一位企業主朋友跟我分享,有一次他提早進公司,經過部屬們的辦公室,看到一個同仁電腦螢幕上有處理到一半的檔案,桌上放著半杯珍奶和裝在紙餐盒裡的煎餃,從旋轉椅被拉開的角度看起來,好像才剛剛離開座位…

看到有同仁比自己還早開始工作,他很感動地問其他人:「哇,某某同事這麼早就來上班了嗎?」「報告老闆,他還沒來,他昨天下班離開時座位就是這樣…」

如果說辦公室是我們的第二個家,而你的辦公桌,就是你家的門面。門面整潔乾淨,不僅自己住起來舒適,也影響別人對你的評價。桌子髒亂無序,連帶地也會讓人聯想這個人做事丟三落四、粗心大意,甚至有一種「此人不太重視自己的工作」的感受。

並且,隨著辦公室文化的改變,愈來愈多公司採開放式空間設計,不僅同事之間愈來愈沒有隔閡,甚至連訪客來開會,放眼望去,都能將每一張辦公桌一覽無遺。在這樣的趨勢下,每一張桌子,都是這家公司專業形象的延伸,也因為如此,辦公桌禮儀日漸成為「老闆在意卻不告訴你的事」!

以下就是常見的辦公桌禮儀地雷:

1.用到一半的飲食

在辦公室用餐,用完的免洗餐具一定立刻處理,不要留在桌上(當然,不用免洗餐具更環保),如果一時吃不完,也應該換裝到保鮮盒中保存。此外,只要是開了口的飲料,不管是咖啡、寶特瓶飲料或手搖杯,長時間擺在辦公桌上都有損辦公室雅觀。如果不想馬上喝掉,建議將飲料倒進有蓋子的杯子裡。

最後提醒你,有強烈味道或是容易發出聲響的食品(如脆脆的洋芋片,或裝在塑膠袋的食物),盡量不要帶到辦公室;因為強烈的氣味會瀰散在辦公室裡散不去,而進食時發出的聲響則容易吵到其他同事。

2. 氾濫的便利貼

你的桌上貼滿了寫著待辦事項的便利貼嗎?過多的便利貼,容易造成一種「此人雜事很多」的印象,甚至連帶覺得你管理能力欠佳。但是,待辦事項就是這麼多,而且還會愈來愈多,該怎麼辦?

犯罪學家曾提出著名的「破窗效應」理論:一棟有幾扇破窗的建築,如果一直沒有修好,很快地其他窗戶也會被破壞,甚至有人入侵、縱火。或像道路上出現了幾片紙屑,如果沒被清理掉,很快就會出現更多的垃圾。

相同地,當你把寫著代辦事項貼在自己桌上,別人就會認為「再加上一張,也沒什麼關係」而任意把雜事交辦給你。不妨用專用的筆記本來記錄待辦事項,如此也更方便你進行工作排程、管理工作進度。

3.過多的家人寵物照片、玩具

「同事桌上都是便利商店集點的玩具,擺得滿滿的,不知道他是來上班還是來集點的…」辦公室是工作的地方,你可以展現自己的個人興趣,但不宜過度!諸如家人寵物的照片、桌上療癒小玩具等與小物,建議以1~2樣為限。

4.東倒西歪的鞋子

最近愈來愈多上班族選擇通勤時穿好走的平底鞋,到了辦公室,再換上氣勢十足的高跟鞋。如果你的位子上也擺了一雙以上的鞋子,請記得一定要用鞋盒或鞋袋妥善收納,千萬不要放任鞋子在辦公桌底下亂七八糟地倒成一團。

5.離開座位未把椅子歸位、下班時不關電腦

辦公室內空間有限,你離開座位時椅子一拉就走,任由椅子在那兒旋轉,經常擋到了別人的路而不自知,這同時也製造了一種自我中心的印象。此外,有許多老闆都很受不了員工「下班時不關電腦」,這不只是因為環保或節省電費,更是牽涉到「對公司機密不嚴謹」的行為。

因此,建議大家一定要養成離開座位時把東西放好、座椅歸位、關電腦螢幕(或設定螢幕保護程式)的好習慣!

辦公桌,就是你專業形象的另一張臉,邀請大家好好管理自己的辦公桌,讓自己工作更有效率、也為自己贏得職場好人緣!