一收到名片就分成三類！前Amazon營銷經理：收到名片沒有管理好，就是浪費財寶

別把集滿100張名片當成目的

對於世上某些人來說，參加不同行業之間的交流會與各種研討會、派對，和許多人交換名片這件事本身已經「化為目的」。

我向這種人請教過，那些名片有多少曾在工作方面派上用場。

因為工作關係，我會與許多人交換名片。我很重視每一次的相遇，因此會仔細保存好收到的所有名片。

不過事後回顧起來，雖然交換了名片，後來完全沒有互相聯絡，或是沒發展成實際商務合作的人也很多。

有一次我想到這件事，便一邊整理收到的名片一邊試著分析，結果發現……

在100張名片中，後來有交流的人大約只有兩成

分析讓我理解到這一點。而且後來有頻繁的溝通，立即發展成具體商業合作的人不到一成，雙方長期來往，在日後也持續交流的人數則超過一成。

發現這一點以後，我一收到名片就立刻分類成「看起來馬上能談成工作的人」、「以中長期角度來看會承蒙對方各種關照的人」、「無論短期或中長期，多半都用不到這張名片的人」。

以前在需要時想找到要用的名片，本身就得花費不少時間，但從此以後我不再有這個困擾，得以有效率的管理名片。

只要在一定程度上確實做好工作、拓展人脈，不必特別有意去做也會蒐集到越來越多的名片。如果了解其中只有大約兩成在日後會用到或作為參考，就會發現勉強把蒐集名片當成「目的」這件事沒有意義。

無論蒐集多少名片，沒有一起共事與在後來交流的經歷，就無法拓展人際網路。

讓我離題一下，人脈有著會自我增值的部分。即使現在手頭拿到的名片不多，只要以誠懇的態度與那些有限的人持續交流，他們將會介紹新朋友給你認識，再藉此認識新朋友……使人脈像這樣逐漸網絡化。

關於資訊，我也不時會看到有些人透過各種媒體、社群網路，把接收資訊本身當成「目的」，可是這就和蒐集名片一樣幾乎沒有意義可言。

倒不如說，徒然地蒐集未經整理的資訊，不僅會效率不彰地花費成本在蒐集這件事上，想在必要時刻找到需要的資訊也很花時間，會造成龐大的浪費，需要多加留意。

從輸出反推計算輸入

除了不丟掉名片之外，我實行的名片管理法與資訊整理術的做法十分相似。

也就是在接觸各種資訊之際，先判斷必要與否來進行分類。不參考也不保存那些判斷為沒有必要的資訊。將應該保存的資訊加上標籤等標示做整理，以便立刻回顧參考。

整理方法只是一再重複這個過程。具體作法如下所述。

由於從事營銷工作的關係，從日本經濟新聞算起，我會大量閱讀日經MJ、一般報紙、本地的中日新聞，以及各種雜誌等報刊媒體。

參考這些報刊媒體時，首先我會瀏覽標題，根據「立刻能為工作帶來幫助」、「以中長期角度來看對工作有幫助」的觀點來挑選該閱讀的報導〈1分類〉，撕下這個部分收進資料夾，其他部分立刻「2丟棄」。

然後趁著搭車等空檔瀏覽報導，只把認為需要保存一陣子的報導按照主題〈3整理〉檔案化，其他報導同樣丟棄掉。幾乎沒有多少篇幅是應該留下的。

這樣做的話，有時不會心想「啊，那個還是得用到」而感到困擾嗎？大家可能會產生這種疑問。不過現在有許多資訊已經數位化，即使不自行保存，有必要的時候隨時都能閱讀。

自從找到這個方法，我得以在短時間內瀏覽大量的報刊媒體。

挑選應該閱讀的報導時，我所重視的是想像閱讀這些內容，具體而言能夠為自己的工作帶來哪些幫助？ 產生哪些成果〈輸出〉？

萬萬不可在沒做好具體的輸出想像時就輸入資訊，因為這樣正會導致蒐集資訊本身化為目的，被垃圾山淹沒。

把名片分類為三盒

名片也是商業上的類比資訊。打從以前開始，在商業上就有「名片是財產」的說法。不過比起名片本身，所謂的財產是指上面所寫的資訊，也就是那個「人」。就算難得收到了名片，沒有好好管理活用在商務上也是浪費財寶。

如今有各種名片管理軟體，但我會先以手工作業將收到的名片分成三盒。

這部分在序章也做過簡單的說明，具體來說，我會依照「未來在工作上合作的準備時間」作為依據做出以下的劃分。

•特A級盒子─有必要馬上合作的人
•A級盒子─雖然不是立刻，但未來有可能合作的人
•大盒子─工作上合作可能性低的人

分配到三個箱子的比例，大約是特A級5％、A級15％、其他80％。「有八成資訊無法發展成工作」的規則果然也適用於此處。

另外，我還規定自己「如果猶豫不決，就分進較大的盒子裡」。在猶豫不知道該放哪一盒的時候，會容易抱著「或許有一天能發展成工作機會」的期待。

可是，如果在必須立刻採取行動的「特A級」盒子裡摻雜了應該放進急迫性沒那麼高的「A級」盒子與大盒子的名片，恐怕會導致展開行動的速度遲緩。比起從總共100張名片裡找出重要的那一張，在經過一定程度篩選的10張裡挑出一張，找起來更加迅速而且正確。

顧問這種職業按時間的生產性而定，工作成果會大不相同。因此我在工作時隨時都會意識到速度感，需要盡可能用嚴格的眼光來劃分。

名片這個重要的資訊該如何活用在商務上？試著像這樣建立自己的規則就行了。

不分類郵件

接下來，是關於整理數位資訊。首先來談論電子郵件。這對許多商務人士來說都是一個煩惱的來源。

電子郵件是強而有力的商務工具，同時在處理上花費的時間也形成了妨礙工作的重要因素。只要是正常從事工作的人，每天都會收到數量龐大的郵件，如何處理這些郵件，在成果上會產生重大的差異。

很常看到有人設置許多資料夾，將每封郵件自動分配到資料夾內。「A企劃案相關」、「客戶B相關」、「部門內相關」……。

因為將資訊分類很重要，我不反對建立資料夾做分配的做法本身，可是建立數量多到超出必要的資料夾，導致分別檢查很花時間或是檢查太慢而降低回應速度，那就是本末倒置。碰到這種情況，應該把資料夾數量設定在必要最低限度。

另外，偶爾也會看到有些人一邊瀏覽收件夾裡堆積的郵件，一邊以手工作業「這封是宣傳信，刪除」、「這封要放進客戶資料夾裡」，像這樣一一進行分類作業〈雖然最近比較少見了〉。

這樣的分類要每天進行，即使一天只花10分鐘，一週下來也要約1小時，這段時間真的是白白浪費。

我分別使用五個電子信箱，但全部使用Gmail進行統一管理。每一個信箱在登錄時都設定過過濾條件，盡可能避免廣告的垃圾郵件進入收件夾。

還有，近來搜尋功能非常優秀，比起特別用資料夾分類，運用搜尋功能更能迅速找出必要的資訊。

作為整理資訊的鐵則，在設定上下功夫好讓不需要的訊息一開始就不會進入視野是很重要的。

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