在現今這個充滿變化與競爭的商業環境中,提升自我職場競爭力是現代人非常重要的操練。其中,「工作效率與速度」對企業公關或是行銷相關工作者而言,就是非常重要的一環。

其實也不只是我們這樣的職務,我也看見過一些工程師夥伴,因為速度和效率跟不上公司腳步而被淘汰的案例,但要如何提升效率,用同樣的8小時,把自己發揮到極致,我想是每個人都該操練的一個課題。

就拿寫新聞稿這件事來說,這是企業公關日常,但新聞是有時效性的,除了要找到新聞梗,更要搭配天時、地利、人和。而時事梗稍縱即逝,一個不留神梗就過去了,你現在還會使用「滿滿的大平台」嗎?不會了吧? 因為早就過氣了啊,這就是我們被新聞追著跑的壓力。

通常從接到指令、弄懂議題、到寫完一篇新聞,基本上我只會給自己60分鐘的時間。其中30分鐘搞懂內容的起承轉合,剩下的30分鐘,就是「專心」的一口氣通通寫完。(注意!這30分鐘要非常專注,盡量不要喝水不上廁所,一氣呵成,效果加成。)

速度與效率缺一不可,如何做個聰明的工頭?

我們寫新聞稿的人,最重要的不是只把文章寫出來,沒錯字,語句通順就夠了。如何讓「記者會登」才是重點。如果寫得又快又順,但是媒體不要,那很抱歉,就只是一次練身體健康而已,白寫了。議題不對就要馬上換題目了,找到下一個梗,然後再花30分鐘動筆改。

搞懂案情的始末因果非常重要的,除了自己弄懂,更要寫出讓記者看的懂、願意刊載。我的習慣是,把案子最重要的重點目標放在第一列,也就是大標。然後把腦中理解的文字打成逐字稿後再順修,從中再劃重點。

為什麼一定要用很短的時間內把腦中的資訊都寫下來,因為時間越短,丟出來的重點會越清析準確的,假如給你一個禮拜寫,包準你晃來晃去思考重點就失焦了,也未必能夠專注寫出對的東西來。

用倒立思維,讓事半功倍

同理而論,不管是寫程式、寫新聞稿、寫專案企劃。我認為有一個關鍵很重要,就是「倒立思維」。不要只顧著講你要講的,要倒過來想讀者需要的,消費者想要的,或是專案的最高目標是什麼。一個漂亮的案子,如果只是漂亮卻沒有辦法帶來任何曝光或獲利,那就有點本末倒置了。

總而言之,快速達成工作的速度與效率,最關鍵的還是取決於「態度」。速度的快慢並不是對錯的問題,而是一種選擇。同樣的8小時,你可以選擇慢慢做、用7小時在腦袋裡刻畫出最完美的劇情,寫出500字文章,然後被退稿,結果一天的時間也過完了。

或是選擇給自己一些壓力,調好鬧鈴,只給自己30分鐘去完成一樣事情,然後調整、精修,再進化!其實我們很難在腦中刻劃出完全「完美」的專案或新聞,因為工作不是只求個人「完美」作品的舞台,我們都是奮力達成品牌成功藍圖的其中一片拼圖罷了,能用才是重點。

設定一些磨練給自己,然後持續8個星期

其實讓生活中有一點時間壓力,也是鍛鍊自我紀律的一個好方法,2018年我就給自己設定了很難的任務,每天5點半就要起床晨讀,這對於超級愛睡覺的我而言,是非常痛苦的過程,特別在寒流來的日子更是辛勞,但是,每天持續一下,日子久了,你的身體就會習慣,然後效率會變成你的常態,而不再是難以達成的困境。

寫這篇文章的當下我已經持續每天5點半起床兩個月了,下次開始專案之前,你也可以試試看,調個鬧鈴,給自己一點「寫不出來會死的壓力」,在沒人逼的情況下自己磨練自己,相信很快的,你也會成為職場上亮眼的「快、狠、準」智多星。

※本文獲作者同意授權轉載,原文:我八小時寫五百字,他八小時寫五千字! 同樣八小時,怎樣增加工作效率?

【作者簡歷】:

王蜜穜Winner,業界人稱「公關溫拿」,從事企業公關工作長達十年。曾操作品牌如淘寶台灣館、Citytalk城市通、瘋狂賣客、時間軸科技等知名電商,於青年創業總會任教媒體公關操作課長達10年,專職經營品牌及媒體操作職人。部落格:https://winner5438.com.tw/