無論企業或個人,『溝通』永遠是最重要的一件事,隨著智慧型手機與平板電腦的普及,企業行動化服務與營運模式的改變來勢洶洶,各式便利的雲端應用服務也如雨後春筍般相繼推出,除了大幅改變過去與消費者溝通的模式之外,也有效提升了企業內溝通管理的便利與效率,但企業在進行行動策略佈局前,仍有諸多事前規劃與準備工作需審慎思考。

免費的最貴

免費行動通訊APP的普及促使人際溝通更快速便利又有效率,但企業內部在享受此溝通便利性的同時,卻也因其『侷限性』而造成難以掌控的局面;一般來說,免費行動通訊APP不適合用來談論公事的主要原因有以下幾點:

1. 管理議題 - 行動派主管們已逐漸習慣用免費行動通訊APP指派工作,但往往後續進度無人追蹤難以掌握,且無適當管理工具立即行動分工,此外,組織內部行動溝通雖有其必要性,但成員間若以此類APP談論私事恐影響工作效率及組織文化。

2. 資安問題 - 組織成員無法有效統一由後台管理,包含權限及帳密管理等問題,且機密資料無法備份或控管,在在都增加了企業營運的風險與危機。

3. 客戶關係 - 除了手機和E-mail之外,愈來愈多業務人員嘗試以免費行動通訊APP來擴大和客戶間的溝通並建立私人情誼,但往往隨著業務人員的異動,客戶名單及行銷交談紀錄也隨之出走,直接侵蝕企業營收獲利。

4. 整合擴充 - 企業內部若有高階資訊系統的行動化需求(如商業智慧分析工具BI或即時業績回報系統POS等),往往無法與現有的免費行動通訊APP整合以發揮管理綜效,且企業內部未來若導入多個行動應用服務APP,彼此間也無法整合串接。

也因此,愈來愈多企業開始正視內部自建行動溝通平台的必要性,不但避掉了過去使用免費行動通訊APP的風險,更能積極地享受到行動化管理後所帶來的諸多好處:

打通企業行動溝通與管理的任督二脈

1. 管理綜效 - 有效提升組織生產力並能立即行動派工(Assign Task),行動派主管們過去在免費行動通訊APP上所發出『立即、簡要』的工作任務訊息,組織成員們不但能在第一時間接收到訊息,還能立即輕鬆做出任務分工、橫向溝通、進度回報及到期提醒等適度管理工作,且訊息內容和檔案能自動整理分類並備份,日後還可依關鍵字查找。

2. 資訊安全 - 所有成員的帳號密碼、權限控管、訊息/檔案的發布與回收均由後台統一管理,所有紀錄都保存在伺服器內,資料傳輸過程加密,即便被截取也無法破解讀取。

3. 多元行銷/節省成本 - 除內部成員溝通管理工具外,還能延伸做為與客戶間的溝通行銷及客服工具,並將客戶名單和溝通紀錄完整保留在企業內部,深耕客戶關係;另外還可整合企業節費電話(VoIP)大幅降低通訊費用。

4. 可擴充性 - 企業不會只有一個APP,因此無論是整合既有高階系統的行動應用,或是串接其他APP服務,最基礎重要的一件事情就是先將『人』(組織成員/客戶)串聯起來集中管理,未來不論延伸任何行動應用都能輕而易舉。

資訊安全與便利彈性不再是對立面

然而市場上各式行動應用產品與服務的公司琳瑯滿目,『企業在評估時應以如何才能滿足全方位需求為最大考量』宇軒數位資深業務經理朱庭瑤強調,宇軒數位能針對客戶需求做出完整規劃,除了企業首重的資安考量外,更顛覆過去PC時代的舊思維,善用雲端服務的便利及行動裝置親民的特性,徹底發揮組織管理綜效和多元行銷優勢,部分功能亦可快速導入並具高度客製化彈性及整合服務,在考量資訊安全的前提下還能兼顧使用者便利及系統彈性,為企業客戶提早做好行動化佈局的準備工作以搶食行動商機大餅。