你現在位於《商業周刊》全新推出的「管理頻道」,我們用最新的企業案例,帶你思考數位浪潮下該如何轉型、戰勝不景氣!
☛訂閱管理趨勢報,每週免費獲得管理頻道最新消息

最近在臉書(Facebook)上看到幾篇談時間管理的文章,這些文章多半是用「加法」思考,讓每個人有更多的時間可使用,例如使用碎片時間,像是上下班開車或坐車的時間,回到家看電視、發呆或做無聊事的時間,都可以有效利用來學習或工作。

基本上,我不喜歡用「加法」來提高學習或工作的效率。畢竟人生是要平衡的,不能把所有的時間都用來拚搏,不為無益之事,何以遣有涯之生?工作與生活必須平衡,有時候無聊事也是有益身心的。

不拉馬的兵

在時間管理上,我反而比較喜歡用「減法」。在分享如何用「減法」來提高工作效率之前,我先說個「不拉馬的兵」的故事。

話說在英國某鄉下地方,有個野戰砲兵團駐紮在當地。為了敦親睦鄰,基地指揮官每年都會舉辦部隊操演,邀請附近的居民們來參觀。重頭戲當然是砲兵排的實彈射擊操演,只見砲兵們各司其職,裝填砲彈的、測距離的、調高低的、發號施令的、發射砲彈的,行動都十分迅速,而且井然有序。彈彈射出,例不虛發,可見平時訓練精實,當然贏得了觀眾的一片掌聲。

可是,在砲位後方十幾米處,有個小兵站在那兒,從頭到尾一動也不動。

觀眾當中有一位企業家,在演習結束之後趨前向指揮官致意,同時也問了指揮官:「為什麼有個兵從頭到尾站在那裡,什麼事都不做?」

這下考倒指揮官了。因為從砲兵學校訓練開始,就是這麼操作的,從來也沒有人問過這個問題。他當然答不出來。於是,他回到砲兵學校的圖書館,將過去的操典仔細地研究了一番,才發覺原來是這樣:野戰砲兵必須靈活移動,而十九世紀的時候是靠著馬來拖砲,因此在開砲的時候,必須有個兵負責拉著馬,以免馬匹受到驚嚇而到處奔逃。到了二十世紀的今天,已經是靠機動車輛來移動野戰砲,但是那個負責拉馬的兵還是站在那裡,只是這個兵已經無馬可拉了。

在現代企業的工作環境裡,只要你稍加注意,仍然可以看到許多「不拉馬的兵」站在那裡。

昂貴但無用的「習慣」

1988年,我從台灣惠普調到香港的亞洲總部擔任市場部經理,我的下屬有個行銷公關(Marcom)部門,他們跟一家全球知名的公關公司簽約,為惠普產品在亞洲各國的媒體曝光率做統計分析。

這個公關公司每個月會給我們一份報告。在惠普亞洲總部及各國的高層之中,大約有三十幾個人會收到這份月報,平均算下來,這家公關公司的服務費用有多麼昂貴就可想而知了。

我仔細地把這個媒體月報讀了一遍,裡面顯而易見的錯誤就有二十幾個。我從行銷公關經理那兒得知,這份月報已經發行了一年半。然而,這些明顯而且影響重大的錯誤,居然沒有任何一位惠普高層提出來過。結論很簡單:沒有人在看這份報告,這份報告就是一個很昂貴的「不拉馬的兵」。

再說一個例子:我的老闆,也就惠普的亞洲區總經理,是個身高超過一米九的高大老美,平常在辦公室裡走動,特別引人注目。他經常抱怨辦公室裡太擁擠了,到處都是文件櫃,櫃子上還堆滿了許多電腦列印出來的報表和文件檔案。有一天,他在小張便條紙上寫:「在一個月之內,能發現這張便條紙的人,可以憑此便條紙,到我辦公室兌換港幣一百元。」

他趁大家不注意的時候,在占了三層樓的總部辦公室裡,把20張便條紙塞到電腦報表或是檔案夾裡面。一個月過後,居然沒有任何一個人拿便條紙到他辦公室去兌換港幣100元。這又是一個昂貴的「不拉馬的兵」。

成因與發現

造成這種現象有許多原因,其中一個就是組織人事的更換。俗話說:「新官上任三把火」,每個新官都有自己的習慣和作風,不管前朝做什麼,上任以後都會要求屬下依照自己的習慣做事。由於剛上任的新官對前朝傳承下來的工作並不了解,也沒有興趣了解,所以最好不要擅自改變,以免誤了大事。經過幾次改朝換代之後,工作只有增加沒有減少,於是處處都是「不拉馬的兵」。

建議各位朋友,在你的辦公環境裡,花點時間仔細去觀察、了解,一定可以發現許多這類無用的事物。所以,只要你敢用「減法」去消滅掉這些「不拉馬的兵」,在不影響平日生活的情況下,你必定會發現你的時間、資源、效率都增加了。

書籍簡介

書名:創客創業導師程天縱的管理力:企業經營、新創發展、掌握趨勢不可或缺的28個觀念與工具
作者:程天縱
出版社:商周出版
出版日期:2018/01/06

作者簡介

富士康前副總裁,長期在科技業擔任專業經理人,退休後投身創客圈,成為替創業者指點迷津、找資源的創客創業導師。

1979至1997年服務於惠普,其中1992至1997年擔任中國惠普總裁,六年內使中國惠普的業務量成長十倍。1997至2007年擔任美國德州儀器亞洲區總裁;2007至2012年加入富士康擔任集團副總裁,2011年兼任集團子公司香港上市的富智康執行長。

2012年6月決定退休,2013年9月投入中國創客運動,協助指導創客創業,並成立「Terry&Friends」創客微信平台與臉書(Facebook)社群,除了線上交流,也在各大城市辦創客創業分享會,吸引眾多創業者前來尋求解惑。

因其深厚專業與經歷,經常接受各媒體邀稿,文章散見《經理人月刊》、《數位時代》、《今周刊》、Smoking Tuna等知名平台。

相關著作:《創客創業導師程天縱的經營學:翻轉企業經營與創業困境的32個創見》

☛MBA明星講師開講、企業如何戰勝不景氣,都在《商業周刊》管理趨勢報