電子郵件正一點一滴偷走你的時間!

上班族每天都使用很多網路資源,其中有一個是Google員工「敬而遠之」的工具,你知道是什麼嗎?

答案是「電子郵件」,很意外吧。

看到這裡一定有人心想:「怎麼可能?我每天都在用電子郵件耶,那是我不可或缺的上班工具。」「沒有電子郵件我根本無法工作。」

但仔細想想,你真的那麼喜歡電子郵件嗎?事實上,很多人都對電子郵件非常「不滿」——

「整天回信就夠了,還讓不讓人上班啊?」
「每天都有回不完的信⋯⋯」

這樣不是本末倒置嗎?

相對的,Google員工非常擅長利用各種資源分攤工作,減少一來一回的繁瑣。

在這裡要傳授給大家Google員工的「工作秘訣」。

不用電子郵件,可節省九成時間?

一般公司開完會後,都會請人將會議內容整理成「企劃書」或「報告書」。

假設今天是由A負責打報告書,他必須先回到自己的座位上,打好紀錄後傳給B確認,B看過後再傳給C,一個傳過一個,而A就只能苦苦地等檔案傳回他手上,完成之日遙遙無期⋯⋯

Google習慣將這些繁複的過程「當場一次解決」。

Google的會議室裡設有大螢幕。

他們的議事紀錄、書面資料不是由單人負責,而是開啟「Google文件」投影在大螢幕上,當場由所有成員合力編輯製作。

如果所有人都盯著自己的電腦看,就沒辦法好好討論了。為了避免這個情形,他們將所有人的文件一次投影在螢幕上,讓大家看著螢幕集思廣益。

這麼一來,就可省去電子郵件一來一往的麻煩,當場完成文件的基礎架構。

這個方法除了開會時可以用,也很適合用來討論企劃案。

一般在籌備企劃案的過程中,大家會將自己做好的文件檔或簡報用電子郵件寄給組員,看過的組員則在檔案中留下意見和評語後回傳。收到回傳的檔案時,必須修改檔名才能存檔,像是在後面加上「第一版」、「第二版」,又或是「日期」、「審查人員的名字」,否則很容易搞混。

說實在話,你不覺得檔名改來改去非常麻煩嗎?一不小心還會出錯,既浪費時間又費心勞神。

Google員工從不用電子郵件傳送工作檔案。他們直接將檔案存在「Google文件」裡,然後傳一封信給相關人員說:「資料已上傳,連結如下,請有需要的人於○月○日前上網編輯。」讓大家各自在雲端上修改補充,逾時不候。這麼一來,即便來不及在會議上編完文件,組員也可以在「Google Hangout」上傳訊溝通,又或是開視訊會議進行討論,一起在線上完成編輯。

這個方法可讓所有組員同時掌握最新版本,擺脫「弄錯版本」的惡夢。

傳統「編輯-->傳送-->編輯」的過程其實很浪費時間。所以Google員工才會放棄使用電子郵件,採取當場合力編輯的方式。

最近越來越多企業推出跨公司的合作企劃案,雲端空間也成了雙方合作不可或缺的工具。

在雲端的輔助下,組員就無須同時到場開會,只要有空時再到雲端上確認檔案即可。如果沒什麼特別的問題就不用報告,有問題再另行討論。這樣不是很簡單嗎?

怕大家誤會我在幫Google打廣告,在此特別補充,微軟(Microsoft)的Office 365、蘋果(Apple)的iCloud等雲端空間也可以共享檔案喔。