別把集滿100張名片當成目的

對於世上某些人來說,參加不同行業之間的交流會與各種研討會、派對,和許多人交換名片這件事本身已經「化為目的」。

我向這種人請教過,那些名片有多少曾在工作方面派上用場。

因為工作關係,我會與許多人交換名片。我很重視每一次的相遇,因此會仔細保存好收到的所有名片。

不過事後回顧起來,雖然交換了名片,後來完全沒有互相聯絡,或是沒發展成實際商務合作的人也很多。

有一次我想到這件事,便一邊整理收到的名片一邊試著分析,結果發現……

在100張名片中,後來有交流的人大約只有兩成

分析讓我理解到這一點。而且後來有頻繁的溝通,立即發展成具體商業合作的人不到一成,雙方長期來往,在日後也持續交流的人數則超過一成。

發現這一點以後,我一收到名片就立刻分類成「看起來馬上能談成工作的人」、「以中長期角度來看會承蒙對方各種關照的人」、「無論短期或中長期,多半都用不到這張名片的人」。

以前在需要時想找到要用的名片,本身就得花費不少時間,但從此以後我不再有這個困擾,得以有效率的管理名片。

只要在一定程度上確實做好工作、拓展人脈,不必特別有意去做也會蒐集到越來越多的名片。如果了解其中只有大約兩成在日後會用到或作為參考,就會發現勉強把蒐集名片當成「目的」這件事沒有意義。

無論蒐集多少名片,沒有一起共事與在後來交流的經歷,就無法拓展人際網路。

讓我離題一下,人脈有著會自我增值的部分。即使現在手頭拿到的名片不多,只要以誠懇的態度與那些有限的人持續交流,他們將會介紹新朋友給你認識,再藉此認識新朋友……使人脈像這樣逐漸網絡化。

關於資訊,我也不時會看到有些人透過各種媒體、社群網路,把接收資訊本身當成「目的」,可是這就和蒐集名片一樣幾乎沒有意義可言。

倒不如說,徒然地蒐集未經整理的資訊,不僅會效率不彰地花費成本在蒐集這件事上,想在必要時刻找到需要的資訊也很花時間,會造成龐大的浪費,需要多加留意。

從輸出反推計算輸入

除了不丟掉名片之外,我實行的名片管理法與資訊整理術的做法十分相似。

也就是在接觸各種資訊之際,先判斷必要與否來進行分類。不參考也不保存那些判斷為沒有必要的資訊。將應該保存的資訊加上標籤等標示做整理,以便立刻回顧參考。

整理方法只是一再重複這個過程。具體作法如下所述。

由於從事營銷工作的關係,從日本經濟新聞算起,我會大量閱讀日經MJ、一般報紙、本地的中日新聞,以及各種雜誌等報刊媒體。

參考這些報刊媒體時,首先我會瀏覽標題,根據「立刻能為工作帶來幫助」、「以中長期角度來看對工作有幫助」的觀點來挑選該閱讀的報導〈1分類〉,撕下這個部分收進資料夾,其他部分立刻「2丟棄」。

然後趁著搭車等空檔瀏覽報導,只把認為需要保存一陣子的報導按照主題〈3整理〉檔案化,其他報導同樣丟棄掉。幾乎沒有多少篇幅是應該留下的。

這樣做的話,有時不會心想「啊,那個還是得用到」而感到困擾嗎?大家可能會產生這種疑問。不過現在有許多資訊已經數位化,即使不自行保存,有必要的時候隨時都能閱讀。

自從找到這個方法,我得以在短時間內瀏覽大量的報刊媒體。

挑選應該閱讀的報導時,我所重視的是想像閱讀這些內容,具體而言能夠為自己的工作帶來哪些幫助? 產生哪些成果〈輸出〉?

萬萬不可在沒做好具體的輸出想像時就輸入資訊,因為這樣正會導致蒐集資訊本身化為目的,被垃圾山淹沒。

把名片分類為三盒

名片也是商業上的類比資訊。打從以前開始,在商業上就有「名片是財產」的說法。不過比起名片本身,所謂的財產是指上面所寫的資訊,也就是那個「人」。就算難得收到了名片,沒有好好管理活用在商務上也是浪費財寶。

如今有各種名片管理軟體,但我會先以手工作業將收到的名片分成三盒。

這部分在序章也做過簡單的說明,具體來說,我會依照「未來在工作上合作的準備時間」作為依據做出以下的劃分。

•特A級盒子─有必要馬上合作的人
•A級盒子─雖然不是立刻,但未來有可能合作的人
•大盒子─工作上合作可能性低的人

分配到三個箱子的比例,大約是特A級5%、A級15%、其他80%。「有八成資訊無法發展成工作」的規則果然也適用於此處。

另外,我還規定自己「如果猶豫不決,就分進較大的盒子裡」。在猶豫不知道該放哪一盒的時候,會容易抱著「或許有一天能發展成工作機會」的期待。

可是,如果在必須立刻採取行動的「特A級」盒子裡摻雜了應該放進急迫性沒那麼高的「A級」盒子與大盒子的名片,恐怕會導致展開行動的速度遲緩。比起從總共100張名片裡找出重要的那一張,在經過一定程度篩選的10張裡挑出一張,找起來更加迅速而且正確。

顧問這種職業按時間的生產性而定,工作成果會大不相同。因此我在工作時隨時都會意識到速度感,需要盡可能用嚴格的眼光來劃分。

名片這個重要的資訊該如何活用在商務上?試著像這樣建立自己的規則就行了。