對簡報者來說無論是心情上或實際上都會比較輕鬆。會場內若有幾位對簡報者持有好感、熟悉感的與會者,簡報者無論在提問或凝視觀眾時,都比較容易得到回饋,創造更友善的會議氛圍。

若與會人士都是自己未曾謀面的陌生人,簡報者可提前到達簡報場地,試著與幾位聽眾交談,了解聽眾的同時也使他們了解你,使他們對演講者產生熟悉感。

而若與會人士都是平時熟悉的同事,可以在會議前與幾位同事討論自己在準備簡報時遇到的問題,向他們尋求幫助,使對方也對簡報內容產生認同、熟悉感,進而成為自己的盟友。

5.鎮定:即使出了小差錯,也不要道歉

簡報中出一些小差錯,幾乎是不可避免的,可能是時間沒有掌握好,跳過了幾張投影片;也可能是當天不小心使用了錯誤的投影片版本,因此有些圖片不夠清晰。但其實對於第一次聽見簡報的聽眾來說,這些並不是會立即注意到的錯誤,因此不須特意將自己的差錯提出來。保持自信,努力做到最好才是簡報中最重要的事。

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本文由「SmartM人才培訓網」授權刊載,原文:如何克服止不住的緊張?熟記5個簡報心法,展現穩健台風